Total bijeenkomst 3: Ik en de ander

• Handel
• MBO
• Studiejaar 4

Bijeenkomst 3: Ik en de ander 

Hoe zit jij er nu bij?

Terugblik vorige bijeenkomst

Waar gaan we het vandaag over hebben? 

Covey (boekje)

Cirkel van invloed

Aanspreken 'Gewoon doen' (feedback, maar dan anders....)

De 7 eigenschappen van effectief leiderschap 

1. Wees proactief

2. Begin met het einde voor ogen

3. Belangrijke zaken eerst

4. Denk win-win

5. Eerst begrijpen, dan pas begrepen worden

6. Synergie

7. Houd de zaag scherp

Eigenschap 1: Wees proactief 

Eigenschap 2: Begin met het einde voor ogen 

Eigenschap 3: Belangrijke zaken eerst

Eigenschap 4: Denk win win

Eigenschap 6: Creëer synergie

Eigenschap 7: Houd de zaag scherp

De cirkel van invloed 

Opdracht:

• Teken één grote cirkel en noteer daarin alle dingen die veel tijd van jou vergen. Je mag zoveel dingen noteren als jij zelf wilt.

• Pak nu een nieuw papier en teken twee cirkels, één grote cirkel (jouw cirkel van betrokkenheid) en één kleinere cirkel binnen de grotere cirkel (jouw cirkel van invloed).

• Kijk nu naar de dingen die je eerder hebt genoteerd. Op welke van die dingen kun je invloed uitoefenen? Schrijf deze nu op in je cirkel van invloed.

• Alles wat overblijft schrijf je op in je nieuwe cirkel van betrokkenheid.

Bespreek in duo's en geef elkaar tips:

1. Hoe ga je de dingen in je cirkel van invloed aanpakken? Welke stappen ga je zetten?
2. Wat uit de cirkel van betrokkenheid kun/wil je loslaten?

  

Communicatie

Iemand (1) laat aan iemand anders (2) iets (3) weten.

1) Zender

2) Ontvanger

3) Boodschap

Feedback

Wat ik oké vind aan jou is .... / Wat ik in jou waardeer is...

Wat ik je aanraad, is ...... / Wat jij kunt  verbeteren is .....

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Traditionele feedbackregels: 4G-methode

• Gedrag: benoem het gedrag van de ander waarop jij feedback wilt geven.
  
• Gevoel: benoem het gevoel dat jij krijgt door dit gedrag.
  
• Gevolg: geef aan wat het gevolg voor jou is van dit gedrag en gevoel.
  
• Gewenst gedrag: beschrijf hoe jij liever zou willen dat de ander zich gedraagt.

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Wat maakt feedback geven vaak zo lastig?

Waarom doen we dat niet graag?

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Waarom vinden collega's elkaar aanspreken toch vaak lastig? (En jij misschien ook wel?)

• de ander beschermen, geen pijn willen doen
• goede relatie willen behouden
• de reactie van de ander (boos, verdrietig, gekwetst...)
• verlies van controle/regie
• bang niet goed feedback te (kunnen) geven
• angst voor gezichtsverlies (als ik nu iets zeg over ...., ben ik zelf daarna aan de beurt)

Wanneer heeft feedback kans van slagen? 

Als ....

• het klimaat 'veilig' genoeg is (fouten durven en mogen maken, openheid, eerlijkheid (psychologische veiligheid)
• de grenzen duidelijk zijn (wat 'mag' wel en niet (norm))
• je ruimte geeft, een gevoel van autonomie (ieder mag zijn mening geven)
• je het goede voorbeeld geeft (jij bent de katalysator)

Wie komen er binnen?

Hoe kan dit?

Een vader en zijn zoon krijgen een ernstig auto-ongeluk. De vader overlijdt ter plekke en de zoon is ernstig gewond. Hij wordt naar het ziekenhuis gebracht en rechtstreeks de operatiekamer ingereden. De chirurg kijkt naar de jongen en zegt: “Ik kan deze jongen niet opereren. Hij is mijn zoon.”

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

NIVEA, Niet Invullen Voor Een Ander

• Pas op met aannames doen, “gedachten lezen” (ik weet wat je denkt)
  
• Observeer, benoem waarneembaar gedrag: ik zie …, ik hoor …
  
• Oordeel niet (dat is goed, fout, storend.. etc.)
  
• Vul geen intenties voor de ander in (hij bedoelde het goed)
  
• En als je tóch interpreteert? Check het dan (ik zie dat het je raakt, klopt dat?)
  
• Of vráág gewoon!

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

LSD, Luisteren - Samenvatten - Doorvragen

• Stel open vragen om meer door te kunnen vragen (geen ja/nee-vragen dus):
  
• Wie…doet er mee?
  
• Wat…maakt dat je je zo voelt?
  
• Waar…vindt het plaats?
  
• Wanneer…is het belangrijk voor jou dat ik er ben?
  
• Waarom…heb je hiervoor gekozen?
  
• Hoe …. denk je dit op te lossen?

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Denk WIN-WIN

Oplossingen voor problemen worden gevonden door elkaars belang te kunnen en willen zien en erkennen.

Dus niet: mijn belang telt het zwaarst, dus ik wil winnen

Maar: zijn belang telt ook zwaar.

Hoe kunnen we elkaar tegemoetkomen?

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

En wat er nog meer bij komt kijken om feedback te laten slagen.

• Kies de juiste setting voor het gesprek: formeel, onder vier ogen
• Bouw het gesprek goed op: inleiding, kern, slot/afsluiting

1. inleiding: heet welkom, benoem de aanleiding en waarom nú?
2. kern: het eigenlijke 'probleem' toelichten + ruimte bieden voor reactie en steeds checken of jullie nog op hetzelfde spoor zitten (LSD)
3. slot: afsluiten met duidelijke afspraken, SMART geformuleerd.

• Houd je aan een aantal vuistregels: NIVEA, LSD, WIN-WIN, SMART-afspraken

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

SMART

Doelen die je stelt en afspraken die je maakt, moeten zo SMART mogelijk zijn geformuleerd.

S = Specifiek

M = Meetbaar

A = Acceptabel

R = Realistisch

T = Tijdgebonden

Zullen we afspreken dat je in het vervolg op tijd komt?

Maak deze afspraak SMART.

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Opdracht

Het foute en het goede gesprek

Maak de opdracht in duo's

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Stel je voor....

Een medewerker die al jaren op je station werkt, komt sinds een aantal weken steeds te laat op zijn werk. Bovendien laat hij de laatste tijd nog meer steken vallen tijdens zijn werk. Je vindt het tijd worden hem aan te spreken op zijn gedrag.

Doel: je maakt een duidelijke afspraak met de medewerker over het probleemgedrag en je zorgt ervoor dat die afspraak voor beide partijen acceptabel is. 

Instructie voor de observanten

Let vooral op ‘de leidinggevende’ (de aanspreker/feedbackgever):

 

• Wat doet en zegt hij? (schrijf mee!)
  
• Wat laat hij zien en horen met lichaamstaal en stem?
  
• Wat is het effect op de aangesprokene (wat zie en hoor je aan zijn reacties)?

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Aanspreker/feedbackgever

Wat doet en wat zegt de feedbackgever?

• schrijf zo letterlijk mogelijk mee (flarden van zinnen, steekwoorden, zo concreet mogelijk)
• let op lichaamshouding, taal- en stemgebruik

Aangesprokene/ontvanger

Wat is het effect op de ontvanger?

Wat doet de feedback met hem?

Wat werkt dus echt...?

Niet aanspreken, maar bespreken

Geen eenrichtingsverkeer (praten tegen), maar praten met …

Niet stellend, maar vragend/onderzoekend

Niet: óf alleen taakgericht óf alleen empathisch, maar én …. én. (Het probleem moet wel op tafel komen en opgelost worden, maar wel door te luisteren met je hart).

Geen woordenwisseling, maar een goed gesprek

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Checklist feedbackgesprek

1. De setting voor het gesprek is in orde (formeel en onder vier ogen)
2. De feedbackgever licht de aanleiding voor het gesprek toe.
   
3. De feedbackgever benoemt het probleemgedrag van de ander en licht dat toe (waarom is het een probleem en wat is het effect daarvan?)
   
4. De feedbackgever stelt een open vraag om uit te zoeken wat er speelt.
   
5. De ontvanger reageert en krijgt ruimte zijn kant van het verhaal toe te lichten.
   
6. De feedbackgever vraagt door, vat samen (LSD) en blijft objectief (NIVEA)
   
7. De gesprekspartners zoeken gezamenlijk naar een oplossing waar beiden tevreden mee zijn (WIN-WIN).
   
8. Er worden acceptabele afspraken gemaakt (liefst SMART)
   

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Nogmaals uitproberen, checklist erbij houden

Het allerliefst: een eigen praktijkcasus!

Of kies een van deze suggesties:

• Een medewerker die te vaak en te lange rookpauzes neemt.
  
• Een medewerker die roddelt over collega’s.
  
• Een medewerker die informatie steeds niet tijdig aanlevert.
  
• Een medewerker die zich steeds bij jou beklaagt over een andere collega.
  
• Een medewerker die opslag wil, omdat hij vindt dat hij beter presteert dan de rest.

Wat ik in jou waardeer is dat je altijd met me meedenkt in oplossingen, als ik jou bel met een vraag of probleem. 

Wat ik je aanraad is de lat voor jezelf wat lager te leggen; niet alles hoeft altijd perfect te zijn. Goed is goed genoeg.

Evaluatie

Wat neem je mee vandaag?

Wat heb je geleerd dat je nog niet wist of waar je je niet bewust van was?

Definieer wat gewoon is (geen aanspreken zonder afspraken).

1. De organisatiewaarden, met de normen erbij.

2. De teamwaarden- ook uitgewerkt in normen voor gedrag- en de ongeschreven regels.

3. Jouw en mijn persoonlijke ‘heilige’ waarden en waar onze grenzen (normen) daarin liggen.

Hoe heb jij het in jouw team geregeld?

• Hebben jullie heldere werkafspraken gemaakt over bijvoorbeeld telefoongebruik/te laat komen/ het niet af hebben van taken tijdens een shift/rookpauzes?

• Welke ergernissen spelen er bij jullie op de werkvloer? Waar zouden jullie gezamenlijke afspraken over moeten maken? Afspraken niet opleggen.

• Hoeveel procent van de tijd geef je ruimte of veer je mee en hoeveel van de tijd stel je grenzen? Is dit in evenwicht?

• Welk gesprek stel jij al een tijd uit? Wie zou jij morgen kunnen aanspreken op zijn gedrag?

• Heb jij weleens publiekelijk gedeeld hoe lastig je het vindt mensen op hun gedrag aan te spreken? Wat waren de reacties?

• Aan wie zou jij morgen zelf feedback kunnen vragen over jouw gedrag op een bepaald moment?

Plenair nabespreken

Wat is het belangrijkste dat jij eruit hebt gehaald en wat is jouw vervolgstap?

Maak eerst een selfie (wees je bewust dat je vol aannames zit)

Wil jij iemand aanspreken op zijn gedrag? Draai dan eerst de lens om en stel jezelf drie vragen:

1. Wat is mijn veronderstelling of aanname over de (slechte) bedoeling van de ander? Zit er mogelijk een goede intentie achter het gedrag waar ik moeite mee heb?

2. Wat heb ik (mogelijk) gedaan, waardoor hij zo reageert?

3. Waarom ergert zijn gedrag mij? Wat zegt dat over mij? 

Je doet meer aannames dan je denkt...

Een raadsel: Een man en zijn zoon krijgen een ernstig auto-ongeluk. De vader overlijdt ter plekke. De zoon wordt naar het ziekenhuis gebracht, rechtstreeks de operatiekamer in. De chirurg kijkt naar de jongen en zegt: “Ik kan deze jongen niet opereren, hij is mijn zoon!”

Rara, hoe kan dit?