Les3_interne_evenementen

• Hotel
• MBO
• Studiejaar 2

Les 3

Regels

1. Camera = aan 

2. Microfoon = Uit

3. Zitten doen we op een stoel

4. Ochtendhumeur is een NOGO!

5. Haartjes gekamd 

Leerdoelen

Welke onderwerpen moeten besproken worden tijdens het eerste gesprek?

Evaluatie

Het idee

De uitwerking

De Voorbereiding

De Uitvoering

fase 1 

fase 2 

fase 3 

fase 4 

fase 5 

De vijf fases

Fase 1:  Idee

heb je contact met je opdrachtgever en bedenk je de inhoud van het evenement. Daarvoor heb je de doelstellingen en een doelgroep analyse nodig. Het idee werk je uit tot een concept. Samen met de voorcalculatie is dat de basis voor de offerte.

fase 2: Voorbereiding

Ga je het idee verder uitwerken. Nog niet in detail, maar in grote lijnen. Je maakt een plan van aanpak waarmee je laat zien wat er allemaal gedaan moet worden in de voorbereiding voor het evenement. Je bepaalt wie er verantwoordelijk is voor die taak en je maakt een planning. 

Fase 3:  Uitwerking

Je gaat alles uitwerken. Je maakt afspraken met leveranciers, benadert artiesten, sluit contracten af, vraagt vergunningen aan enzovoort. Alles wat in je plan van aanpak staat, ga je nu realiseren.

Fase 4: Uitvoering

Dag van het evenement. Je hebt de voorbereiding en uitwerking afgerond en het evenement gaat plaatsvinden. Ook de op- en afbouw van alles wat nodig is voor het evenement hoort hierbij.

Fase 5: Evaluatie

Wat is er goed gegaan, wat had beter gekund? Maar ook heel belangrijk: zijn de doelstellingen gehaald? Sommige doelstellingen kun je pas veel later meten

De opdracht 

Het concept

Kaders zijn bepaald 

Gesprek gevoerd met opdrachtgever

Brainstormen

Is het haalbaar?

(Financieel, technisch, Vergunningen, personeel)

Finetunen

Bespreken 

opdrachtgever

GO/ NOGO 

Offerte 

Een offerte bevat minimaal de volgende onderdelen:

• De offertedatum
  
• Eventueel een eigen uniek offertenummer of unieke offertecode
  
• De gegevens van jouw organisatie, inclusief de naam van de contactpersoon
  
• De gegevens van de opdrachtgever, inclusief de naam van de contactpersoon
  
• Het uitgewerkte idee als concept voor het geplande evenement
• De offerteprijs met de vermelding of het bedrag inclusief of exclusief btw is, met een voorcalculatie voor alle onderdelen van het evenement
  
• De vermelding dat de offerteprijs een voorcalculatie betreft en hoe je omgaat met een meer- of minderprijs
  
• De leveringsvoorwaarden of algemene voorwaarden, als bijlage bij de offerte
  
• Je hebt bij de organisatie van een evenement veel vooruit te betalen, waardoor het verstandig is om de opdrachtgever bijvoorbeeld vijftig procent als eerste betaling, ruim voor het evenement, in rekening te brengen.
  
• De geldigheidstermijn van de offerte
• De ondertekening.

Draaiboek

Doel:

Voorkomen van discussie tijdens het evenement over wie, waar, wanneer, wat moet doen

Plan van aanpak

doelstellingen

doelgroepen

concept

naam evenement

datum en duur

karakter evenement

vorm

locatie

vervoer

catering

decor, aankleding en inrichting

entertainment

techniek

vergunningen

veiligheid en bewaking

verzekeringen

aantal medewerkers

contracten

communicatie

financiën

soort organisatie

planning.

Welke onderdelen staan er in een draaiboek?

Inhoud draaiboek

1. Algemene informatie
   
2. Programma
   
3. Taken per onderdeel
   
4. Deelnemerslijst
   
5. Bezoekerslijst
   
6. Checklist hulpmiddelen
   
7. Controle checklist
   
8. Noodsituaties
   
9. Overige informatie
   

01. Algemene informatie

• N.a.w. en telefoongegevens opdrachtgever, organisator en locatie
  
• Globaal tijdschema (opbouw tot afbouw)
  
• Entreeprijzen
  
• Organisatieteam
  
• Taken organisatieteam (smart)
  
• Belangrijke telefoonnummers
  

02. Programma

1. Algemeen programma van het evenement, dit krijgen de bezoekers ook.
2. Datum
   
3. Start en eindtijd
   
4. Activiteiten
   
5. Namen van sprekers
   

03. Taken per onderdeel

Alle activiteiten op chronologische volgorde.

Deelnemer- & bezoekerslijst

4. Deelnemerslijst

Duidelijkheid over en voor de standhouder:

Plaats, locatienummer, soort bedrijf, contactpersoon.

5. Bezoekerslijst

Bij een congres is vooraf bekend wie aanwezig is.

Naam, organisatie (voor een badge)

N.a.w gegevens

Interesse

Checklist

6. Meenemen

Maak een checklist op het moment dat je zaken niet

wilt vergetean mee te nemen.

Speech, fles wijn voor de gastspreker, badges,

stiften, PowerPoint presentatie enz.

7. Vooraf controleren

Maak een checklist en loop voordat het

evenement begint alles door: Zie jezelf als de gast

Noodsituatie & overige 

8. Noodsituaties

Draaiboek veiligheidsplan, what if…?

(Schrijf dit uit)

9. Overige informatie

Standbouw

Openingstoespraak

Hotelgegevens

Plattegronden

Huiswerk

Opgegeven in Teams! 

Opdracht - interne  evenementen - week 3

Deadline 2 februari 10.00 uur

Volgende week

D1-K1-W3: Regelt en coördineert de inrichting van de ruimtes en de installatie van materialen

D1-K1-W4: Regelen en coördineren dagelijkse voorzieningen