Administratie bijhouden

• Burgerschap
• Beroepsopleiding

Back Office hoofdstuk 4

De administratie

Back Office hoofdstuk 4

het verzamelen, registreren en ordenen van relevante informatie van een bedrijf

- klant- /gastgegevens

- loonadministratie

- correspondentie

- agenda's etc..

Back Office hoofdstuk 4

Waarom administratie bijhouden?

- wettelijk verplicht

- informatie over resultaten, nodig voor kredietaanvraag

- inzicht in nieuwe ontwikkelingen

- persoonlijk profiel aanmaken voor gasten

- reserveringen en facturen controleren op juistheid

Back Office hoofdstuk 4

Wat gebeurt er na een reservering?

planning en voorraad

overeenkomst, bevestiging, voorwaarden,

controle

facturering

vouchers

verblijf

Back Office hoofdstuk 4

Wettelijke verplichting:

- Belastingdienst moet kunnen controleren

- Basisgegevens 7 jaar bewaren (fiscale bewaarplicht)

- Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)

- Wettelijke bewaartermijnen van de administratie

Back Office hoofdstuk 4

- Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)

om de privacy van de gast te beschermen: welke gegevens mag je wel en niet opslaan in het dossier? Goed beveiligen!

Back Office hoofdstuk 4

Wat valt er onder persoonsgegevens?

persoonsgegevens zijn alle gegevens aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. 

- naam en adresgegevens

- e-mailadres, IP-adres

- vingerafdruk en pasfoto's

Back Office hoofdstuk 4

- Wet bescherming persoonsgegevens (WBP)

Organisaties mogen gegevens doorgeven aan anderen als

- er toestemming is gegeven

- uitvoering van de overeenkomst (bijv pakketreis + auto)

-wettelijke verplichting (bijv voor belastingheffing)

- vitaal belang (dringende medische noodzaak)

- gerechtvaardigd belang ( is het nodig?)

Back Office hoofdstuk 4

Voorbeeld:

Je werkt in een hotel en je wordt gebeld door een mevrouw. Ze denkt dat haar dochter in jouw hotel verblijft. Ze vraagt of je dat even wil nakijken en haar dan wil doorverbinden.

Wat doe je?

Back Office hoofdstuk 4

Je kunt het natuurlijk nakijken, maar mag het niet zomaar doorgeven. Ook niet als de dochter helemaal niet in je hotel verblijft. 

JE GEEFT ONDER GEEN BEDING DE GEGEVENS DOOR.

Na het telefoontje kun je contact opnemen met de dochter om haar op de hoogte te brengen (als ze bij je verblijft).

Waarom zou dit zijn?

Back Office hoofdstuk 4

Het is in het kader van de WBP niet toegestaan een kopie te maken van een ID bewijs. Je mag wel het ID bewijs ter inzage vragen. Je mag dan wel het nummer en de geldigheidsduur noteren en het document op echtheid controleren. Wel moet je dan kunnen uitleggen waarom het nodig is.

Back Office hoofdstuk 4

Wettelijke bewaartermijn documenten:

3 verplichtingen op administratief gebied

- Administratieplicht

- Archiefplicht (administratie 7 jaar bewaren)

- Publicatieplicht (jaargegevens naar KvK)

Je krijgt in de backoffice met de eerste 2 te maken.

Back Office hoofdstuk 4

Nachtregister

Verplicht om 2 redenen:

- weten wie in huis is in geval van een calamiteit

- controle van afdracht toeristenbelasting

En bevat:

naam en woonplaats, datum aankomt en vertrek, vorm van ID

Back Office hoofdstuk 4

Bij incheck vult gast een nachtregister in

Verplicht om 2 redenen:

- weten wie in huis is in geval van een calamiteit

- controle van afdracht toeristenbelasting

En bevat:

naam en woonplaats, datum aankomt en vertrek, vorm van ID

Back Office hoofdstuk 4

Bij incheck vult gast een nachtregister in

Verplicht om 2 redenen:

- weten wie in huis is in geval van een calamiteit

- controle van afdracht toeristenbelasting

En bevat:

naam en woonplaats, datum aankomt en vertrek, vorm van ID

Back Office hoofdstuk 4

Luister naar het fragment en beantwoord de volgende vragen:

1. Welke backofficewerkzaamheden moet je nu uitvoeren?

2. Waar staat de uitdrukking WBP voor en wat houdt het in?

3. De dag na de reservering belt Angelique de Boer. Zij vertelt dat ze heeft begrepen dat Henk Vermeer een verblijf heeft geboekt. Ze wil graag weten voor welke datum. 

Wat antwoord jij?

-

Back Office hoofdstuk 4

Schrijf een e-mail aan Henk Vermeer, waarin je de reservering bevestigt. Zoek de actuele prijs van de kamer op en eventuele andere gegevens die je nodig hebt (Stayokay Terschelling)

-