Om een cliënt goed te kunnen begeleiden, heb je gegevens over hem nodig: gegevens die de cliënt typeren of die je informatie geven over zijn woon- en leefomstandigheden, participatie, mentaal welbevinden en autonomie, lichamelijk welbevinden en gezondheid.
Om ze goed te kunnen inventariseren, gebruik je een stappenplan. Heb je de gegevens geïnventariseerd, dan bepaal je welke punten spoedeisend (urgent) en belangrijk zijn. Dit doe je met een urgentiematrix. Zo kun je de gegevens samenvatten en aandachtspunten formuleren voor de zorg- en dienstverlening.