les 6

ARCHIVEREN

les 6

WAT GAAN WE DOEN?

B1-K1-W3: 

(Wk 1) week 45: invoeren en wijzigen van gegevens

(Wk 2)  week 46: administratieve taken

(Wk 3)  week 47: standaard documenten invoeren

(Wk 4)  week 48: controle en rapportage

(Wk5) week 49: coderen en sorteren

(Wk 6) week 50: archiveren

(Wk 7) week 51: wet en regelgeving en bewaartermijnen, AVG

 

VAKANTIE

(wk 8) week 2: ziekmeldingen en verlofregistratie

(wk9) week 3 BUFFERWEEK

Doelstellingen​

Je leert meer over:​

• Archiveren
• De juiste gegevens voor opname in dossiers​
• Het elektronisch archief en het up-to-date houden hiervan​

Als Business Assistant onderhoud en actualiseer je het archief.​

Taken:​

Scannen/ kopiëren ​

Selecteren ​

Coderen ​

Ordenen

Archiveren

Archiveren

= geordend opbergen van papieren en gegevens 

​

voordelen digitaal archief
geen opslag buiten de deur	tijdbesparing
snel en makkelijk toegang	beveiliging van documenten
raadplegen documenten op afstand
ruimtebesparing	sneller en doelgericht klanten helpen

Eisen archief:​

Overzichtelijkheid = logisch ​

Toegankelijkheid = makkelijk bij bestanden kunnen ​

Volledigheid = alles moet aanwezig zijn ​

Betrouwbaarheid = vertrouwen op volledigheid en actualiteit ​

Authenticiteit =  echte/oorspronkelijke formulieren 

Elektronisch archiefsysteem

= systeem om documenten te bewerken en beheren.​

Eisen aan elektronisch systeem:​

Direct kunnen opslaan ​

Kunnen zoeken op trefwoorden​

Gekoppeld aan andere programma’s​

Informatie is beveiligd ​

Documenten onderdeel van een dossier

Dossier

Formulieren  logisch ordenen, documenten die bij elkaar horen 

 

Wet- en regelgeving​

Belangrijk:​

Bescherming persoonsgegevens: AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming​

Beveiliging en milieuvoorschriften​

Bedrijfsrichtlijnen​

Volgende week

www.stichtingpraktijkleren.nl