Events les 3 - waar staan we nu?

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Na deze les:

1. Weet je waar we als klas nu staan
2. Heb je je briefing gemaakt
3. Gaan jullie de Save The Date verspreiden via de kanalen
4. Hebben jullie de potentiële gastsprekers benaderd
5. Heb je het draaiboek bijgewerkt

Waar keken en kijken we naar uit?

1. Programmering
2. Het eindresultaat
3. Het organiseren zelf
4. De reactie van de mensen/bezoekers

Tijdspad

WEEK 2 - 3 22 april - 8 mei vakantie

WEEK 4 9 - 13 mei

WEEK 5 16-20 mei

WEEK 6 23-27 mei

WEEK 7 30 mei- 3 juni  BRIEFING - SAVE THE DATE-Gastsprekers benaderen - draaiboek bijwerken (taakverdeling & planning) - communicatiemiddelen inzetten

WEEK 8 6-10 juni Gastspreker bevestigen definitief - dagprogramma afmaken

WEEK 9 13 - 17 juni Aankleding locatie, catering

WEEK 10 20-24 juni Woensdag 22 juni Event!!!
                                Donderdag 23 juni evaluatie

WEEK 11 27-1 juli geen les

.... dé afspraken van BSN05

• Er komt een eerlijke taakverdeling
  
• Iedereen komt zijn afspraken na!
  
• Lukt het je niet? Dan meld je dat minimaal 24 uur van te voren
  
• 1x niet nakomen? WAARSCHUWING
  
• 2x niet nakomen? EXIT
  
• 1x te laat? WAARSCHUWING
  
• 2x te laat? TRAKTEREN (je kunt dan direct door naar de winkel)

Schrijf een briefing voor het event

1. Achtergrond: Schrijf een algemene omschrijving van het evenement
   
2. Doelstelling: Beschrijf waarom je dit evemenet organiseert en wat je ermee wil bereiken
3. Doelgroep: Beschrijf je doegroep
4. Inzicht: Wat voor soort evenement is het? Heb je al een locatie en periode in gedachten?
5. Bijzonderheden: Beschrijf eventuele bijzonderenheden en vragen
6. Communicatie: Benoem welke belofte je in je communicatie wil geven en dus tijdens het event waar wil maken. 
7. Tone of voice / huisstijl communicatie: Hoe wil jij de doelgroep gaan aanspreken?
8.  Budget en Timings: Welk budget is beschikbaar en wat is het tijdpad?
9. Opdracht: Hierin geef je in het kort aan wat je precies van het bureau/locatie/artiest verwacht

Benader je potentiele gastspreker

• Schrijf kort telefoonscript
• Bel
• Geef en vraag informatie
• Vraag contactgegevens

Wat staat er in de Save The Date?

Hoe maak jij de Save The Date prikkelend en uitnodigend?

Save the date

Een goede eventuitnodiging hoort voorafgegaan te worden door een nog mooiere save-the-date e-mail. Een save-the-date

 e-mail verstuur je wanneer je nog niet alle details over het evenement hebt, maar je al wel je mailinglijst wil informeren over de aankomende uitnodiging. 

Save the date: 

1. Verzend hem op tijd - twee weken van te voren is te laat
2. Maak hem persoonlijk en pakkend, wek interesse
3. Voeg essentiële informatie toe, datum, locatie, tijd, organisatoren
4. Call to action
   
   Maak NU jouw Save the date! 

Inhoud van je draaiboek

Contactgegevens betrokkenen

Het programma van je event

Planningsoverzicht van afspraken, taken en handelingen

Incl dagen en tijden

Huishoudelijke informatie

Overzicht van benodigdheden en middelen

Wat heb je gedaan?

1. Je weet waar we als klas nu staan
2. Je hebt je briefing gemaakt
3. Gaan jullie de Save The Date verspreiden via de kanalen
4. Hebben jullie de potentiële gastsprekers benaderd
5. Heb je het draaiboek bijgewerkt