24boost Financieel afhandelen kantoorzaken

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken
Boom Digitaal
MA2 - 25 mei 2021
1 / 22
suivant
Slide 1: Diapositive
DirectiesecretaresseMBOStudiejaar 2

Cette leçon contient 22 diapositives, avec diapositives de texte.

time-iconLa durée de la leçon est: 60 min

Éléments de cette leçon

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken
Boom Digitaal
MA2 - 25 mei 2021

Slide 1 - Diapositive

(Kantoor)voorraad
  • Hoeveelheid die voor handen is
  • Voorbeelden: papier, cartridges, schrijfgerei, schrijfblokken, nietmachines, perforators
  • Soms ook: koffie, thee etc. of kantoormeubilair zoals ladeblokken, hangmappen en soms ook usb-sticks, mobiele telefoons.

Slide 2 - Diapositive

Voorraadbeheer
  • Alle activiteiten rond het bestellen en in voorraad houden van goederen
  • Logistiek = beheersen van de goederenstroom.
  • Voorraadbeheer is logistiek proces: inkoop, ontvangst, opslag, uitgifte en administratie van kantoorartikelen.
  • Voorraadbeheer en controle
  • Zelf bestellen of via leverancier
  • Bestelfrequentie en kostenbewustzijn
  • Kwantumkorting
  • Standaard bestellijst samenstellen en aanpassen

Slide 3 - Diapositive

Administratie
  • (Bepalen) minimumvoorraad
  • Bijhouden van de voorraad (digitaal in een voorraadspreadsheet)  en regelmatig tellen
  • Administratieve voorraad vs daadwerkelijke voorraad
  • Signaleren tekorten en overschotten
  • Contact met leverancier

Slide 4 - Diapositive

Minimumvoorraad
  • Beginvoorraad bepalen
  • Minimumvoorraad bepalen
  • Formule: Minimumvoorraad = afzet x levertijd. Afzet (per dag) = afname van een artikel in een bepaalde periode : het aantal dagen in die periode
  • Minimumvoorraad en voorraadspreadsheet
  • Let bij het bestellen op de levertijd en het bestelmoment

Slide 5 - Diapositive

Levensmiddelenvoorraad
  • Te maken met houdbaarheidsdata (geldt ook voor cartridges!)
  • THT: bij voedingsmiddelen die niet snel bederven. Garantie tot deze datum, na deze datum nog wel zonder gevaar te gebruiken. Kwaliteit gaat wel achteruit. Wel onderscheid tussen ongekoelde en gekoelde producten.
  • TGT: bederfelijke voedingsmiddelen. Moet altijd een bewaarinstructie op staan 

Slide 6 - Diapositive

Offertes aanvragen
  • Logisch om bij meerdere leveranciers offertes op te vragen en prijzen en aanbod te vergelijken. Soms kan dit ook via een website.
  • Let ook op betrouwbaarheid en snelheid van de levering, kwaliteit, garantie, onderhoudscontracten, betalingsvoorwaarden etc. 

Slide 7 - Diapositive

Offertes
  • Vaste en vrijblijvende offertes
  • Onderdelen van een offerte (zie theorie)
  • Kortingen: kwantumkorting, staffelkorting
  • Prijs inclusief en exclusief btw

Slide 8 - Diapositive

Kritisch goederen inkopen
  • Koopcyclus en leveranciersvergelijking
  • Budget
  • Prijs-kwaliteitverhouding
  • Decision Making Unit (DMU)

Slide 9 - Diapositive

Inkoopregister
Lees dit goed door. 
Vind ik wat minder belangrijk. 

Slide 10 - Diapositive

Maak nu de opdrachten 
5  -  6  -  7  -  10
11  -  12 - 14 - 19

Slide 11 - Diapositive

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken
Boom Digitaal
MA2 - 8 juni 2021

Slide 12 - Diapositive

Bestellen
  • Verschil tussen inkopen en bestellen
  • Inkopen: nieuwe afspraken met leverancier. 
  • Afsluiten overeenkomst om nu of later een hoeveelheid goederen te krijgen tegen een zo gunstig mogelijke prijs en gunstige voorwaarden.
  • Bestellen: routinehandeling op basis van eerder gemaakte afspraken.
  • Manieren om te bestellen: telefonisch, schriftelijk, elektronisch, persoonlijk bij vertegenwoordiger, mondeling bij verkoopbalie

Slide 13 - Diapositive

Bestelling, order en ordertraject
  • Bestelling en order is hetzelfde
  • Ordertraject: stappen die doorlopen worden vanaf het opnemen van een bestelling tot en met de levering en betaling van de producten
  • Bestelling - bevestiging - levering - (track-en-tracecode) - bezorging - controleren levering - betaling
  • Aankopen eventueel afstemmen met andere afdelingen

Slide 14 - Diapositive

Bestelbon en orderbevestiging
  • Bestelbon: overzicht van wat je besteld hebt. Tegenwoordig vaak digitaal (op scherm)
  • Orderbevestiging: bevestiging van de bestelde artikelen.
  • Op de orderbevestiging staat het bestelnummer (ordernummer of inkoopordernummer). Dit nummer staat ook op de pakbon en de factuur. Met dit nummer kan de leverancier de bestelling terugvinden in het systeem
  • Elementen van een orderbevestiging (zie theorie)

Slide 15 - Diapositive

Controleren levering en retourzending
  • Controleren: kwalitatieve controle en kwantitatieve controle
  • Checken bestelling, orderbevestiging, vrachtbrief en pakbon
  • Belang van controleren van de levering
  • Bij akkoord betaling factuur
  • Retourneren van artikelen (contact met leverancier of retourprocedure volgen)

Slide 16 - Diapositive

Checklist ordertraject
VK-17 is een samenvatting van het voorgaande. Hierin zijn de verschillende achtereenvolgende onderdelen van het ordertraject beschreven. 

Slide 17 - Diapositive

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden
  • Algemene voorwaarden maken duidelijk welke rechten en plichten klant en leverancier hebben.
  • Voorbeelden: regeling rondom retouren, klachtenregeling
  • Leverings- en betalingsvoorwaarden zijn onderdeel van algemene voorwaarden
  • Wettelijke verplichting webshops

Slide 18 - Diapositive

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden
  • Leveringsvoorwaarden beschrijft alles wat met verkoop en levering te maken heeft (levertijd, garantie, annulering bestelling, bezorg-/ verzendkosten)
  • Betalingsvoorwaarden gaan over de wijze waarop betaling van facturen plaats moet vinden.

Slide 19 - Diapositive

Facturen
  • Eisen aan facturen (Belastingdienst)
  • Factuurnummer 
  • Controleren van facturen en eventueel contact met leverancier
  • Btw
  • Controleren, goedkeuren en verwerken van facturen
  • Acties bij onjuiste gegevens op factuur
  • Betalingstermijn - indien niets is vastgelegd vaak 30 dagen, vaak is dit opgenomen in de voorwaarden of in offerte of factuur

Slide 20 - Diapositive

Samenwerking met Financiën
  • Controle afdelingskas
  • Bijgestelde factuur
  • Urenadministratie project
  • Budget (kerstpakketten)
  • Debiteuren (klanten die op rekening gekocht hebben, het bedrijf krijgt nog geld, een vordering)
  • Crediteuren (leveranciers die op rekening geleverd hebben, het bedrijf moet nog geld betalen, een schuld)

Slide 21 - Diapositive

Maak nu de opdrachten
20 - 21 - 22 - 23 - 24 - 26 - 27

Slide 22 - Diapositive