Les 2 - Administratieve taken

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Administratieve taken

Les 2

PLANNING

B1-K1-W3: 

(Wk 1) week 45: invoeren en wijzigen van gegevens

(Wk 2)  week 46: administratieve taken

(Wk 3)  week 47: standaard documenten invoeren

(Wk 4)  week 48: controle en rapportage

(Wk5) week 49: coderen en sorteren

(Wk 6) week 50: archiveren

(Wk 7) week 51: wet en regelgeving en bewaartermijnen, AVG

 

KERSTVAKANTIE

(wk 8) week 2: ziekmeldingen en verlofregistratie

(wk9) week 3 BUFFERWEEK

Lesdoelen

• Je kunt aangeven welke informatie je krijgt door het verzamelen van de ingevoerde gegevens.
• Je kunt aangeven wat de belangrijkste gegevens zijn die worden vastgelegd op een bepaalde plaats. 

Wat weet je over deze woorden?

wat is verlof? wanneer ben je aanwezig? wanneer ben je afwezig? waarom wil je leidinggevende dat weten?

Wanneer ben je hersteld?

Gegevens verwerken

Als AABS medewerker voer je veel gegevens in. Het kan zijn dat je papieren documenten moet invoeren in een map of dossierkast. 

Deze periode gaan we bekijken hoe je op een goede
manier gegevens kunt invoeren. Een belangrijk aspect
daarbij is het controleren. Heb je de juiste gegevens op
de juiste plek ingevoerd?

Welke soort gegevens
hebben we vorige les besproken?

Administratie, wat is dat eigenlijk?

Administratie

De administratie is een verzamelnaam voor alle gegevens van een bedrijf of organisatie die op papier of digitaal zijn vastgelegd

Financieel administratieve taken:

Declaraties

Offertes

Nota’s

Facturen

Deze gegevens worden verwerkt in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.

Jij als AABS medewerker

je controleert de informatie 

je volgt instructies op en houdt je aan procedures

Verzamelen documenten

Een eerste belangrijke stap is dat duidelijk is welke afspraken er binnen de organisatie zijn over het aanleveren van documenten.

Als iedereen documenten op jouw bureau legt of naar je mailt, dan wordt het al gauw onoverzichtelijk. 

Ga dus na: welke afspraken zijn er of maak

zelf afspraken over het aanleveren van 

documenten?

Bij afspraken kun je denken aan dingen zoals:

• Wat wordt op papier aangeleverd en wat digitaal?
  
• Wie levert documenten aan?
• Wanneer worden documenten aangeleverd?
  
• Op welke manier wordt het aangeleverd?
• Waar wordt het aangeleverd?

Chaos!

Je bent AABS op een groot verzekeringskantoor. Er zijn vier afdelingen: auto- en motorverzekeringen, inboedel- en glasverzekering, ziektekosten en reisverzekering. Daarnaast zijn er nog de stafafdelingen: administratie, personeelszaken en financiële administratie. De managers leggen op elk gewenst moment documenten op je bureau. Soms zonder mededeling, soms met post-its eraan met wat ermee moet gebeuren. 

Ook krijg je documenten en mailtjes van andere collega's met het 

verzoek deze te verwerken. De documenten stapelen zich al snel op.

Er is geen onderscheid: je weet niet wat van welke afdeling komt 

en waar je het document gaat laten na verwerking.

Afspraken over aanleveren documenten

Om chaos te voorkomen moeten er dus duidelijke afspraken worden gemaakt over wie, wat, wanneer en op welke manier wordt aangeleverd. Bijvoorbeeld dat alléén de manager van de afdeling documenten aanlevert; begin van de ochtend en het begin van de middag. Dan heb jij als AABS de tijd om de documenten te verwerken. Voor jou is het belangrijk dat er wordt aangegeven:

• Van welke afdeling komt het document?
• Wat is het onderwerp van het document?
• Bij het document staat wat je er mee moet doen: scannen,
  kopiëren, opslaan, versturen?

Efficiënt werken

Op jouw bureau staan bakken per onderwerp. De manager kan de documenten in het juiste bakje doen. Hij geeft aan je door wat de bedoeling is van het document, dus wat er mee moet gebeuren.

In jouw digitale archief heb je een mappenstructuur. 

Daarin archiveer jij de documenten die je moet 

opslaan.

Efficiënt werken

Voordat je daadwerkelijk gaat invoeren, maak je eerst een werkplanning voor jezelf. Daarbij is het van groot belang dat je weet welke documenten met spoed moeten worden ingevoerd. Als je bijvoorbeeld de agenda van de manager bijhoudt, dan kun je daar niet mee wachten. Anders mist hij misschien een afspraak.
Een efficiënte planning is belangrijk om alle werkzaamheden op tijd te kunnen uitvoeren. Goed overleg met je direct leidinggevende is hiervoor nodig!
Verwerk de documenten volgens de opgestelde procedures.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Noem 4 voorbeelden van
documenten die
geadministreerd moeten worden

b. Bankafschriften, rekeningen, klachtenbrieven, verlofaanvragen, ziekmeldingsformulieren, aan- en afwezigheidsformulieren.

Zoek de volgende begrippen en schrijf de betekenis op

1. Actueel                     2. Arbodienst

3. Cao                            4. Discreet

5. Fulltime                   6. Kritisch

7. NAW gegevens     8. Jaarplan

9. Jaarverslag           10. Part-time

11. Periodiek               12. Sanctie

13. Verlof 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Lesdoelen

Je kunt uitleggen:
wat administratie is

welke administratieve taken er zijn

Wat weet je over deze woorden?

wat is verlof? wanneer ben je aanwezig? wanneer ben je afwezig? waarom wil je leidinggevende dat weten?

Wanneer ben je hersteld?

Verzamelen en ordenen financiële gegevens

• Verwerk facturen en nota’s
• Scan de facturen
• Maak kopieën van de facturen, nota’s of declaraties
• Archiveren
• Sturen afhankelijk van de afspraken het origineel naar de boekhouding

www.stichtingpraktijkleren.nl