Organiseren activiteit

• Hospitality
• MBO
• Studiejaar 1

Activiteit organiseren

Pen en papier?

Of anders laptop / mobiel voor aantekeningen.

Waarom deze les? Jullie hebben gekozen voor de keuzemodule Evenementen. Hierbij is het heel handig om kennis te hebben van het maken van een draaiboek. 

Doel van de les: het maken van een draaiboek. 

Leerdoelen

Aan het einde van deze les:

- Weet je welke onderdelen horen bij het vak D&P in de bovenbouw

- kan je een draaiboek maken voor een door jou te organiseren activiteit

- Kan je de activiteit promoten

- Kan je de activiteit uitvoeren en evalueren

- Kan je een aftermovie maken van de uitgevoerde activiteit

Dienstverlening en Producten (D&P)

1. Organiseren van een activiteit

2. Presenteren, promoten en verkopen

3. Een product maken en verbeteren

4. Multimediale producten maken

Welk profieldeel hoort niet bij D&P?

1. Het maken van multimediale producten
2. Het organiseren van een activiteit
3. Presenteren, verpakken en verkopen
4. Een product maken en verbeteren

0

Filmpje van voor Corona tijd. 

Let goed op: diverse onderdelen van het draaiboek komen aan bod in dit filmpje. 

Wat zagen jullie net waarvan jullie denken wat in een draaiboek zou moeten staan?

Er zijn verschillende functies langs gekomen, verschillende onderdelen van het festival. 

Kunnen jullie benoemen wat je hebt gezien?  

Draaiboek

Wat is een draaiboek?

Waar gebruik je het voor?

Wat is een draaiboek? 

een algemene benaming voor een medium/communicatiemiddel, dat refereert aan een gebeurtenis, script of evenement, waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft.

Waarom gebruik je een draaiboek?

bv:

- vooraf de werkzaamheden goed in beeld krijgen

- wie heb je allemaal nodig

- wat heb je allemaal nodig

- op het moment zelf de regie goed kunnen voeren, gaat alles nog volgens planning?

Welke onderdelen heeft een draaiboek volgens jou?

Onderdelen draaiboek - de 7 W's

1. WAAROM

2. WIE

3. WAT

4. WAAR

5. WANNEER

6. WELKE manier (hoe)

7. WAT daarna

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

3. WAT? Wat doen? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 

4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 

5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!

6. WELKE manier? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit op dat tijdstip in die accommodatie met deze groep mensen organiseren? 

De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! Hier kom ik in de volgende sheet op terug. 

7. WAT daarna? Als de activiteit afgelopen is, is de organisatie nog niet afgelopen. Want er moet nog opgeruimd worden, maar het nabespreken (evalueren) van de activiteit is eigenlijk nog belangrijker. Waarom? Omdat je n.a.v. de evaluatie weer kunt leren voor een volgende keer. Kom ik straks op terug. 

6. WELKE manier (hoe?)

1. De organisatie vooraf:

planning en voorbereiding 

Het maken van een planning, 2 onderdelen:

- overzicht van de taken --> wat moet er gedaan worden?

- taakverdeling --> wie doet wat en is waar verantwoordelijk voor?

Hierbij kan je denken aan het regelen van de accommodatie, publiciteit verzorgen, het maken van een begroting. Maar ook het regelen van hulp van derden hoort hierbij. 

6. WELKE manier (hoe?)

2. De organisatie van de activiteit: 

realisatie 

Het is mogelijk om voor de activiteit zelf ook een draaiboek te maken. Dit is afhankelijk van de grootte van de activiteit of dit nodig is of niet. 

In ieder geval maak je afspraken met elkaar over hoe de activiteit gaat verlopen. Bijvoorbeeld: hoe laat iedereen aanwezig moet zijn, duidelijkheid wie waarvoor verantwoordelijk is (denk aan bardienst, garderobedienst, optredens, ontvangst van sprekers en bedankjes aan het einde van de activiteit) 

En last, but not least: opruimen met z'n allen! 

7. WAT daarna?

Evaluatie 

Evalueren is heel belangrijk. Ging alles goed? Wat ging er minder goed en hoe kunnen we dit de volgende keer verbeteren? 

Door te evalueren leer je voor een volgende keer! 

Waarom

Wie

Wat 

Waar

Wanneer

Welke manier (hoe)

Wat daarna

21 augustus 2021

Evaluatie

Planning

Opening nieuw bedrijf

Gastenlijst 

Thema

Locatie 

Begroting

Hulp van derden

Voorbereidingstijd!

Andere activiteiten?

Hoe laat aanwezig?

Opdracht

- Draaiboek invullen tot en met materialenlijst

- Bijlagen maken: Plattegrond activiteit, Teams /rouleerschema, evaluatieformulier  (hoe vonden de deelnemers de activiteit, hoe vonden ze de organisatie enz.)

- Poster maken om de activiteit te promoten

- Aftermovie maken van de activiteit

Sla alles op in jouw mapje, onder de naam ''activiteit organiseren''.

Plattegrond

Een plattegrond is een schematische tekening van een stad, dorp, wijk, pretpark of dierentuin, van bovenaf gezien. Op een plattegrond staan wegen, straatjes en paden aangegeven, zodat mensen de weg kunnen vinden.

Je kunt ook een plattegrond van een gebouw of ruimte hebben. Daarop staan de details aangegeven (bijvoorbeeld muren, ramen, deuren en trappen).  Hierin zijn vaak pictogrammen te zien.

Evaluatieformulier

Gebruik hiervoor Google formulieren of maak een Word bestand

- Het evaluatieformulier bestaat uit minimaal 6 vragen en maximaal 10 vragen.

- Het evaluatieformulier bestaat uit open vragen

- De vragen gaan over de organisatie en de activiteit (bv: Was de activiteit goed uit te voeren, waarom? Wat vond je van de activiteit?)

Poster

De activiteit is nu bedacht, maar zonder reclame komen er natuurlijk geen deelnemers. Om reclame te maken, gaan jullie een poster maken. 

Beoordeling poster

- Op de poster staat: welke activiteit uitgevoerd gaat worden, de locatie, de tijden, wat de deelnemers aan moet hebben of mee moeten nemen

- De poster ziet er aantrekkelijk uit (bijpassende afbeeldingen, kleuren, geen taalfouten)

Aftermovie maken

1. Ga naar Canva.com en klik op video. Je mag dan zelf kiezen tussen video of videocollage.

2. Upload jouw gemaakte video's. Maak hiervan een korte video met inleiding en afsluiting.

Zorg dat je overgangen toevoegt (animeren) en muziek toevoegt. Je filmpje duurt maximaal 3 minuten.

3. Download jouw film door op de knop te klikken en je aan te melden bij Google. Deel je filmpje met mij via Teams of mail.

Film/fotograaf horizontaal

X

Beoordeling opdracht Film

De film heeft een inleiding waarin de uitgevoerde activiteit in staat

In de film zijn overgangen (animeren) toegevoegd

Er is een bijpassend achtergrond muziekje te horen

De film heeft een aftiteling waarin de namen van jouw groepje staan

Evaluatie

- Zelfevaluatie draaiboek invullen

- Evaluaties van de deelnemers bundelen