Thema 2 - Draaiboek naar het evenement toe - les 2

• THEMA 2
• MBO
• Studiejaar 1

Aan de slag! 

Tekst

Na deze les...

• Kun je benoemen wat er in een draaiboek naar het event toe moet komen te staan
• Heb je een eerste opzet voor het draaiboek
• Zijn er 2 communicatie uitingen geschreven 
• Zijn er taken verdeeld

Maar wat gingen we ook al weer doen?

• Event
• Datum

Kortom..... de FACTS

• Event: Eindfeest 
• Datum: Woensdag 15 juni 
• Locatie: lokaal 3.07
• Tijd: ?

9 mei: Draaiboek invullen en eerste communicatie uitingen klaar

24 mei: 

30 mei: 

7 juni:

14 juni: 

15 juni evenement!

Nog 5 lessen

TIJDPAD EINDFEEST

Wat staat er in een draaiboek?

In het draaiboek noteer je alle activiteiten die tijdens de uitvoeringsfase moeten worden verricht. Het draaiboek bestaat uit een algemeen deel met contactgegevens van de organisatie, betrokken partijen, leveranciers en andere relevante (hulp)organisaties. Hierna volgt meestal een programma. Alles is voorzien van datum en tijden.

Inhoud van je draaiboek

• Contactgegevens betrokkenen
• Het programma van je event
• Planningsoverzicht van afspraken, taken en handelingen 
  Incl dagen en tijden
• Huishoudelijke informatie
• Overzicht van benodigdheden en middelen

Waarom is een draaiboek handig?

Een draaiboek voorkomt dat je zaken over het hoofd ziet. Het helpt bij het ordenen en verdelen van taken. In het draaiboek staan alle taken en werkzaamheden die gaandeweg aan de orde komen. In het draaiboek maak je met je groepje afspraken over tijdpad en taakverdeling.

Bekijk een voorbeeld draaiboek

nbccongrescentrum.lt.acemlnb.com

Aan de slag! Vijf weken voor event......

1. Controleer de beschikbaarheid van de evenement locatie. denk aan tijden. (bijv. vroege ochtend, 's avonds laat, enz.)

2. Maak de datum, tijd en locatie van het evenement definitief.

3. Reserveer beveiliging, indien nodig.

4, Beslis over artiesten, DJ's, speakers.

5. Vaststelling van de initiële begroting.

6. Zijn er mogelijkheden voor sponsoring?

7. Besluiten over catering voor eten en drinken.

8. Reserveer audio / visuele apparatuur.

9. Beslis over een thema en titel van het evenement.

10. Ontwikkelen van een plan voor reclame en publiciteit.

Drie weken voor event.........

1. Start van reclamecampagne en start aanleveren publiciteit.
2. Vrijwilligers organiseren voor evenement.
3. Begin werken aan decoraties (het bestellen van bloemen, spandoeken, ballonnen, servetten en speciale platen, enz.)

Laatste week voor event.........

1. - verstuur  e-mails, flyers en borden voor het evenement
   
2. guerilla  marketing
3.  maak evaluaties van het evenement

Eén week na event.........

• Evaluatie!
• Vier het succes!

Welke social media zou jij willen inzetten voor dit event?

Communicatieplan

Communicatiedoelstelling
Doelgroepbepaling
Formuleer je boodschap

Bepaal communicatiemiddelen

Inzet social media

• Groot bereik met juiste inzet van marketingtools
• Pagina makkelijk vindbaar voor doelgroep
• Geef sfeer impressie, trek aandacht!
• Geef concrete informatie
• Geef af en toe een nieuwtje

Terugblik les 2 Thema Events

Draaiboek

Communicatiemiddelen

Waar kijken we naar uit?

• Plannen
• Het organiseren zelf
  
• Het eindresultaat
• De reactie van de mensen/bezoekers