Les 3: Post verzorgen

Les 3: Post verzorgen




Wat weten jullie nog van de vorige les?
1 / 45
suivant
Slide 1: Diapositive
ABSMBOStudiejaar 1

Cette leçon contient 45 diapositives, avec diapositives de texte.

time-iconLa durée de la leçon est: 60 min

Éléments de cette leçon

Les 3: Post verzorgen




Wat weten jullie nog van de vorige les?

Slide 1 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

L
b
Waarom archiveren
Begrippen
  • Archiveren, document, archief, registreren, ordenen, Rubriceren
  • Offerte, pakbon, factuur, vakblad, drukwerk, rapport(age), folder
Wat bewaar je.....?
Bewaarplicht

Slide 2 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Opdrachten
Opdracht 1
Post behandeling tijdens afwezigheid door stage buitenland
Opdracht 2 en 3
Begrippen
Opdracht 4
wel of niet archiveren en waarom
Opdracht 5
ff checken. 8 invulvragen

Slide 3 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Lesdoelen:
De student kan:
  • Verschillende soorten poststukken en documenten herkennen, onderscheiden en sorteren. 
  • Kan de begrippen m.b.t. poststukken onthouden en benoemen
  • Ontvangen poststukken op verschillende manieren controleren. 
  • Benoemen wat wel en niet bewaard moet worden.

Slide 4 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Wanneer krijg je een voldoende?

  • Je bent voldoende aanwezig.
  • Je hebt een goede werkhouding.
  • Maken van aantekeningen en opdrachten
  • Beantwoorden van vragen
  • Je hebt een goed resultaat voor de eindopdracht.
        Dit kan een toets zijn.
        Dit kan een eindproduct zijn.

Slide 5 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Waar denk je aan bij post verzorgen?


We doen een brainstorm van 3 minuten en alles wat in je op kot m.b.t. post en post verzorgen mag geroepen worden.

Slide 6 - Diapositive

Mogelijke antwoorden:
Postadres, postagentschap, postauto, postbeambte, postbode, postbus, postcode, postduif, postelein, poster, postgiro, posthoorn, postkamer, postkantoor, postkoets, postnataal, postpakket, postuur, postuum (na iemands dood), postzak en postzegel

Voorkennis testen
Pak een pen en een papier of open je laptop en start Word om het te typen

Slide 7 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions


1. Wat is het verschil tussen interne en externe post.
2. Wat is een geadresseerde?
3. Wat is een afzender? 
4. Noem 2 voordelen van digitale post.
5. Wat doe je met post waar "vertrouwelijk" op staat.
6. Wat is aangetekende post?

Slide 8 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Antwoorden
  1. Interne mails en poststukken die ik naar een ander locatie stuur.
  2. De persoon naar wie ik de post verstuur.
  3. De persoon die de post verstuurd.
  4. Het is sneller en goedkoper. Spaart het milieu.
  5.  Deze open je NIET en geef je aan de geadresseerde
  6. Als je zeker wil weten dat je post aankomt

Slide 9 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Post verwerken, hoe dan?

‘Ga jij de post even halen?’
Wat nu?
 waar, waarom, hoe en wat daarna?

Slide 10 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Papieren documenten
  • PostNL
  • In de postbus
  • Op het straatadres van het bedrijf
  • Rechtstreeks door iemand in de brievenbus gegooid
  • Afgegeven bij de receptie 
  • Ontvangen tijdens vergaderingen

Slide 11 - Diapositive

Documenten komen op veel verschillende manieren het bedrijf binnen. Allereerst natuurlijk via PostNL, in de postbus of op het straatadres van je bedrijf, rechtstreeks door iemand in de bus gegooid, afgegeven bij de receptie of ontvangen tijdens vergaderingen. Dan gaat het alleen nog maar over papieren documenten!
Digitale documenten
  • E-mail
  • Centraal
  • Via alle collega’s die een mailadres hebben.
  • Via sms-berichten
  • Via voicemails die worden achtergelaten

Slide 12 - Diapositive

Als we naar digitale informatie kijken, zijn de mogelijkheden voor het ontvangen van post nog groter: e-mail, centraal of via collega’s die een mailadres op het bedrijf hebben, via sms-berichten of via voicemails die worden achtergelaten.
Post registreren
Het registreren van inkomende en uitgaande poststukken.
Grote organisaties
Kleine organisaties
-postregistratie systeem
-geen postreg. systeem
-centrale verwerking
-verwerking door receptie 
-via interne post in org.
-vak in Word of Excel

Slide 13 - Diapositive

Het registreren van inkomende en uitgaande documenten noemen we postregistratie. In veel grote organisaties wordt de post centraal gesorteerd, ingeboekt in een postregistratiesysteem en vervolgens de organisatie ingestuurd.
Veel kleine bedrijven vinden een dergelijk postregistratiesysteem vaak te duur. Dat betekent dus dat je zelf een handmatig ‘postregistratiesysteem’ moet maken om belangrijke documenten makkelijk te kunnen terugvinden. Je kunt bijvoorbeeld denken aan een overzichtje van in- en uitgaande post in Excel of Word.

De Postbus
Een aantal voordelen van een Postbus
  • De post ligt altijd voor je klaar en wordt bewaard tot je die komt ophalen
  • Allerlei soorten post ook van andere bezorgdiensten kunnen daar worden bewaard.
  • Als het bedrijf binnen dezelfde stad verhuist, blijft het postbusadres hetzelfde.

Slide 14 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Vervolg voordelen PB
  • Het postbusadres is vaak gemakkelijker te onthouden dan het bezoekadres.
  • Er zijn in Nederland bijna 900 postbuslocaties, zodat er altijd wel eentje in de omgeving is. 
  • PostNL heeft ook een brengservice. Deze wordt ’s morgens direct bezorgd.

Slide 15 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Opdracht 1
Stel je voor….Vandaag ligt er een briefje op je bureau van je stagebegeleider. Zij vraagt jou informatie te verzamelen over het aanvragen van een postbus. 
  1. Zij wil graag weten wat de kosten zijn. 
  2. Hoe moet je een postbus aanvragen? 
  3. Hoe lang duurt het dan voor je een postbus hebt? 
  4. Hoe kan het bedrijf de postbus opzeggen als het niet bevalt?
Wil jij al deze informatie in een overzichtelijke tabel zetten en aan jouw stagebegeleider (docent) mailen?

Slide 16 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Soorten post

Slide 17 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Soorten post

  • Specifiek geadresseerd aan een persoon in het bedrijf
  • Bijvoorbeeld
Sportschool Leef je Uit
T.a.v. de heer A. Rombout
Parkstraat 18
2514 JK  DEN HAAG

Persoonlijke post
Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Slide 18 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Soorten post

  • Met een stempel of opm. ‘vertrouwelijk’ op de envelop
VERTROUWELIJK
Sportschool Leef je Uit
T.a.v. de heer A. Rombout
Parkstraat 18
2514 JK  DEN HAAG

Vertrouwelijke post
Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Slide 19 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Soorten post

  • Zakelijke brieven, offertes, facturen, contracten, formulieren, rapportages, notulen enz.
Sportschool Leef je Uit
Afdeling Boekhouding
Parkstraat 18
2514 JK  DEN HAAG

Zakelijke post
Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Slide 20 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Soorten post

  • Folders, brochures en mailings
Sportschool Leef je Uit
T.a.v. de receptie of de directie
Parkstraat 18
2514 JK  DEN HAAG

Drukwerk, reclame en informatie
Tussen de letters van de postcode en de woonplaats ALTIJD 2x spatie

Slide 21 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Soorten post
  • Kranten en tijdschriften
  • Pakketpost >>Kleine en grotere pakketten, soms afzonderlijk afgeleverd door een bezorgdienst, maar ook vaak per post bezorgd en/of via de postbus aangeleverd.

Slide 22 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions


Post verwerken, registreren en verspreiden

Slide 23 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Op orde brengen die stapel (in 5 stappen)

Stap 1: Controleren of de geadresseerde
ook klopt

Slide 24 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Op orde brengen die stapel

Stap 2: Openen of niet openen

Slide 25 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Openen of niet?
PERSOONLIJK
Sportschool Leef je Uit
T.a.v. de heer A. Rombout
Parkstraat 18
2514 JK  DEN HAAG

PERSOONLIJK
De heer A. Rombout
Sportschool Leef je Uit
Parkstraat 18
2514 JK  DEN HAAG

Slide 26 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Openen of niet?
VERTROUWELIJK
Sportschool Leef je Uit
T.a.v. de heer A. Rombout
Parkstraat 18
2514 JK DEN HAAG
 

VERTROUWELIJK
De heer A. Rombout
Sportschool Leef je Uit Parkstraat 18
2514 JK DEN HAAG
 

Slide 27 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Openen of niet?
Sportschool Leef je uit
Mevrouw I. de Canne
Parkstraat 18
2514 JK DEN HAAG

Mevrouw I. de Canne
p/a Sportschool Leef je Uit
Parkstraat 18
2514 JK DEN HAAG

Slide 28 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Op orde brengen die stapel

Stap 3: Lezen en ordenen

Slide 29 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Op orde brengen die stapel

Stap 4: Registreren

Slide 30 - Diapositive

Post registratie formulier uitprinten voor de klas, of digitaal. https://www.stichtingpraktijkleren.nl/fileadmin/portal/am/leef_je_uit/Workshops/Postverwerking/Les_2/Registreren_ingekomen_post.docx
Opdracht 2 
Registeren ingekomen post.
Je krijgt de papieren versie van het postregistratieformulier.
Registreer de drie postukken.
Let op:
- Ga er vanuit dat het vandaag 5 januari 2023 is.
- Als er geen kenmerk op een brief staat, hoef je ook geen kenmerk in te vullen.


Slide 31 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Op orde brengen die stapel

Stap 5: Verspreiden of eigen actie
Bedenk wat je met jouw ingekomen post gaat doen.

Slide 32 - Diapositive

Post registratie formulier uitprinten voor de klas, of digitaal. https://www.stichtingpraktijkleren.nl/fileadmin/portal/am/leef_je_uit/Workshops/Postverwerking/Les_2/Registreren_ingekomen_post.docx
Verspreiden of eigen actie?

Wat doe je met je ingekomen post:
Ingekomen post
  • Weggooien
  • Archiveren
  • Doorsturen
  • Zelf actie ondernemen
  • Wachten op antwoord of instructies

Slide 33 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?


Zes posttips...

Slide 34 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?


Niet meteen afhandelen → een post-it erop plakken met daarop geschreven wat je ermee gaat doen. Dan hoef je het niet nog een keer helemaal door te lezen.

Slide 35 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?


Nooit zomaar lezen. Bepaal eerst of de informatie wel interessant voor je is. Lees de introductie, de conclusie en eventueel de tussenkopjes.

Slide 36 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?

Maak sorteerbakjes voor de verschillende acties. 
Bijvoorbeeld: actie, aanmeldingen, opzeggingen, wachten op reactie, archiveren, lezen, personeelsaangelegenheden en bespreken met leidinggevende


Slide 37 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?

Een termijn- of vervaldagenmap (een map verdeeld 
in de dagen van de maand of de maanden van het jaar) is
 handig voor papieren waar je pas later iets mee moet doen. 
Bijv.  toegangsbewijs voor een beurs, een enquête die je volgende week wilt invullen of de agenda voor een vergadering die over drie weken plaatsvindt.



Slide 38 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?



Maak een twijfelbak en zorg ervoor dat die elke week leeg is.
In de loop van de tijd zul je deze steeds minder nodig hebben. Werk nooit met een bakje divers: dat is vragen om vergeten!

Slide 39 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Verspreiden of eigen actie?


Zorg voor een ruime papierbak en organiseer hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie (vernietigen). 


Slide 40 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Opdracht 3 Reader
Werk de theorie uit in een Word document. Deze aantekeningen kun je gebruiken voor de voorbereiding op de toets en je stage.
Dit doe je na elke les en moet je aan het einde van Post verwerken inleveren via It's learning

Slide 41 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Voorbeeld opdracht 2
Dit zou er als volgt uit kunnen gaan zien:
  • Titelpagina
  • Inhoudsopgave en paginanummering
  • Samenvatting theorie
  • Uitgewerkte opdrachten
  • Reflectie
Reflectie
Bekijk het filmpje:
https://www.youtube.com/watch?v=lZxvMrGNyzk

Vragen die je aan jezelf stelt zouden kunnen zijn:
  • Hoe was de les?
  • Wat heb je vandaag geleerd over postverwerking?
  • Lijkt het je een leuk onderdeel van jouw functie? Leg uit waarom wel/niet?
Verzin zelf nog minimaal 2 vragen!!

Samenvatting theorie
Maak een korte samenvatting van de theorie, in jouw eigen woorden. waar o.a. de volgende zaken in naar voren komen.
Post registreren
Voordelen van een postbus
De site van www.postnl.nl
Soorten post

Titelpagina
- Voorblad (jouw naam, klas, leerjaar en periode) met afbeelding met betrekking tot het onderwerp Post verwerken 
Inhoudsopgave en paginanummering
https://www.youtube.com/watch?v=gtt6eUzC-do

https://www.youtube.com/watch?v=l_znyLxaxdU

Slide 42 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

WOB Uren
Maak de opdrachten uit deze les af in de WOB-uren.
Volgende les bespreken we dat wat je moeilijk vond! 

Slide 43 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Lesdoelen:
De student kan:
  • Verschillende soorten poststukken en documenten herkennen, onderscheiden en sorteren. 
  • Kan de begrippen m.b.t. poststukken onthouden en benoemen
  • Ontvangen poststukken op verschillende manieren controleren. 
  • Benoemen wat wel en niet bewaard moet worden.

Slide 44 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions

Einde les 3

Slide 45 - Diapositive

Cet élément n'a pas d'instructions