Les 1, opstart Keuzedeel, uitleg reader

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1

Organiseert Interne evenementen

'Organiseert  interne evenementen'

Wat gaan we doen?

- Periode 1 t/m 4

- Woensdag 12.30-14.30 uur

Wat is een evenement? 

Definitie:

Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen

Welk evenement ben je zelf geweest?

Wat is volgens jou een goed evenement en waarom?

Waarom organiseer je een evenement?

Elk evenement heeft een waarom!

Wat wil je eigenlijk echt bereiken met je event?

 

Een evenement is immers nooit een doel op zich, het is een middel. 

In een zakelijke context wil je je gasten wellicht beïnvloeden,

een gedragsverandering teweegbrengen. 

Ze een positief gevoel geven bij je

merk en ze stimuleren om uiteindelijk meer producten van je bedrijf te kopen

of misschien meer loyaliteit op te bouwen. 

De 6 w’s en 2 h’s van een 

• Waarom
  
• Wie
  
• Wat ga je doen
  
• Wat wil je bereiken
  
• Waar
  
• Wanneer
  
• Hoe communiceer je
  
• Hoe financier je
  

WAT IS EEN DRAAIBOEK?

1. Een tijdsprogramma waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft.
2. Een boek met een draaischijf
3. Een tijdsplan voor een reeks gebeurtenissen
4. Een notitieblok waarin afspraken genoteerd worden

Evenementenfases 

Fase 1: Concepting 

Fase 2: Planning 

Fase 3: Uitvoering 

Fase 4: Evaluatie 

Fase 1: Concepting 

• Inventarisatie
  
• Brainstorming
  
• Uitwisseling

Het basisconcept van het evenement wordt opgesteld, bestaande uit: 

• Doelstelling
  
• Doelgroepen
• Financiën 
• Thema 
• Locatie 

Doelstellingen 

4 type doelstellingen voor evenementen: 

• Activiteitendoelstelling
  
• Bereikdoelstelling
  
• Procesdoelstelling
  
• Effectdoelstelling
  

Doelgroep 

Houd rekening met de volgende kenmerken bij het beschrijven van een doelgroep:

• Geografisch
  
• Demografisch
  
• Socio-economisch
  
• Psychologisch
  

Financiën 

Soorten kosten:

• Commerciële kosten
  
• Financiële kosten
  
• Personeelskosten
  
• Facilitaire kosten
  

Thema

Thema zorgt voor:

• Ordening
  
• Sturing
  
• Betekenis
  
• Beleving
  
• Verbinding
  

Locatie 

Locatiekeuze:

• Vergunningen
  
• Doelstelling
  
• Sfeer
  
• Bereikbaarheid / parkeren
  
• Aantal personen
  
• Faciliteiten
  
•  Kosten decoratie / techniek etc.

• Food & beverage faciliteiten
  
• Inzet personeel
  
• Logistieke opbouw
  
• Veiligheid

Draaiboek voorbereiding

Beschrijving wie welke zaken in de tijdsperiode naar de activiteit toe moet regelen. 

Denk aan:

• concept uitwerking 
• locatie vastleggen
• marketing en promotie 
• offertes aanvragen en vastleggen
• food & beverage 
• decoratie en techniek 
• budgettering 
• uitnodiging opstellen