Les 3 - Mensen en projecten

• Projectmanagement
• MBO
• Studiejaar 2

Projectmanagement - les 3

Lesplanning

• Bespreken Eisenhowermatrix
• Mensen (Projectrollen & analyseren)

Weekplanning

Wk 1: Projecten

Wk 2: Plannen & time-management
Wk 3: Pinksteren

Wk 4: Mensen & vergaderen

Wk 5: Vergaderen

Wk 6: Herhaling lesstof 

Wk 7: Theorietoets

Aan het einde van deze les...

• Weet je hoe een Eisenhowermatrix omgezet kan worden naar een planning 
• Weet je welke verschillende projectrollen er zijn en hoe je deze in kunt zetten
• Weet je welke projectrol het beste bij jou past

De arbeidsmarkt kent vele knelpunten. Dat is van alle tijden, maar elke tijd vraagt weer nieuwe oplossingen. En elk knelpunt vraagt een op maat, creatieve en gedegen aanpak.

Een goed functionerende arbeidsmarkt is cruciaal voor onze welzijnssamenleving. Het hebben van goed werk, en het vertrouwen dat dit in de toekomst ook zo zal zijn, is een belangrijk bestanddeel in het welzijn ervaren van individuen. Succes en continuïteit van organisaties draagt bij aan een welvarende economie en is belangrijk voor onze samenleving als geheel.

Door samen te werken met anderen willen wij praktische en vernieuwende oplossingen bieden voor knelpunten op de arbeidsmarkt. Met het bouwen van stevig gefundeerde bruggen tussen stakeholders kan de arbeidsmarkt veel beter functioneren dan nu vaak het geval is. 

Maak je planning op basis van de prioriteitenmatrix

Een meer drastische, maar misschien betere optie is om je planning om de prioriteitenmatrix heen te bouwen. Als je de methode gebruikt die ik hierboven uitleg, kan het namelijk gebeuren dat je zo veel taken op je lijst hebt staan die in categorie 1 vallen, dat je alsnog niet aan categorie 2 toekomt. Of dat je niet gewend bent om tijd te besteden aan dingen die niet urgent zijn, dus dat er gewoon geen taken in categorie 2 vallen, waardoor je veel tijd besteedt aan taken uit categorie 3.

Om je planning te baseren op de prioriteitenmatrix is het handig om al je taken te verdelen onder deze vier categorieën. Bedenk bij alles of het belangrijk is, en urgent, en zet dat op een lijstje.

Vervolgens ga je je planning vullen op basis van deze lijsten. Hierbij is het belangrijk dat je een inschatting maakt van hoeveel tijd je vandaag hebt, en hoe lang je verwacht dat elke taak zal duren. Daarna doe je het volgende:

Kies bij categorie 1 de dingen die écht vandaag moeten gebeuren en niet tot morgen kunnen wachten en zet die als eerste op je planning.

Kijk hoeveel tijd verwacht te hebben voor overige taken vandaag.

Kies bij categorie 2 zoveel taken dat ze ongeveer 75% van de tijd die overblijft vullen. Dit lijkt veel, maar probeer dit wel na te schreven! Of werk hier na verloop van tijd naartoe.

Kies bij categorie 3 taken die ongeveer 20% van de tijd vullen. Alles wat niet in die 20% past, schuift naar morgen.

Kies bij categorie 4 taken die ongeveer 5% van de tijd vullen. Deze taken zijn niet belangrijk, dus ideaal gezien spendeer je er zo weinig mogelijk tijd aan!

En klaar is je planning! Ook nu voer je de taken weer uit op volgorde van prioriteit, dus eerst alles in categorie 1, daarna categorie 2 enzovoorts.

Wat doe je samen met het projectteam?

Negen Teamrollen

Belbin is een Engelse managementprofessor die heeft uitgevonden dat er 9 verschillende Teamrollen zijn. Ze heten:

Bedrijfsman: de nuchtere aanpakker

Brononderzoeker: de enthousiaste netwerker en ‘ideeënverbinder’

Monitor: de bedachtzame analysator

Plant: de creatieve solist

Vormer: de drijvende kracht

Voorzitter: de neutrale organisator

Groepswerker: de warme sfeerbewaker

Zorgdrager: de perfectionistische afmaker

Specialist: de vakman op zijn eigen terrein

Wil je nu meteen weten welke van deze teamrollen jou goed liggen en welke minder? Maak dan de Korte Belbintest op Mensen in Bedrijf. Vraag je teamleden ook de test te doen. Misschien zie je nu waarom twee teamleden die heel verschillende rollen hebben elkaar altijd in de haren zitten. Je kunt er ook achter komen dat jullie bepaalde rollen missen in jullie team. Heb je zo'n 'teamscan' gemaakt, dan kun je daarna nieuwe afspraken maken zodat iedereen optimaal van zijn teamrollen kan profiteren.

Elke Teamrol levert van nature bepaalde bijdragen aan een team, heeft kenmerkende behoeftes in de samenwerking, moet proberen bepaalde valkuilen te vermijden en kan spanning hebben met andere Teamrollen. Deze vier aspecten van elke teamrol vind je in de teamrolprofielen beschreven.

Doen, denken, voelen of willen, actief of reactief

Als je je er een beetje in verdiept, ga je de rollen herkennen in het gedrag van je teamleden: wat ze doen en wat ze zeggen. Daarbij helpen twee indelingen:

De vier hoofdvoorkeuren: doen, denken, voelen, willen

Actief of reactief gedragen: komen ze meestal zelf met een idee of voorstel of reageren ze vaker op de inbreng van anderen.

Die indeling geeft je al een beter idee van wat je van iemand met die voorkeursrollen kan verwachten.

In de ‘taart’ hieronder zie je elke Teamrol staan in het kwart van zijn voorkeur. De Plant en de Monitor bijvoorbeeld denken veel na. Dat zie je hen ook doen in een vergadering. Het verschil is dat de ideeën van de Plant vanuit hemzelf komen (actief), terwijl de Monitor vooral reageert op ideeën die ingebracht worden (reactief). Je hoort de Monitor vaak zeggen: ‘Zullen we daar nog even over nadenken?’ De Plant zegt: ‘Ik heb wel een idee…’

Schema van de teamrollen van Belbin

De Specialist staat niet in de cirkel. Dat komt doordat de Specialist niet is in te delen in deze categorieën. Hij is ‘een geval apart’. Hij is niet zo’n teamwerker. Dat geldt trouwens ook voor de Plant en de Monitor. Die zijn ook graag solo bezig.

Wat is nu eigenlijk de basis van de teamrollen?

Elke Teamrol kun je zien als een unieke combinatie van de vijf basis-karaktertrekken die iemands persoonlijkheid bepalen: de Big Five. Elke Teamrol bevindt zich ergens op deze schalen:

Extravert – Introvert

Inschikkelijk – Dominant

Zorgvuldig/ordelijk – Ongestructureerd

Rustig/emotioneel stabiel – Onrustig/snel geraakt

Behoudend – Open/vernieuwend

Daarnaast wordt de rol ingevuld met intelligentie. De Plant en de Monitor worden vaak gezien als ‘de bollebozen’. En ten slotte naar wat je waardeert in anderen. De Vormer houdt bijvoorbeeld van mensen die de strijd aangaan. De Brononderzoeker vindt flair en bling bling belangrijk. De Zorgdrager verfoeit onethisch gedrag en de Bedrijfsman vindt dat mensen zich fatsoenlijk moeten gedragen.

Profiteer van verschillen

Besef dat alle rollen een belangrijke bijdrage aan het team leveren. Het is belangrijk dat je aanvoelt dat alle rollen kwaliteiten hebben die nodig zijn om een project goed af te maken. Er is daadkracht nodig, creatieve ideeën, logisch denken, organisatietalent, gezelligheid, nieuwsgierigheid, contacten buiten het team en zorgvuldigheid. Er is geen hiërarchie in rollen.

Soort zoekt soort

Mensen hebben echter de neiging om zich het meest vertrouwd te voelen bij mensen die ongeveer hetzelfde zijn. Je bent gewend aan je eigen rollen en vaak vind je het gedrag dat daarbij hoort ook het nuttigst. Daardoor kun je je ergeren aan mensen met heel andere rollen.

De Bedrijfsman vindt de Plant wazig.

De Vormer vindt dat de Zorgdrager zeurt.

De Brononderzoeker vindt de Monitor te kritisch …

Je ziet vaak teams van allemaal Bedrijfsmannen; soort zoekt soort. Daar komt zeker resultaat uit, maar het is zelden origineel. Je hebt dus verschillen nodig, en het is goed om die diversiteit in je team te benutten.

Sympathie voor ‘eigen’ rollen is herkenbaar

Lot Wijlhuijzen, trainer, coach en deejay, heeft als voorkeursrollen Vormer, Groepswerker en Brononderzoeker. ‘Leuke teamrollen vind ik inderdaad de Vormer, Groepswerker, Brononderzoeker en de Bedrijfsman. Dat zijn toch vooral de gedreven doeners. Ik kan een allergie hebben voor zeikerds en neuzelaars; mensen die graag lang vergaderen over details. Ik denk dat dat de Specialisten, de Monitoren en de Zorgdragers zijn.’

Je hebt meer dan één rol

Ieder mens heeft twee of drie rollen die hij van nature oppakt. Dan is er vaak nog een vierde of vijfde rol die je ook wel kunt nemen, maar dat kost je al veel meer energie. Daar moet je echt bij nadenken. De andere rollen kun je eigenlijk niet goed doen. Als je een echte Brononderzoeker bent en niets van de Zorgdrager in je hebt, dan moeten je teamleden niet aan jou vragen om de eindredactie van het rapport te doen, want je vindt het saai en kijkt over alle foutjes heen. Ze kunnen je beter vragen om die expert te bellen die jullie om advies willen vragen. En als het gesprek dan echt ingewikkeld wordt, geef je de telefoon aan de Specialist.

Vormende Groepswerker/Groepswerkende Vormer

Lot: ‘Als Vormer/Groepswerker/Brononderzoeker breng ik sfeer en samenhang en plezier. Ik geef zo veel mogelijk mensen een rol en betrek iedereen erin. Het groepsproces houd ik goed in de gaten. Is ook nodig in mijn vroegere werk als reisleider en nu als trainer. Ik kan leidend zijn, maar de leiding ook prima aan een ander overlaten. Hou het team met beide benen op de grond. Wel verbindend, stevig en dienstbaar aan de groep maar ik zorg ook voor mezelf. Als reisleider ben ik sturend en bindend maar ik ben ook echt zelf onderdeel van de groep. Daaraan merk je hoe de rollen elkaar onderling beïnvloeden en je eigenlijk ook een bepaald beroep in sturen.’

De rollen die je het makkelijkst neemt, hoeven niet per se in dezelfde hoek van denken of doen te zitten. Je kunt Plant zijn en Vormer. Dan houd je van verzinnen hoe het moet en je hebt ook de wil om je idee door te zetten. De combinatie van je twee of drie voorkeursrollen maken jou uniek.

Perfectionistische groepswerker

Petra Rooijakkers, senior redacteur, heeft als voorkeursrollen Groepswerker, Zorgdrager en Monitor. ‘Ik zorg er graag voor dat iedereen zich prettig voelt binnen een team en dat iedereen zich gewaardeerd voelt. Dat is mijn Groepswerker-kant. Ik doe dat door regelmatig te laten weten dat ik het resultaat van het werk van anderen op prijs stel. En ik toon ook regelmatig belangstelling voor het wel en wee van mijn collega's; wat hebben zij in het weekend gedaan, gaat het goed met ze, dat soort dingen.

Ik spring bij als het nodig is, voel me niet geroepen me aan mijn functieomschrijving te houden, die zegt me ook niet zoveel. Ik stop ook brieven in enveloppen als dat nodig is.

Ik vind het prettig om te overleggen, zodat dingen gezamenlijk tot stand komen.

Ik houd niet van half werk, en zal me daarom inspannen om de kwaliteit van het eindproduct zo hoog mogelijk te laten zijn. Vinden meerdere mensen dat het zo wel goed genoeg is, dan neem ik het werk desnoods in het weekend mee naar huis om de puntjes op de i te zetten. Daaraan herken je mijn Zorgdragerrol. Soms lastig, maar het maakt me wel tot een heel goede redacteur.’

Je rollen beïnvloeden elkaar

Als je de rolbeschrijvingen leest, klinken ze een beetje als karikaturen. De Vormer is een dwingeland. De Brononderzoeker kan geen vijf minuten stil zitten. De Specialist is een nerd. Iemand valt nooit helemaal samen met die rol. De andere rollen halen de scherpe kantjes er af. De Vormer kan ook Groepswerker en Bedrijfsman zijn.

Met 4 of 5 mensen toch een compleet team

Een team bestaat nooit uit 9 mensen die allemaal een andere rol hebben. Het ideale team bestaat uit vier tot zes mensen. Bij de samenstelling is er waarschijnlijk helemaal geen rekening gehouden met jullie teamrollen. Het is toeval of jullie zijn alleen op deskundigheid geselecteerd. Hoe kun je dan een divers team zijn?

De kans is groot dat wèl bijna alle teamrollen vertegenwoordigd zijn als je ook naar de tweede en derde rol kijkt. Het mooie is dat ieder nu kan kiezen vanuit welke rol hij zijn bijdrage gaat leveren zodat de teamleden elkaar optimaal aanvullen. Hoe dat werkt, lees je in Je teamrollen optimaal inzetten.

Teamrollen gebruiken om echt goed samen te werken

Weet je het eenmaal, dan is het de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het team om:

Elkaars rollen te respecteren, de kwaliteiten die daarbij horen te waarderen en ieder zoveel mogelijk op de manier te laten werken die hem het beste past. Houd daar ook rekening mee met plannen

De taken in een project zo te verdelen dat ieder doet waar hij goed in is

Bij rollen die dubbel vertegenwoordigd zijn, af te spreken wie wanneer zijn voorkeursrol neemt, zodat je niet concurreert

Samen rollen op te vangen die je mist in het team

Dus, ken jezelf en die anderen met wie je de klus klaart

Je hebt echt iets aan de Teamrollen van Belbin onder de volgende voorwaarden:

Je kent je teamrollen en weet daarmee hoe jij het beste in een team functioneert. Zoek het op in de profielen van je teamrollen.

Je kunt optimaal van teamrollen profiteren door bij voorbeeld de taakverdeling erop aan te passen

en jij???

https: