Vergaderen

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderen

Cursus vergaderen 

• vergaderendoelen
• besluitvorming
• rolverdeling 
• leren notuleren
• vergadersjabloon maken
• in groepjes vergaderen
• evalueren vergadering

vergaderen

Vergaderen

Vergaderen is het bijeenbrengen van mensen om samen van gedachten te wisselen over bepaalde onderwerpen om gestelde of te verwachten problemen te bespreken en ze proberen op te lossen.

Welke vergaderdoelen ken je?

Vergaderdoelen

• informatieoverdracht
• Het gaat erom om informatie mee te delen.
• De deelnemers kunnen vragen stellen, maar het is niet de bedoeling dat er een discussie ontstaat.

Vergaderdoelen

• probleemoplossend
• de leden van de vergadering worden met een probleem geconfronteerd.
  
• Voor- en nadelen van mogelijke maatregelen komen aan bod, men probeert een oplossing te vinden.

Vergaderdoelen

• besluitvormend
• de leden keuren, vaak na een stemming, besluiten goed of af.

Besluitvorming

• Doel besluit nemen
  
• Zijn er alternatieven?
  
• Hoe gaan we stemmen?
  
• Welk percentage is nodig?
  
• Hoe stemmen?
  

Types vergaderingen

• Ondernemingsraad
  
• Personeelsvergadering
• Raad van Beheer/ Raad van Bestuur
• Afdelingsvergadering/ Werkoverleg/teamoverleg

Types vergaderingen - Opdracht

1. Open een word-bestand. Noteer jouw naam in de koptekst.

2. voeg een tabel in met vijf rijen en 3 kolommen.

soort vergadering	omschrijving	foto
ondernemings raad

Types vergaderingen - opdracht

1.  Zoek een voor jou duidelijke omschrijving voor deze vergadering. Zorg dat je alle woorden begrijpt.  Kleef de uitleg in de juiste cel. Noteer je bron.

2. Zoek een foto die voor jou deze soort vergadering duidelijk visualiseert. Kleef deze in de juiste cel.

3. Uploaden in Smartschool. 

4. Punten op inhoud en lay-out

Ondernemingsraad

• vanaf 100 werknemers
• paritair orgaan 
• ondernemingshoofd de werknemersvertegenwoordigers informeert en raadpleegt.
• paritair: in gelijke mate vertegenwoordiging van werkgeverafgevaardigden  en de werknemersvertegenwoordigers

Personeelsvergadering

• georganiseerd op regelmatige tijdstippen in het jaar.
• invulling : verschillend naargelang de context  of het  tijdstip 
• het strategisch- en personeelsbeleid te duiden vb. informeren ,  betrekken bij besluitvorming over het strategisch beleid,  waarderen en te belonen.  .

Raad van beheer

• raad van bestuur In informele taal in België wordt dat orgaan ook beheerraad of raad van beheer genoemd. 
• het hoogste leidinggevende orgaan van een onderneming of een vereniging.
• wordt benoemd of ontslagen door de algemene ledenvergadering.

Raad van beheer

• is verantwoordelijk voor de strategische leiding van een onderneming, de financiële opvolging en de relatie met partners.

Werkoverleg

• geplande bijeenkomst 
• leden van een team samenkomen 
• informatie uit te wisselen, 
• discussies te voeren, 
• beslissingen te nemen 
• samen te werken aan gemeenschappelijke doelen.

Organisatie vergadering - Planning

• uitnodiging en reminder --> Hoe?
• Locaties? --> waar? 
• Afhankelijk van de aard van de vergadering en het aantal deelnemers
•  Structuur opstellen
  
•  Achtergrondinformatie over het onderwerp verzamelen
  
•  Voorzitter, notulist en deelnemers bereiden de vergadering voor.
• voorzitter --> agenda
• notulist: vergadersjabloon
• deelnemers: agenda en info doornemen, agendapunten toevoegen

Organisatie vergadering - Planning

• voorzitter, notulist en deelnemers bereiden de vergadering voor.
• voorzitter --> agenda
• notulist: vergadersjabloon
• deelnemers: agenda en info doornemen, agendapunten toevoegen

Agenda

• doelstellingen (afhankelijk van het vergaderdoel)
• uitwisselen van info
  
• analyseren en oplossen van problemen
  
• nemen van besluiten
  
• motiveren van de deelnemers
• bevorderen teamwork
• geven van instructies aan deelnemers

Agenda

• Opening
• Midden met tijdsblokken:
• Verslag of actiebesluitenlijst vorig werkoverleg
• Mededelingen en ingekomen/uitgaande stukken
• Inhoudelijke agendapunten:
  

        a. ………         b. ………         c. ………

• Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.);
  
• Rondvraag
• Einde

Tijdsmanagement

• Niet te lang (max 2 u.)
• Strakke planning: vergadering start stipt en eindigt stipt
  
• Voorzitter houdt tijdsverloop in de gaten: elk agendapunt heeft een tijdsblok
•  Urgente punten bovenaan, moeilijke punten achteraan
•  Alle niet behandelde punten: naar volgende vergadering

Rollen

Voorzitter

Tijdsbewaker

Notulist

Deelnemers

Voorzitter

Notulist

Doel

Agenda opstellen

Spreektijd verdelen

Tijd bewaken

Tijd bewaken

Samenvatten

Verslag maken

Opstellen notulen

Versturen notulen

Verslaglegging

Voorzitter

• behandelt de onderwerpen volgens de agenda
• iedereen aan het woord 
• elkaar laat uitspreken
• niet te ver van het onderwerp afgeweken wordt
• vat de meningen samen

Tijdsbewaker

• Houdt de tijd tijdens de vergadering in de gaten. 
• Wordt er te lang over één onderwerp gesproken--> ingrijpen

Notulist

• Maakt aantekeningen;
• Werkt deze aantekeningen uit in een verslag;
• Vraagt na of alles volledig duidelijk is;
• Ondersteunt eventueel de voorzitter bij het bewaken van de discussie.

Deelnemers

• Nemen actief deel
• Geven kort hun inbreng (informatie, mening)
• Ondersteunen de andere groepsleden bij hun taken.

vergaderzaal klaarzetten

Vergaderzaalmateriaal

Lay-out bepalen

Personencapaciteit

Catering

Badges

Waarom bezoekers registreren

1. omdat het moet
2. veiligheidsredenen
3. wet op de privacy