Les 2- Projectbrief & probleem analyse

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Lesplanning

1. Doornemen weekplanning
2. Doornemen leerdoelen
3. Projectbrief
4. Probleemanalyse - deel 1
5. Leerdoelen behaald?
6. Afsluiting 

Planning

4/11 - Introductie en uitleg verbeteropdracht selecteren

25/11 - Projectbrief en probleemanalyse

9/12 - Vervolg probleemanalyse + 

16/12 - Oplossingen bedenken en selecteren + actieplan maken en opstellen + effecten meten, bijsturen, borgen en overdragen

Na de kerstvakantie: Uitloop + Toets

Waarom dit vak?

• Belangrijk voor examinering!
• Examenproces op de stage

Leerdoelen

Na deze les:

1. Ken je verschillende tools  en kunt deze toepassen die je kunt gebruiken om een probleem in kaart te brengen
2. Kun je uitleggen waarom een ingevulde projectbrief belangrijk is
3. Kun je bij elk onderdeel uit de projectbrief uitleggen wat hier precies mee bedoeld wordt
4. Ken jij de stappen welke nodig zijn om een probleem te analyseren
5. Ken jij verschillende manieren waarop je een brainstorm sessie kunt uitvoeren

Lesplanning

1. Doornemen weekplanning
2. Doornemen leerdoelen
3. Verbeteropdracht selecteren - tools
4. Projectbrief
5. Probleemanalyse - deel 1
6. Leerdoelen behaald?
7. Afsluiting en vooruitblik

De KAIZEN-stappen

Welke acties ga je
uitvoeren in deze fase?

Verbeteropdracht selecteren

Zo veel mogelijk informatie verzamelen en in kaart brengen

Scheiden in belangrijke en niet belangrijke informatie

Tools:

• Is / Is niet methode
• 5W + 2 H
• Pareto analyse

5W 2H methode

Wat	Wat is het probleem?
Waarom	Waarom is het een probleem?
Waar	Waar speelt het probleem? Op welke locatie?
Wanneer	Wanneer vindt het probleem plaats?
Wie	Wie heeft met het probleem te maken? Komt ermee in aanraking?
Hoe vaak	Hoe vaak komt het probleem voor?
Hoe veel	Hoe veel kost het probleem het bedrijf? Of hoe veel uitval is er?

Is / is niet methode

Is	Is niet
Hier schrijf je zaken die wel bij het probleem horen	Hier schrijf je zaken die niet bij het probleem horen
Bv. Lijn 8	Bv. Niet de rest van de lijnen
Bv. Bij de productie van roomijs	Bv. Niet bij de productie van andere soorten ijs

Pareto analyse

Het Pareto-principe, ook bekend als de 80/20-regel, stelt dat ongeveer 80% van de resultaten voortkomt uit slechts 20% van de oorzaken. Dit betekent dat een klein aantal factoren een groot effect heeft op de resultaten.

Kan je helpen om het meest belangrijke probleem boven tafel te krijgen.

Pareto analyse 

1. Identificeren van belangrijkste problemen
2. Verzamelen van relevante gegevens en creëren van een dataset
3. Interpreteren van de resultaten van de Pareto-analyse

Klik hier voor een voorbeeld

Lesplanning

1. Doornemen weekplanning
2. Doornemen leerdoelen
3. Verbeteropdracht selecteren - tools
4. Projectbrief
5. Probleemanalyse - deel 1
6. Leerdoelen behaald?
7. Afsluiting en vooruitblik

De KAIZEN-stappen

Doel projectbrief

De projectbrief

• Goede voorbereiding
• Duidelijkheid om welk probleem het gaat
• Doel
• Randvoorwaarden
• Planning
• ......geeft richting! 

Het succes van het verbeterteam ligt voor zeker de helft in een goede

voorbereiding. Om een grote mate van zekerheid te krijgen dat de oplossingen

van hoge kwaliteit zijn, stelt de opdrachtgever een team samen met daarin

voldoende kennis van het proces waar het onderwerp zich in afspeelt.

Ongewenste oplossingen blokkeert hij door vooraf geformuleerde

randvoorwaarden. Een heldere opdrachtbrief met concrete randvoorwaarden én

een juiste teamsamenstelling qua kennis en vermogen tot samenwerken kan een

verbeterteam behoeden voor oplossingen die de plank mis slaan. 

Projectbrief

• Uitgangspunten verbetertraject
• Zo duidelijk mogelijk = succes
• 1 A4
• Ff doornemen....

Hierin worden de uitgangspunten en de verwachtingen van het KAIZEN-verbeterproject uitgesproken. Het verbeterteam krijgt hierdoor een onmisbaar en duidelijk vertrekpunt voor haar verdere activiteiten. Hoe duidelijker de opdracht, hoe groter de kans op het juiste resultaat.

Ken je dit gevoel? Je eerste echte verbeterproject! Je wilt ermee aan de slag, maar waar moet je beginnen? Je hebt een Green Belt training gevolgd en je bent geslaagd of je bent net met een Green Belt training begonnen. De praktijk is en blijft toch anders dan de theorie. Dus hoe ga je het aanpakken? Een goede tool om mee te beginnen is de Project Charter. Deze tool laat je je hele project plan op één A4 weergeven. Huh op één A4? Niet in een verslag van 20 pagina’s? Nee echt maar op één A4.

Invullen van de project charter

Probleemstelling

Het invullen van de project charter begint het met opschrijven van je probleemstelling. Makkelijk zou je denken, maar niets in minder waar. Want het goed definiëren van je probleemstelling kan enige tijd in beslag nemen. Wat is precies het probleem? De ene persoon noemt iets heel anders dan de andere persoon. Wat kies je? Zorg ervoor dat je gekozen onderwerp/doel aansluit bij de strategische doelen van je bedrijf. Eigenlijk geef je antwoord op de vraag: ‘wat is precies de pijn?’. Zo zorg je dat je project ECHT een bijdrage levert. Een voorbeeld van hoe het niet moet: het vergunningen aanvraag proces zorgt voor veel klachten, de voornaamste klacht is dat het te lang duurt. Voorbeeld van hoe het wel moet: Het bouwvergunningen aanvraag proces duurt te lang. De probleemstelling is kort bondig en duidelijk voor iedereen die hem leest.

Doelstelling

Bij het invullen van je doelstelling draai je eigenlijk je probleemstelling om naar een doel. Voorbeeld: de doorlooptijd van het bouwvergunningen proces bij gemeente X mag maximaal 1 week (5 werkdagen) bedragen per aanvraag. Dit moet bereikt zijn per 31-12-2016. Gebruikt hierbij de SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) manier van formuleren. Hier zie je vaak dat mensen allemaal wenselijk oplossingen gaan opschrijven die ze denken dat het probleem gaan oplossen. Doe dit niet, want oplossingen horen niet thuis in een project charter. Verder is het hier heel belangrijk dat je het doel realistisch kiest. Ga niet voor 100% maar kies voor 90% of 95%. Mocht je dan 97% halen dan is iedereen erg tevreden over je project. Maar kies je voor 100% en behaald je 97% dan heb je toch je doelstelling niet gehaald terwijl je project wel heel succesvol was. Denk hier dus goed over na.

Planning 

In de planning geef je weer wanneer je welke fase start en afgerond wil hebben. Let hierbij op dat je een realistische planning maakt. Er staat voor een DMAIC project een tijdsspan van ongeveer 90 dagen. Houd dit in je achterhoofd en probeer je planning hiermee in lijn te brengen. Als je een planning hebt van één maand of van een jaar, moet je je afvragen of dit realistisch is en je niet een ander soort project vorm moet kiezen.

Team

In dit vlak geef je aan wie er in je team zitten, wat hun rol is en hoeveel tijd ze wekelijks aan het project gaan besteden. Spreek dit af in overeenstemming met je teamleden en hun leidinggevende, mocht je dan later iemand moeten aanspreken op deze afspraak, dan kan je dat ook echt doen. Zo zorg je dat je teamleden ook de tijd investeren die ze hebben beloofd.

Risico’s

Elk project brengt risico’s met zich mee. Breng deze in kaart op de project charter, zodat de opdrachtgevers deze kunnen zien voor ze je een ‘GO’ geven op je project. Dit laat zien dat je je bewust bent van de eventuele risico’s en dat je deze in dat gaten houdt. Ook de risico’s kan je aanpassen naarmate je verder komt in je project.

De handtekening 

Als je al deze bovenstaande categorieën in kaart hebt gebracht, plan je een Tollgate review meeting in met je opdrachtgever(s) aan wie je de project charter presenteert. Hierna vraag je om een officiële ’GO’ op je project door de handtekening van je opdrachtgevers onder de project charter te laten zetten. Hierna kan je door naar de measure fase van je project.

Oefenen? (Optioneel)

Maak de casus bij les 2 op de ELO

Af? Lever het in via de mail voor feedback

Lesplanning

1. Doornemen weekplanning
2. Doornemen leerdoelen
3. Verbeteropdracht selecteren - tools
4. Projectbrief
5. Probleemanalyse - deel 1
6. Leerdoelen behaald?
7. Afsluiting en vooruitblik

Er zijn 4 categorieën basiscondities:

1. Een georganiseerde werkplek

• Op de werkplek ligt niets overbodigs;

• Het is er onberispelijk schoon en opgeruimd;

• Het benodigde papierwerk is minimaal en eenvoudig;

• Tijd die nodig is om spullen of informatie te zoeken en op de juiste plek weer terug te

leggen is maximaal 30 seconden;

• De werkplek is zo overzichtelijk, dat afwijkingen direct opvallen.

• De flow van het proces is duidelijk te volgen.

2. Kennis van het proces en het product

• De mensen kennen de werking van proces, de installatie en de producten goed.

3. Gestandaardiseerde werkwijzen

• Er is een duidelijke standaard werkwijze die iedereen kent en gebruikt.

4. De installatie is op orde

• Er is geen achterstallig onderhoud;

• Machines zijn teruggebracht in de oorspronkelijke toestand (met uitzondering van

nuttige modificaties). 

Wat is brainstormen?

“Brainstorming = using the brain to storm a creative problem — and do so in commando fashion, with each stormer attacking the same objective.”

 

“Brainstormen = het brein gebruiken om een creatief probleem te bestormen – en dat als echte commando’s, waarbij elke bestormer hetzelfde doel aanvalt.”

Wat is het doel van deze eerste brainstorm met jouw verbeterteam?

Uitgangspunt voor de brainstorm

Uitgangspunt voor brainstorm is probleem, doel van brainstorm is het verzamelen van zo veel mogelijk mogelijk OORZAKEN voor het probleem

Op welke wijze
zou
je kunnen
brainstormen?

Volgende week:

Brainstorm in de praktijk!

Lesplanning

1. Doornemen weekplanning
2. Doornemen leerdoelen
3. Verbeteropdracht selecteren - tools
4. Projectbrief
5. Probleemanalyse - deel 1
6. Leerdoelen behaald?
7. Afsluiting en vooruitblik

Leerdoelen

Na deze les:

1. Ken je verschillende tools  en kunt deze toepassen die je kunt gebruiken om een probleem in kaart te brengen
2. Kun je uitleggen waarom een ingevulde projectbrief belangrijk is
3. Kun je bij elk onderdeel uit de projectbrief uitleggen wat hier precies mee bedoeld wordt
4. Ken jij de stappen welke nodig zijn om een probleem te analyseren
5. Ken jij verschillende manieren waarop je een brainstorm sessie kunt uitvoeren

Lesplanning

1. Doornemen weekplanning
2. Doornemen leerdoelen
3. Verbeteropdracht selecteren - tools
4. Projectbrief
5. Probleemanalyse - deel 1
6. Leerdoelen behaald?
7. Afsluiting en vooruitblik

Volgende week:

Vervolg probleemanalyse

• Brainstorm in de praktijk!
• Visgraatanalyse
• 5x Why