Trainingsdag 2

• Leidinggeven
• MBO
• Studiejaar 2

Leiderschapstraining bijeenkomst 2

Hoe zit jij er nu bij?

😒🙁😐🙂😃

Terugblik vorige bijeenkomst

DISC (kwaliteiten en mogelijke beperkingen)

Je team in kaart (in de vissenkom)

Situationeel leidinggeven (S1 t/m S4)

Programma vandaag

Wat is effectieve communicatie?

Feedback geven

Psychologische veiligheid

Wat vind jij het allerbelangrijkste kenmerk van effectieve communicatie?

Communicatie

Iemand (1) laat aan iemand anders (2) iets (3) weten.

1) Zender

2) Ontvanger

3) Boodschap

Hoe kan dit?

Een vader en zijn zoon krijgen een ernstig auto-ongeluk. De vader overlijdt ter plekke en de zoon is ernstig gewond. Hij wordt naar het ziekenhuis gebracht en rechtstreeks de operatiekamer ingereden. De chirurg kijkt naar de jongen en zegt: “Ik kan deze jongen niet opereren. Hij is mijn zoon.”

Tips voor effectieve communicatie

Wees een OEN (open, eerlijk en nieuwsgierig)

Gebruik LSD (luisteren, samenvatten, doorvragen)

Smeer NIVEA (niet invullen voor een ander)

Neem ANNA mee (altijd navragen, nooit aannemen)

Laat OMA thuis (oordelen, meningen, adviezen)

Tijd voor een bakkie... 

Feedback geven

Geef je wel eens feedback aan een ander? 

Wanneer doe je dat? Hoe doe je dat ?

Krijg je wel eens feedback? En wat vind je daarvan?

Vind je het gemakkelijk om feedback te geven en/of te ontvangen? Hoe komt dat?

 4G-methode

Gedrag: benoem  het gedrag waar je last van hebt

Gevoel: geef aan welk gevoel jou dat geeft

Gevolg: geef aan wat het gevolg is van dat gedrag (voor jou en/of anderen

Gewenst gedrag: geef aan welk gedrag je van de ander verwacht/wilt zien

Voorbeeld 4G methode

Teamleider Josine merkt dat een van haar medewerkers steeds te laat komt. Ze gebruikt de 4G-methode om hem op een niet-bedreigende manier feedback te geven:

 ‘Deze week was je twee keer te laat (gedrag). Dat geeft mij het gevoel dat je je werk minder serieus neemt of dat er misschien iets aan de hand is met je (gevoel). Het team kan niet op tijd beginnen als we op jou moeten wachten (gevolg). Ik zou graag willen dat je voortaan op tijd komt (gewenst gedrag).’

Aanspreken? Gewoon doen!

Methode van Gytha Heins

Gaat uit van gelijkwaardigheid tussen gesprekspartners. Beiden hebben een aandeel bij verschil van inzicht, een conflict of een andere situatie die is ontstaan, maar waarvan het niet wenselijk is dat die voortduurt.

"We hebben een probleem en daar moeten we samen uitkomen."

Van:

• aanspreken
• eenrichtingsverkeer (praten tegen)
• stellend
• wat er mis is met jou
• jij bent het probleem, jij hebt iets te leren

• OF/OF (of  het conflict aangaan, of de relatie goedhouden)
• woordenwisseling
• darten (pijltjes gooien)

Naar:

• bespreken
• tweerichtingsverkeer (praten met)
• vragend, onderzoekend
• wat heb jij nodig en wat heb ik nodig?
• ik ben ook deel van het probleem, wat kunnen we ervan leren?
• EN/En (en het conflict aangaan en de relatie goedhouden)
• goed gesprek
• puzzelen

En waarom doen we het (soms)niet?

• Ik wil niet betuttelen
  
• Soms besef je het pas achteraf
  
• Het is lastig problemen te doorbreken
  
• Vrees voor verlies van de goede relatie
  
• De ander willen beschermen
  
• Bezorgdheid dat het meer kapotmaakt dan het oplevert
  
• Vrees het niet goed te doen
  
• Zorg over verlies van regie of controle over de situatie
  
• Angst voor gezichtsverlies of verlies van draagvlak voor jou als persoon
  
• Het niet kunnen afmaken 

Voorwaarden 

• heldere taakverdeling
• gewoon fouten durven en mogen maken 
• bespreek in je team regelmatig wat er goed en minder goed gaat

Opbouw feedbackgesprek

Inleiding: welkom heten en aanleiding voor gesprek vermelden

Kern: vertellen welk gedrag je wilt bespreken en open vragen stellen om te achterhalen wat er aan de hand is. Gezamenlijk tot een oplossing/afspraak komen.

Slot: afsluiten met een duidelijke afspraak.

Maak eerst een selfie

Wil jij iemand aanspreken op zijn gedrag? Draai dan eerst de lens om en vraag je af:

1. Wat is mijn veronderstelling of aanname over de (slechte) bedoeling van de ander? 
2. Zit er mogelijk een goede intentie achter het gedrag waar ik moeite mee heb?
3. Wat heb ik misschien gedaan waardoor hij zo reageert?
4. Wat zegt het over mij dat zijn gedrag mij zo ergert?

Oefenen met (eigen) casussen

Eerst een voorbeeld.

Dan zelf oefenen.

Rol van de observanten

Checklist:

Start van het gesprek: hoe verliep dat?

Kern: werd het probleemgedrag benoemd? Werd er doorgevraagd? Werden er open vragen gesteld? Kreeg de ander ruimte om te reageren?

Slot: werden er duidelijke, concrete afspraken gemaakt?

Wat deed de 'leidinggevende' echt goed? 

Welke tip/weld advies heb je voor de 'leidinggevende'? 

Lunchtijd

Psychologische Veiligheid

•Wat is het?

• Hoe is het in je eigen team gesteld met de psychologische veiligheid?

• Hoe kun je het creëren?

Een team is psychologisch veilig als...

... er een klimaat heerst waarin mensen interpersoonlijke risico's durven te nemen.

Psychologische Veiligheid

Wanneer durf je dat?

• Als je je thuisvoelt en jezelf durft te zijn

• Als je je mening durft te geven

• Als je je fouten openlijk durft toe te geven

• Als je vragen durft te stellen, ook al lijken die misschien wel 'dom'

• Als je nieuwe ideeën durft te opperen, zonder bang te zijn uitgelachen te worden, of afgewezen, of kritiek te krijgen

Wat levert psychologische veiligheid op voor teams?

• leidt tot betere samenwerking, omdat mensen die zich veilig voelen opener en eerlijker communiceren
• mensen leren van hun fouten, omdat feedback geven en ontvangen 'normaal' is. Dat bevordert persoonlijke en professionele groei.
• grotere betrokkenheid en motivatie omdat mensen zich gewaardeerd voelen en bereid zijn zich in te zetten voor het team/de organisatie
• welzijn gaat omhoog door minder stress en angst, waardoor ook het verzuim kan afnemen en de productiviteit omhoog gaat.
• innovatie en creativiteit, omdat mensen zich durven te uiten met nieuwe ideeën en oplossingen

 

De rol van de leidinggevende is van doorslaggevend belang

• voorbeeldgedrag
• evenredige aandacht voor iedereen
• alles wat mensen inbrengen serieus nemen (niet wegwuiven)
• duwtjes in de goede richting geven
• helpen, coachen, begeleiden
• vertrouwen hebben en geven
• verantwoordelijkheid nemen en geven

Opdracht in duo's

Wanneer voelde jij je (in je werk) echt gehoord, gezien en gewaardeerd? Wat was de situatie? Wat gebeurde er? Wat was het effect op jou?

En wanneer voelde je juist niet gehoord, gezien en gewaardeerd? Wat was de situatie? Wat gebeurde er? Wat was het effect op jou?

Plenair nabespreken

Welke inzichten heeft dit opgeleverd? 

Hoe zou je, op basis van de opgedane inzichten, je eigen team 'veiliger' kunnen maken? Wat moet er dan gebeuren? Welke bijdrage kun jij daaraan leveren?

Evaluatie

Wat heb je vandaag geleerd? 

Wat kun je ermee in de praktijk?

Hoe psychologisch veilig is jouw team en wat kun jij daaraan doen als leidinggevende of medewerker?

Breng in kaart hoe het gesteld is met de psychologische veiligheid in jullie teams. Dit gebeurt aan de hand van 50 prikkelende stellingen (10 per kenmerk):

Inclusie vs Exclusie

Delen vs Zwijgen

Leveren vs Meehobbelen

Uitdagen vs Lijdzaam volgen

Positiviteit vs Negativiteit

De stellingen stimuleren tot nadenken en het innemen van eigen standpunten. Daarmee zet je al een eerste belangrijke stap in het bouwen aan psychologische veiligheid in het team.

Werkwijze (1)

• Vorm 3 groepen: Een groep bestaat uit 2 of 3 mensen. 
• Op 3 tafels liggen de groene en rode kaarten van 1 dimensie. De groepen verdelen zich over de vijf tafels. Neem de 10 stellingen per dimensie door en kies daaruit samen de stelling die jullie het meest aanspreekt om over in gesprek te gaan. Kies er dus 1.
• Noteer de belangrijkste uitkomsten. Vraag je steeds af: is dit (echt) zo in ons team? Kan het anders of beter? Wat vraagt dat van ons en wat hebben wij dan nodig? En wat laten we dan achter ons? Waar stoppen we dan mee?
• Na 12 minuten wisselen van tafel en dan herhalen de stappen zich.
• Na 1 uur heeft elke groep van elke dimensie 1 stelling besproken en de belangrijkste uitkomsten genoteerd.

Werkwijze (2)

Vervolgens bekijken de groepen per dimensie welke conclusies er getrokken kunnen worden. Doe dat aan de hand van vragen als:

1. Wat gaat al goed in ons team t.a.v. deze dimensie? (koppel dat aan daadwerkelijke vb-situaties) en wat kan beter?
2. Beschrijf de ideale praktijksituatie waarin dit kenmerk tot volledige bloei zou komen.
3. Wat vraagt dat van ons als team om dat te bereiken? (En waar stoppen we dan mee?) 
4. Formuleer de belangrijkste actiepunten
5. Kies 1 of 2 dimensies uit die jullie het belangrijkst vinden om "morgen" mee aan de slag te gaan.
6. Hoe ga je borgen dat deze actiepunten ook daadwerkelijk worden uitgevoerd?

Presentatie

• Iedere groep presenteert kort de dimensie(s) die zij het belangrijkst vonden voor hun teams
• vertel wat het gesprek hierover heeft opgeleverd en welke acties jullie daarop willen ondernemen.
• vertel ook hoe je deze in praktijk gaat brengen en "hoe je je team hierin "meeneemt".

Vragen om te bespreken in duo’s:

• Hebben jullie heldere werkafspraken gemaakt over bijvoorbeeld telefoongebruik/te laat komen/ het niet af hebben van taken tijdens een shift/rookpauzes?

• Welke ergernissen spelen er bij jullie op de werkvloer? Waar zouden we gezamenlijke afspraken over moeten maken? Afspraken niet opleggen.

• • Welk gesprek stel jij al een tijd uit? Wie zou jij morgen kunnen aanspreken op zijn gedrag?

• Heb jij weleens publiekelijk gedeeld hoe lastig je het vindt mensen op hun gedrag aan te spreken? Wat waren de reacties?

• Aan wie zou jij morgen zelf feedback kunnen vragen over jouw gedrag op een bepaald moment?