les 6 - Archiveren

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1,2

Les 6 - ARCHIVEREN

WAT GAAN WE DOEN?

B1-K1-W3: 

(Wk 1) week 45: invoeren en wijzigen van gegevens

(Wk 2)  week 46: administratieve taken

(Wk 3)  week 47: standaard documenten invoeren

(Wk 4)  week 48: controle en rapportage

(Wk5) week 49: coderen en sorteren

(Wk 6) week 50: archiveren

(Wk 7) week 51: wet en regelgeving en bewaartermijnen, AVG

 

VAKANTIE

(wk 8) week 2: ziekmeldingen en verlofregistratie

(wk9) week 3 BUFFERWEEK

Lesdoelen

• Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
• Je kunt benoemen welke soort archieven er zijn en welke documenten je waar bewaart. 

Als Business Assistant onderhoud en actualiseer je het archief

Werkzaamheden:

Scannen/ kopiëren ​

Selecteren ​

Coderen ​

Ordenen

Archiveren

Sorteren

Eerder hebben we gezien hoe belangrijk het is om documenten goed in te voeren en op te slaan. Dit heeft ook te maken met goed archiveren. Hoe zorg je ervoor dat de documenten op de goede plaats zijn opgeslagen? Op zo'n manier dat ze ook weer makkelijk en snel terug te vinden zijn. 

Het is heel belangrijk om documenten op de juiste manier te verzamelen. Anders wordt het een onoverzichtelijke stapel op je bureau.  Een oplossing kunnen stapelbakken zijn.

Van sorteren naar archiveren

Je geeft per stapelbak aan waar deze voor bedoeld is. Door het werken met stapelbakken is je werk al voorgesorteerd. Het ligt ieder geval per onderwerp bij elkaar. Je gaat sorteren op taak; wat moet er met welk document gebeuren?

• Bijvoorbeeld verwerken documenten; gescand of verstuurd worden of verwerken in het digitale systeem
• Documenten waarvan het nog onduidelijk is wat ermee moet gebeuren. Dit vraag je dan na bij je leidinggevende
• Documenten die je alleen moet opbergen. Het opbergen van documenten noem je archiveren

Archiveren

= geordend opbergen van papieren en (digitale) gegevens en documenten

Wat is een archief? Daar gaan we in de volgende SPL opdracht mee aan de slag

www.stichtingpraktijkleren.nl

Verschillende soorten archieven

Er bestaan vele soorten archieven. Denk bijvoorbeeld aan het archief van het Rijksmuseum, waar veel waardevolle werken opgeslagen zijn. Je hebt misschien ook een eigen persoonlijk archief, waar je bijvoorbeeld papieren bewaart van je werk, van je bankgegevens of studie. Sommige zaken worden voor eeuwig bewaard en andere zaken juist weer niet. 
Er zijn verschillende soorten archieven te onderscheiden: 

Het statisch archief, dynamisch archief en het historisch archief. Op de volgende pagina gaan we aan de slag in SPL.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Eisen archief:​

Overzichtelijkheid = logisch ​

Toegankelijkheid = makkelijk bij bestanden kunnen ​

Volledigheid = alles moet aanwezig zijn ​

Betrouwbaarheid = vertrouwen op volledigheid en actualiteit ​

Authenticiteit =  echte/oorspronkelijke formulieren 

Elektronisch archiefsysteem

= systeem om documenten te bewerken en beheren.​

Eisen aan elektronisch systeem:​

Direct kunnen opslaan ​

Kunnen zoeken op trefwoorden​

Gekoppeld aan andere programma’s​

Informatie is beveiligd ​

Documenten onderdeel van een dossier

Dossier

Formulieren  logisch ordenen, documenten die bij elkaar horen 

 

Wet- en regelgeving​

Belangrijk:​

Bescherming persoonsgegevens: AVG = Algemene Verordening Gegevensbescherming​

Beveiliging en milieuvoorschriften​

Bedrijfsrichtlijnen​

Volgende week

www.stichtingpraktijkleren.nl

​

voordelen digitaal archief
geen opslag buiten de deur	tijdbesparing
snel en makkelijk toegang	beveiliging van documenten
raadplegen documenten op afstand
ruimtebesparing	sneller en doelgericht klanten helpen

Lesdoelen

• Je kunt omschrijven waarom het archiveren van documenten belangrijk is.
• Je kunt benoemen welke soort archieven er zijn en welke documenten je waar bewaart.