Les 7 BT 2: Personeelsdossier & Klantvolgsysteem

• Beroepstaak 2
• MBO
• Studiejaar 1

Personeelsdossier

Gegevensverwerking

Planning

- Opfrissen

- Lesdoelen

- Uitleg Gemba en PAS2

- Aan de slag

- Quiz

- Slottest

Welk medewerker gebruikt welke informatie?

Aantal medewerkers en afmeldingen/ ziekmeldingen

Bestellingen en voorraad

Omzetcijfers en winst

Aantal medewerkers 
en deelnemers introductiebijeenkomst 

Promotiecampagne en voorraad  

Magazijnmeester

Directeur

Roostermaker

Medewerker personeelszaken

Verkoper

Welke begrip past niet bij een dossier?

1. Procedure
2. Verzameldossier
3. Voorraad
4. Beveiliging

Een checklist is een voorbeeld van een procedure

1. Waar
2. Niet waar

Een dossier is een voorbeeld van een procedure

1. Waar
2. Niet waar

Personeelsdossier

Wat weet je nog van de afgelopen les over personeelsdossier? 

Lesdoelen

• Je kunt controleren of een dossier compleet is met behulp van een checklist.
• Je kunt wijzigingen verwerken in het personeelsdossier.
• Je kunt acties toevoegen aan en terugvinden in een actielijst.
• Je kunt ingevoerde gegevens controleren en aangeven wat er moet gebeuren als er fouten zijn.

1. Personeelsdossier, wat en waarom

• Dossierbeheer
• Personeelsdossier
• Ga aan de slag met ''Personeelsdossier 1'' opdracht 1: Personeelsdossier, wat en waarom 

Dossierbeheer is het beheren, oftewel maken, ordenen, bijhouden en aanpassen van dossiers. 

Elke medewerker heeft zijn eigen personeelsdossier, hierin staan gegevens als adres, diploma’s, arbeidsovereenkomst, IBAN-nummer en gegevens van een eventuele partner. 

2. Zoeken in personeelsdossier

Nu ga je aan de slag met een digitaal dossier. De eerste stap is om gegevens op te zoeken. Bij deze opdracht leer je hoe dat moet! 

Opdracht A: Gemba (individueel)

Opdracht B: Vragen beantwoorden (individueel)

Aan de slag- Gemba 

Opdracht 4 (20 min > nakijken)

5, 6 zelfstandig (30 min)

Uitwerking

opdracht 4

Aan de slag -  Gemba 

Opdracht 7 in tweetallen

Lesdoelen

• Je kunt controleren of een dossier compleet is met behulp van een checklist.
• Je kunt wijzigingen verwerken in het personeelsdossier.
• Je kunt acties toevoegen aan en terugvinden in een actielijst.
• Je kunt ingevoerde gegevens controleren en aangeven wat er moet gebeuren als er fouten zijn.

Wie hebben GEEN toegang tot het personeelsdossier?

1. De Belastingdienst
2. De directeur
3. De leidinggevende van de werknemer
4. De werknemer (tot zijn eigen dossier)

De zogenaamde NAW-gegevens van een personeelslid hebben betrekking op:

1. Het arbeidscontract
2. Het adres
3. De functie
4. De Nieuwe Afspraken over het Werk

Wat mag er niet in een personeelsdossier staan?

1. Afspraken over promotie/demotie
2. Medische gegevens
3. Verlof en vakantiedagen
4. Waarschuwingen

Het belangrijkste verschil tussen een Personeelsdossier en ‘gewoon’ dossier is?

1. De bewaartermijn
2. De manier van opslaan
3. De omvang van het dossier
4. De privacy

Maak de slottest!

De slottest bestaat uit verschillende opdrachten. De vragen hiervoor zijn van deel a

Klantvolgsysteem 1 

Customer Relationship Management

• Hoeveel klanten- en ledenpasjes heb jij? 
• Bij hoeveel websites heb je een account aangemaakt ‘om het verloop van uw bestelling te kunnen volgen’ of ‘zodat je de volgende keer niet weer al je gegevens hoeft in te vullen’?

Dit betekent dat je in het klantsysteem van dit bedrijf staat. In het Engels noemen we dit een CRM-systeem. CRM is de afkorting voor Customer Relationship Management. 

Herken je een van deze mails? 

• Uitnodiging van je favoriete kledingwinkel voor een show van de nieuwe collectie.
  
• Bericht van de tandarts dat het tijd is voor je halfjaarlijkse controle
  
• Webwinkel die vraagt hoe het product is bevallen
  
• E-mail van de garage voor bandenwissel
  
• Spaarpuntenactie bij de dierenwinkel of drogisterij
  
• Speciaal voor jou geselecteerde aanbieding bij de supermarkt

Herken je ze? En hoeveel zaten er in jouw mailbox de afgelopen week?

Al deze mails hebben één ding gemeen. Je krijgt ze omdat jij als klant je gegevens hebt achtergelaten bij het bedrijf

Welke klantgegevens leg je als eerste vast in een CRM-systeem

1. Bedrijf en telefoonnummer
2. Naam, functie en bedrijf
3. Naam , telefoonnummer, functie en bedrijf

Welke gegevens kun je vervolgens bekijken?

e-mails, gesloten deals, gesprekken en notulen. 

Op wat voor manier zie je de omzet van je bedrijf?

1. Op spreadsheets
2. In een oogopslag
3. De omzet kun je niet zien

Je hebt nu gehoord dat CRM staat voor 

De R in CRM staat in het Nederlands voor

Dit woord is verreweg het belangrijkste onderdeel van deze afkorting. Relaties vormen een brug tussen jouw zakelijke aanbod en de wensen van je klanten.

 

Het belangrijkste doel van een CRM-systeem voor een bedrijf is dat het de kwaliteit en de duur van de relatie met klanten kan verbeteren. Door 

met de klant zorg je voor loyale klanten. 

Customer Relationship Management.

een betere band

relaties

Social media

Met een CRM-systeem ben je in staat het

 te organiseren, zodat het afhandelen van de verkoop duidelijker en efficiënter verloopt. Wanneer er in het proces iets niet op tijd of op de juiste manier verloopt, krijg je een

 

 zodat je actie kunt nemen.

Klantcontact heb je via veel verschillende media. Persoonlijk en telefonisch contact zijn belangrijk, maar ook de bedrijfswebsite, e-mail en

 

worden gebruikt. Het CRM-systeem zorgt ervoor dat alle informatie vanuit deze media centraal opgeslagen wordt. Het zorgt er ook voor dat al deze media optimaal gebruikt kunnen worden in jouw contact met de klant. 

verkoopproces

signaal

social media

e-mailmarketing

rapporten

Een CRM-systeem heeft de optie om een groep klanten tegelijk een e-mail met bijvoorbeeld een nieuwsbrief te sturen. Dit noem je

De hoeveelheid data die in het CRM-systeem staat, levert veel gegevens op over de bedrijfsvoering. Dit is fijn voor het management. Met behulp van

 

 zie je in een oogopslag wat de omzet is of bijvoorbeeld de doorlooptijd van een order.

e-mailmarketing

rapporten en grafieken

relaties

social media

relaties

Aan de slag met opdracht 2!

In het virtuele kantoor Gemba zit de CRM-applicatie AVS. Dit pakket is speciaal ontwikkeld voor autoverhuurbedrijven.

Met het AVS kun je alle gegevens van je klanten handig documenteren en je hebt inzicht in je reserveringen, de beschikbare huurauto’s en de omzetgegevens. 

Wie hebben GEEN toegang tot het personeelsdossier?

1. De belastingdienst
2. De directeur
3. De leidinggevende van de werknemer
4. De werknemer (tot zijn eigen dossier)

De zogenaamde NAW-gegevens van een personeelslid hebben betrekking op:

1. Het arbeidscontract
2. Het adres
3. De functie
4. De nieuwe afspraken over het werk

Wat mag er niet in een personeelsdossier staan?

1. Afspraken over promotie
2. Medische gegevens
3. Verlof en vakantiedagen
4. Waarschuwingen

Het belangrijkste verschil tussen een Personeelsdossier en ‘gewoon’ dossier is:

1. De bewaartermijn
2. De manier van opslaan
3. De omvang van het dossier
4. De privacy

Fouten in een dossier zijn niet acceptabel. Bij welke actie ontstaan de meeste fouten?

1. Bij het aanleveren foute gegevens
2. Bij het invoeren van gegevens
3. Bij het controleren van de gegevens
4. Bij het opslaan van de gegevens