Les 5: Facturatie & AfterSales

Les 5: Facturatie & AfterSales

Wat is het doel van deze les:

• Dat je weet wat facturatie inhoudt;
• Dat je weet hoe een factuur is opgebouwd;
• Dat je weet wat debiteuren- en crediteurenbeheer is;
• Dat je weet wat AfterSales inhoudt;
• Dat je weet hoe je meer omzet kunt genereren uit AfterSales.

Wat weet je nog?

Wat gaan we vandaag doen:

• Wat is facturatie en een goede factuur;
• Debiteuren-, crediteurenbeheer;

• AfterSales.

Facturatie

Een belangrijk onderdeel van relatiebeheer is het onderhouden van een goede relatie met je klanten en leveranciers. Een belangrijk onderdeel van een zakelijke relatie is de geldstroom tussen de bedrijven. Bedrijven doen betalingen op basis van facturen.

Als een bedrijf een product of een dienst levert, stuurt het ook meteen een factuur. Dit is de rekening voor het geleverde product of de geleverde dienst. De factuur wordt meestal digitaal verstuurd, maar kan soms ook per post komen. Meestal zal de financiële administratie de facturen maken. En komt er een factuur binnen voor een product dat aan het bedrijf geleverd is, dan zal die vaak ook door de financiële administratie afgehandeld worden.

Maar als logistiek supervisor zul je soms wel informatie aanleveren voor een factuur. Of je moet controleren of de factuur die bij een levering zit wel klopt. Staan er bijvoorbeeld niet te veel producten op de factuur en is er wel rekening gehouden met eventuele prijsafspraken of kortingen?

Hoe ziet een factuur eruit?

Wat is BTW?

1. 21%
2. belastingtarief
3. teruggave
4. 9%

BTW

Btw staat voor Belasting over de Toegevoegde Waarde. Het is een bedrag dat een bedrijf moet berekenen over de nettoprijs van een product of dienst. Dit is meestal 21%, maar het kan ook 9% zijn bij bepaalde diensten of in een enkel geval 0%. Levert een bedrijf goederen of diensten aan een ondernemer buiten Nederland, dan hoeft geen btw te worden gerekend. Als het om goederen gaat, dan moet op de factuur staan dat de btw verlegd is. Als het om diensten gaat, dan moet op de factuur het 0%-tarief worden toegepast.

Op internationale facturen kom je de term VAT tegen. Dit is de Engelse vertaling van btw en staat voor Value Added Tax.

Opdracht 

Opdracht 

Bekijk de factuur en beantwoord de vragen;

Naar welk rekeningnummer moet je het bedrag overmaken?

Voor welke datum moet de factuur betaald zijn?

Wat is het btw-bedrag?

Staat het btw-bedrag apart vermeld op de factuur?

Licht je antwoord toe.

Verwerk in je portfolio!

Debiteurenbeheer

Debiteuren zijn klanten en relaties die producten hebben gekocht of diensten geleverd hebben gekregen, maar hier nog niet voor hebben betaald. Als bedrijf moet je ervoor zorgen dat klanten hun facturen op tijd betalen. Hier zijn richtlijnen voor, zoals de betalingstermijn. Deze bedraagt meestal een maand of 30 dagen, maar je kunt ook afwijkende afspraken maken.

Als logistiek supervisor ben je medeverantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Het doel van debiteurenbeheer is ervoor zorgen dat relaties hun rekeningen betalen. 

Debiteurenbeheer bestaat uit:

• ervoor zorgen dat facturen op tijd worden verstuurd;
• het bijhouden van overzichten van alle debiteuren en de hoogte van de bedragen die zij nog moeten betalen;
• ervoor zorgen dat betalingen van debiteuren op tijd worden ontvangen en betalingsachterstanden afhandelen;
• het bijhouden van een overzicht van dubieuze debiteuren: klanten die waarschijnlijk niet gaan betalen.
  

Het hangt af van het bedrijf waar je werkt welke onderdelen van het debiteurenbeheer precies bij jouw taken horen. Grotere bedrijven hebben een administratieve afdeling die een groot deel van het debiteurenbeheer uitvoert. Werk je bij een kleiner bedrijf, dan zul je veel taken zelf uitvoeren.

Crediteurenbeheer

Tegenover debiteuren staan de crediteuren. Dit zijn personen of bedrijven van wie het bedrijf waar jij werkt wat gekocht heeft, maar die nog niet zijn betaald. Je kunt denken aan goederen, maar bijvoorbeeld ook aan leveranciers van elektriciteit en telefonie. Je betaalt pas achteraf voor je telefoonkosten en voor de elektriciteit die je gebruikt hebt. 

Het bijhouden van crediteurenoverzichten wordt in grote bedrijven vaak door de administratieafdeling uitgevoerd.

Als logistiek supervisor ben je medeverantwoordelijk voor het crediteurenbeheer. Het doel van crediteurenbeheer is ervoor zorgen dat jouw bedrijf op tijd zijn rekeningen betaalt, zodat de bedrijfsvoering niet in gevaar komt.

Crediteurenbeheer bestaat uit:

• ervoor zorgen dat binnenkomende facturen netjes worden geregistreerd;
• inkomende facturen controleren op juistheid;
• het onderhouden van overzichten van alle crediteuren en de hoogte van de bedragen die je nog aan hen moet betalen;
• het inplannen van de maandelijkse en jaarlijkse betalingen;
• het betwisten van onjuiste facturen.

Crediteurenbeheer

Elk bedrijf zal de facturen van leveranciers zo veel mogelijk op tijd moeten betalen. Wat op tijd is, staat beschreven in de betalingsvoorwaarden die zijn afgesproken. Op tijd betalen is belangrijk. Als je bedrijf de facturen van crediteuren te laat betaalt, kan de crediteur de betaling opeisen. De crediteur wordt dan een schuldeiser. Dit zal ook betekenen dat de crediteur tijdelijk geen producten meer aan je bedrijf levert. Hiernaast kan het je bedrijf imagoschade opleveren doordat je bekend komt te staan als wanbetaler. Nieuwe leveranciers willen in de toekomst dan mogelijk geen zaken met je doen.

Opdracht

Op welke datum moet de betaling uiterlijk bij je crediteur binnen zijn?

Reken uit en vul de tabel aan. Verwerk in je portfolio!

Wat is AfterSales?

Aftersales is het contact opnemen met een klant nadat hij een product of dienst bij je heeft gekocht. Bij B2C verkoop gebeurt aftersales vaak alleen bij duurdere aankopen, maar vooral bij B2B verkoop is het een erg belangrijk onderdeel van het klantcontact.

Waarom is AfterSales zo belangrijk?

• Je vergroot de kans dat de klant bij je terugkomt. Om klanten tevreden te houden, is het belangrijk om aftersales toe te passen. Je laat op deze manier weten dat je de klant niet vergeten bent. Hierdoor is de kans groter dat de klant op een later moment terugkeert om nog eens een aankoop bij je te doen. Verkopen is namelijk mensenwerk. En mensen houden van persoonlijk contact. Van het gevoel dat iemand naar ze omkijkt.
  
• Kans op krijgen van feedback en het vragen naar opmerkingen of onduidelijkheden. Een ander belangrijk voordeel dat je met aftersales kunt bereiken, is dat je feedback kan vragen aan de klant. Dit kun je vervolgens zelf weer verwerken. Bijvoorbeeld door een aanpassing aan je product of dienst te doen. Of aan je manier van communiceren. Daarnaast kun je ook vragen of er nog vragen zijn waarmee je kunt helpen. Vooral bij het verkopen van een dienst is dit nogal eens aan de orde.

Hoe kun je meer omzet halen uit AfterSales?

Hoe kun je meer omzet halen uit AfterSales?

• Upselling; Je kan een aanvulling op je product of dienst verkopen wanneer je na je verkoop opnieuw contact opneemt met een klant om te vragen hoe de aankoop is bevallen.
  
• Cross-selling; Ook kun je tijdens je aftersales-belletje cross selling inzetten om nog meer omzet te maken. Je verkoopt dan een ander product of een andere dienst dan het product of de dienst die de klant eerder heeft gekocht. Zorg dat je hierin in de vraagstelling naartoe werkt en dat je vooraf goed uitzoekt wat eventueel nog meer interessant kan zijn voor je klant.
• Deepselling; Bij deep selling verkoop je de klant meer van hetzelfde. Weet je bijvoorbeeld dat de klant het aangeschafte product later nog een keer nodig heeft? Dan kun je hier tijdens het doen van aftersales op inspelen door hetzelfde product nog eens te verkopen.

Opdracht 

Wat is cross-selling, up-selling en deep-selling?

Maak concreet aan de hand van voorbeelden.

Verwerk in je portfolio!

De inhoud van deze les is me duidelijk, inclusief de portfolio opdrachten:

1. Yes!
2. Inhoud wel, maar portfolio niet
3. Ik vind het lastig
4. Inhoud niet, maar portfolio wel

Inhoud portfolio:

• Opdracht factuur;
  
• Opdracht crediteuren;
• Opdracht AfterSales.