Terugkomdag - stage

• Stage
• MBO
• Studiejaar 3

bij dé lekkerste opleiding
van het 

Agenda van vandaag

1. Rondje langs de velden 
2. Waar letten we op met beoordelen?
3. Projectmatig werken - Korte intro
4. Projectbrieven - Aan de slag!
5. Plannen, plannen, plannen
6. Vooruitblik volgende terugkomdag

Na afloop: Toelichting extra opdrachten voor wie dat aangaat

Rondje langs de velden

1. Vertel bij welk bedrijf je stageloopt en op welke afdeling
2. Vertel in één zin wat je opdracht is
3. Is er iets dat je lastig vindt op stage?
4. Waarvan krijg jij een glimlach op stage?

Wat wordt er beoordeeld?

Voeding en technologie:

1. Neemt deel aan projecten

2. Begeleidt medewerkers

3. Optimaliseert product of proces

Voeding en voorlichting:

1. Adviseert klant over het gebruik van voedsel of voeding

2. Ontwikkelt zichzelf op V&V

3. Neemt deel aan projecten

Evt ook missende werkprocessen

Plant en verdeelt dagelijkse werkzaamheden

Draagt zorg voor interne en externe informatie uitwisseling

Wat zijn kenmerken van een project
(1 punt per enter)

Een project

1. Een verzameling van unieke werkzaamheden
2. Uitgevoerd in een tijdelijk samenwerkingsverband
3. Binnen een vooraf bepaalde tijdsbestek
4. En binnen een afgesproken budget
5. Een van tevoren gespecificeerd resultaat te realiseren

Kenmerken projecten

Wat is projectmanagement? 

1. Het uitvoeren van een project


2. Volgens een tevoren opgesteld project plan
3. Op zo'n manier dat: 

• Het project op tijd klaar is [time]
• Kosten binnen het geplande budget blijven [budget]
• Resultaat voldoen aan de vooraf gedefinieerde specificaties [scope]

De projectbrief

• Goede voorbereiding
• Duidelijkheid om welk probleem het gaat
• Doel
• Randvoorwaarden
• Planning
• ......geeft richting! 

Het succes van het verbeterteam ligt voor zeker de helft in een goede

voorbereiding. Om een grote mate van zekerheid te krijgen dat de oplossingen

van hoge kwaliteit zijn, stelt de opdrachtgever een team samen met daarin

voldoende kennis van het proces waar het onderwerp zich in afspeelt.

Ongewenste oplossingen blokkeert hij door vooraf geformuleerde

randvoorwaarden. Een heldere opdrachtbrief met concrete randvoorwaarden én

een juiste teamsamenstelling qua kennis en vermogen tot samenwerken kan een

verbeterteam behoeden voor oplossingen die de plank mis slaan. 

Projectbrief

• Uitgangspunten verbetertraject
• Zo duidelijk mogelijk = succes
• 1 A4

Hierin worden de uitgangspunten en de verwachtingen van het KAIZEN-verbeterproject uitgesproken. Het verbeterteam krijgt hierdoor een onmisbaar en duidelijk vertrekpunt voor haar verdere activiteiten. Hoe duidelijker de opdracht, hoe groter de kans op het juiste resultaat.

Ken je dit gevoel? Je eerste echte verbeterproject! Je wilt ermee aan de slag, maar waar moet je beginnen? Je hebt een Green Belt training gevolgd en je bent geslaagd of je bent net met een Green Belt training begonnen. De praktijk is en blijft toch anders dan de theorie. Dus hoe ga je het aanpakken? Een goede tool om mee te beginnen is de Project Charter. Deze tool laat je je hele project plan op één A4 weergeven. Huh op één A4? Niet in een verslag van 20 pagina’s? Nee echt maar op één A4.

Invullen van de project charter

Probleemstelling

Het invullen van de project charter begint het met opschrijven van je probleemstelling. Makkelijk zou je denken, maar niets in minder waar. Want het goed definiëren van je probleemstelling kan enige tijd in beslag nemen. Wat is precies het probleem? De ene persoon noemt iets heel anders dan de andere persoon. Wat kies je? Zorg ervoor dat je gekozen onderwerp/doel aansluit bij de strategische doelen van je bedrijf. Eigenlijk geef je antwoord op de vraag: ‘wat is precies de pijn?’. Zo zorg je dat je project ECHT een bijdrage levert. Een voorbeeld van hoe het niet moet: het vergunningen aanvraag proces zorgt voor veel klachten, de voornaamste klacht is dat het te lang duurt. Voorbeeld van hoe het wel moet: Het bouwvergunningen aanvraag proces duurt te lang. De probleemstelling is kort bondig en duidelijk voor iedereen die hem leest.

Doelstelling

Bij het invullen van je doelstelling draai je eigenlijk je probleemstelling om naar een doel. Voorbeeld: de doorlooptijd van het bouwvergunningen proces bij gemeente X mag maximaal 1 week (5 werkdagen) bedragen per aanvraag. Dit moet bereikt zijn per 31-12-2016. Gebruikt hierbij de SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) manier van formuleren. Hier zie je vaak dat mensen allemaal wenselijk oplossingen gaan opschrijven die ze denken dat het probleem gaan oplossen. Doe dit niet, want oplossingen horen niet thuis in een project charter. Verder is het hier heel belangrijk dat je het doel realistisch kiest. Ga niet voor 100% maar kies voor 90% of 95%. Mocht je dan 97% halen dan is iedereen erg tevreden over je project. Maar kies je voor 100% en behaald je 97% dan heb je toch je doelstelling niet gehaald terwijl je project wel heel succesvol was. Denk hier dus goed over na.

Planning 

In de planning geef je weer wanneer je welke fase start en afgerond wil hebben. Let hierbij op dat je een realistische planning maakt. Er staat voor een DMAIC project een tijdsspan van ongeveer 90 dagen. Houd dit in je achterhoofd en probeer je planning hiermee in lijn te brengen. Als je een planning hebt van één maand of van een jaar, moet je je afvragen of dit realistisch is en je niet een ander soort project vorm moet kiezen.

Team

In dit vlak geef je aan wie er in je team zitten, wat hun rol is en hoeveel tijd ze wekelijks aan het project gaan besteden. Spreek dit af in overeenstemming met je teamleden en hun leidinggevende, mocht je dan later iemand moeten aanspreken op deze afspraak, dan kan je dat ook echt doen. Zo zorg je dat je teamleden ook de tijd investeren die ze hebben beloofd.

Risico’s

Elk project brengt risico’s met zich mee. Breng deze in kaart op de project charter, zodat de opdrachtgevers deze kunnen zien voor ze je een ‘GO’ geven op je project. Dit laat zien dat je je bewust bent van de eventuele risico’s en dat je deze in dat gaten houdt. Ook de risico’s kan je aanpassen naarmate je verder komt in je project.

De handtekening 

Als je al deze bovenstaande categorieën in kaart hebt gebracht, plan je een Tollgate review meeting in met je opdrachtgever(s) aan wie je de project charter presenteert. Hierna vraag je om een officiële ’GO’ op je project door de handtekening van je opdrachtgevers onder de project charter te laten zetten. Hierna kan je door naar de measure fase van je project.

Projectbrief - Aan de slag!

1. Groepen van drie
2. Jullie geven elkaar feedback over jullie projectbrief 
3. Dit doe je aan de hand van een checklist en een vragenlijst

En nu? Hoe verder?

De KAIZEN-stappen

PARETO ANALYSE

Is in 1906 bedacht door Vilfredo Pareto. In een onderzoek stelt hij dat 80% van de Italianse economie wordt beheerst door 20% van de bevolking.

Deze regel gaat in veel gevallen op en wordt in de economie vaak gebruikt.

Bijvoorbeeld: 20% van de goederen leveren 80% van de omzet, maar ook 20% van de filmpjes op youtube zorgen voor 80% van de bezoekersaantallen.

80% van de winst komt van 20% van de klanten.

80% van de klachten komt van 20% van de klanten.

80% van de winst komt voort uit 20% van het productportfolio.

Maar let op!! ga niet in alles Pareto zien ;-)

??? 20% van de koeien geven 80% van de melk ???

Heb je nu al een idee hoe je Pareto toe kunt passen in jouw verbetertraject?

PARETO ANALYSE

Stap 1    Opsomming

Stap 2   Groeperen

Stap 3   Kwantificeren

Stap 4   Plotten

Stap 5   Analyseren

Een voorbeeld aan de hand van klachten

1. Opsomming

Maak een opsomming van alle klachten. Bijvoorbeeld over ontevredenheid in een restaurant. Laten we er vanuit gaan dat het er 34 zijn....

2. Groeperen

Groep A: Kwaliteit van het eten

Groep B: Dienstverlening personeel

Groep C: Menukaart

Groep D: Entourage

Groep E: Wachttijd

Groepeer de klachten als ze binnen dezelfde categorie vallen. Vaak ontstaat een dataset met wel 100+ verschillende situaties waar met 10 categorien de 100 situaties samengevat kunnen worden. In dit simpele voorbeeld slechts 5. Voorbeeld: Ontevredenheid over Restaurant.

3. Kwantificeren

Kwantificeer de verschillende groepen. Bijvoorbeeld:

• Groep A 15x
  
• Groep B 8x
  
• Groep C 6 x
  
• Groep D 3x
  
• Groep E 2 x

Groepeer de klachten als ze binnen dezelfde categorie vallen. Vaak ontstaat een dataset met wel 100+ verschillende situaties waar met 10 categorien de 100 situaties samengevat kunnen worden. In dit simpele voorbeeld slechts 5. Voorbeeld: Ontevredenheid over Restaurant.

4. Plotten

Maak een tabel met hierin de groepen, absoluut, procentueel en cumulatief. :

Groepeer de klachten als ze binnen dezelfde categorie vallen. Vaak ontstaat een dataset met wel 100+ verschillende situaties waar met 10 categorien de 100 situaties samengevat kunnen worden. In dit simpele voorbeeld slechts 5. Voorbeeld: Ontevredenheid over Restaurant.

Maak een staafdiagram

Maak een cumulatieve grafiek

5. Analyseren

Uit 34 klachten kan een groot deel opgelost worden door Groep A en B (68%) of A, B, C (85%) op te lossen.

Groepeer de klachten als ze binnen dezelfde categorie vallen. Vaak ontstaat een dataset met wel 100+ verschillende situaties waar met 10 categorien de 100 situaties samengevat kunnen worden. In dit simpele voorbeeld slechts 5. Voorbeeld: Ontevredenheid over Restaurant.

Welk bedrijf lijkt je
interessant voor een
excursie?

Deze terugkomdag heeft me veel opgeleverd
(0=niks, 100=ontzettend veel)

0100

Tips/tops voor ons