Periode 5 - Leereenheid 2 - Opstellen draaiboek

• S&O
• MBO
• Studiejaar 2

S&O leerjaar 2

Organiseren van een evenement

Inhoud

1. Evenementen

2. Fases van evenementen

Wat is er allemaal nodig om dit evenement te organiseren?

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

De initiatieffase

De voorbereidingsfase

De Uitvoeringsfase

De nazorg

Ander woord voor inititiatieffase

Planningsfase

Fase 1: Initiatieffase

De initiatieffase gaat aan de daadwerkelijke voorbereidingsperiode vooraf. In de voorbereidingsfase voer je uit wat je in de initiatieffase hebt bedacht.

Welk van onderstaande onderdelen hoort NIET in de fases van het organiseren van een evenement?

1. De nazorg
2. De initiatieffase
3. De voorbereidingsfase
4. Doelgroep en doel vaststellen

Welke werkzaamheden voer je uit bij de initiatieffase?:

1. Aanleiding formuleren
2. Projectgroep samenstellen
3. Doelgroep en doel vaststellen
4. Globaal beeld van het evenement vormen
5. Voorbereidend draaiboek opstellen

Welk van onderstaande onderdelen hoort NIET bij de initiatieffase?

1. Aanleiding formuleren
2. Financiën
3. Projectgroep samenstellen
4. Voorbereidend draaiboek opstellen

Fase 1: initiatieffase

Het voorbereidend draaiboek laat de werkzaamheden ter voorbereiding van het evenement zien, wie de werkzaamheden uitvoert en wanneer dat moet gebeuren. 

In deze fase maak je een grove opzet  en geef je in chronologische volgorde aan wat gedaan moet worden. 

Voorbereidend draaiboek

• Schematische weergave van werkzaamheden? Wie doet wat wanneer?

• Houdt bij de verdeling van de werkzaamheden rekening met de interesses en kwaliteiten van mensen. 
  

Checklist voor het globale beeld evenement:

1. Aard van de activiteit
2. Organisatievorm
3. Datum en tijdstip
4. Accommodatie en materialen
5. Budget
6. Medewerkers, vrijwilligers
7. Wet, regelgeving
8. Publiciteit
9. EHBO

Welke werkzaamheden staan op de checklist?

Fase 1: initiatieffase

Een klein evenement kent een voorbereidingstijd van aantal weken tot aantal maanden afhankelijk van onderstaande factoren:

• Omvang evenement
• Het al dan niet moeten werven van deelnemers/vrijwilligers
• Financiële middelen
• Opstellen publiciteitsplan
• Beschikbaarheid van de accommodatie en materiaal
• EHBO? 
• Catering?
• Vergunningen e.d. 

Fase 2: Voorbereidingsfase

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn:

• Uitvoeren van werkzaamheden voorbereidend draaiboek
• Opstellen dagdraaiboek
• Plannen en uitwerken van de onderdelen dagdraaiboek 

Kan een dagdraaiboek zonder een voorbereidend draaiboek?

1. Ja dat kan het zijn afzonderlijke onderdelen
2. Zonder voorbereidend draaiboek zijn de werkzaamheden niet duidelijk

Opstellen dagdraaiboek

Het dagdraaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden. 

De werkzaamheden die opgenomen moeten worden in het dagdraaiboek, komen logischerwijs voort uit het voorbereidend draaiboek. 

Onderdelen van het dagdraaiboek

1. Het programma
2. Deelnemers
3. Organisatie
4. Accommodatie en materialen
5. Medewerkers, vrijwilligers
6. EHBO

Onderdelen dagdraaiboek

Toelichting zie blz. 61

Het voorbereidend draaiboek

Bij welke fase hoort het voorbereidend draaiboek?

Bij welke fase van het organiseren van een evenement hoort het voorbereidend draaiboek?

1. Initiatieffase
2. Voorbereidingsfase
3. Uitvoeringsfase
4. Nazorg

Welke 9 onderdelen horen
bij de checklist van het
voorbereidend draaiboek?

Checklist

1. Aard van de activiteit
2. Organisatievorm
3. Datum en tijdstip
4. Accommodatie en matieralen
5. Budget
6. Medewerkers en vrijwilligers
7. Wet, regelgeving en verzekering
8. Publiciteit
9. EHBO

1. Aard van de activiteit

- Prestatief / recreatief

- Individueel of in teamverband

- Soort activiteit(en)

- Noodzaak alternatief (slechtweer) programma

2. Organisatievorm

- Winnaar/competitie of niet?

- Zeskamp, spelenkermis, toernooi, instuif, poulesysteem?

3. Datum en tijdstip

- Tijdsduur

- Aanvang en einde

- Tijd van het jaar

- Concurrentie van andere activiteiten

4. Accommodatie en materialen

- Beschikbaarheid

- Geschiktheid

- Veiligheid

- Capaciteit

- Horeca

- Sanitaire voorzieningen

- Bereikbaarheid

- Toegankelijkheid

5. Budget

- Financiële middelen

- Sponsoring

- Entree gelden

6. Medewerkers en vrijwilligers

- Aantal

- Kwaliteiten en vaardigheden

- Beschikbaarheid

- Werving

7. Wet, regelgeving en verzekering

- Noodzakelijke vergunningen (geluid, catering, kampvuur)

- Mogelijke toestemming (rolstoelen in sporthal, gebruik van deel openbare weg)

- Mogelijke verzekeringen

8. Publiciteit

- Bekendheid van het evenement

- Publiciteitsmiddelen (krant, poster, flyer, social media)

- Publieksgroepen (deelnemers, sponsors, toeschouwers)

9. EHBO

- Noodzaak

- Aantal en positionering

Welke van onderstaande onderdelen hoort NIET bij de checklist van het voorbereidend draaiboek?

1. Budget
2. Datum en tijdstip
3. Doelgroep
4. Publiciteit

Bij de aard van de activiteit horen verschillende onderdelen. Welk hoort hier NIET bij?

1. prestatief of recreatief
2. bekendheid van het evenement
3. individueel of in teamverband
4. noodzaak alternatief programma

Welk onderdeel hoort bij Accommodatie en materialen?

1. Horeca
2. Vergunningen
3. Aanvang en einde
4. Sponsoring

Voorbereidingsfase

1. Uitvoeren van de werkzaamheden van het voorbereidend draaiboek

2. Programma onderdelen uitschrijven

3. Opstellen van een dagdraaiboek

Programma uitschrijven 

Plattegrond

Een sprongetje

• Gestart met de 4 fases
• Eerst initiatieffase
• Daarna voorbereidingsfase met specifiek het dagdraaiboek voor het mini-evenement
• Vervolgens even stap terug naar voorbereidend draaiboek in de initiatief fase
• Daarna in de voorbereidingsfase met o.a. het programma uitwerken
• Nu sprong naar: De Uitvoeringsfase!!!

Wanneer begint de uitvoeringsfase?

1. Op de dag van het evenement
2. 3 weken voor het evenement
3. Vanaf dat er opgebouwd moet worden
4. Als de deelnemers er zijn

Werkzaamheden
tijdens de uitvoeringsfase

Nazorg

Waarom is deze fase?

Wat hoort bij de fase "Nazorg"?

1. Evaluatie van het evenement
2. Bedanken
3. Verzorgen van (na)publiciteit
4. Afhandelen van de financiën

Evaluatie van het evenement

Elk evenement dient geëvalueerd te worden!

Onderdelen van de evaluatie:

1. Product en proces evaluatie

2. Onderwerpen evaluatie

3. Betrokkenen bij evaluatie

4. Wijze van evaluatie

5. Evaluatieverslag

Wat wordt bedoeld met de product evaluatie van een evenement?

Wat wordt bedoeld met de proces evaluatie van een evenement?

Voorbeeldvragen evaluatie van het proces

1. Verliep de voorbereiding zoals gepland?
2. Was de taakverdeling goed?
3. Klopte de planning?
4. Hoe heeft de projectgroep of organisatie gefunctioneerd?
5. Hoe was de sfeer?
6. Verliep de voorbereiding efficient?
7. Verliep het evenement zoals verwacht?
8. Hoe verliepen de activiteiten?
9. Waren de accommodatie en de materialen geschikt?
10. Waren de deelnemers tevreden?
11. Hoe verliep de catering?

Bedanken