HRM Theorie Dossiervorming

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 3

HRM personeelssystemen

Broekroelofs

Werkproces W3

Is een organisatie wettelijk verplicht om een personeelsadministratie bij te houden?

1. ja
2. nee

Agenda voor deze week

E-mail bespreken Jurimix W2

Theorie rondom dossiervorming

Opdrachten SPL

Waarom moeten organisaties zich aan strenge regels houden als ze personeelsgegevens vastleggen

Om welke regels gaat het

- binnen 2 maanden arbeidsovereenkomst

- gegevens voor salarisadministratie

- verslagen officiële gesprekken

- Conform AVG

Maar natuurlijk is het ook handig voor het HRM-management om alle informatie te hebben

Waar heeft de AVG mee te maken?

1. Verzekering
2. Persoonsgegevens
3. Veiligheid
4. Brand

AVG

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de belangrijkste privacywet. Hier vindt u basisinformatie over de AVG, privacy en persoonsgegevens.

Autoriteit, bewaker van de wet

Website

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Rechten en plichten AVG

Overheden, bedrijven en verenigingen moeten voorzichtig zijn met de (digitale) persoonsgegevens die zij verzamelen. Zij moeten duidelijk maken welke gegevens zij hebben en wat ze daarmee doen. Persoonsgegevens moeten ook veilig bewaard worden.

Plichten verwerker van gegevens

rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie;

doelbinding;

dataminimalisatie;

juistheid;

opslagbeperking;

vertrouwelijkheid en integriteit.

Rechten betrokkenen

Uw privacyrechten gebruiken.

Voor organisaties: privacyrechten in de praktijk.

Recht op informatie.

Recht op inzage.

Voor organisaties: recht op inzage in de praktijk.

Recht op rectificatie.

Recht op gegevens verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking.

Er zijn 3 soorten personeelsdossiers

1. individueel dossier

2. collectief dossier

3. salarisdossier

Individueel dossier

Er zijn geen wettelijke voorschriften. Verstandig om er bijv. in te zetten: persoonlijke gegevens, naw, bankrekening, cv, diploma's, arbeidsovereenkomst, functioneren, afspraken, waarschuwingen, loopbaanontwikkeling, etc.

Salarisdossier

Bijv: afspraken salaris, loonbeslagen, onkostenvergoeding, autoregeling, pensioengegevens, collectieve ziektekosten, salarisstroken, jaaropgaven, etc

Collectief dossier

Bijv: ziek- en herstelmeldingen, kopieën- personeels- of stamkaarten, vakantieregistratie per medewerker

Bewaren van het personeelsdossier

- gegevens moeten veilig bewaard worden

- werkgever mag alleen met toestemming van werknemer gegevens verstrekken

- medewerker heeft recht op inzage

- medewerker mag gegevens laten veranderen/aanvullen

- dossiers moeten tussen 1-7 jaar bewaard blijven

Kengetallen

- leeftijdsopbouw

- opleidingsniveau

- ziekteverzuimpercentage

- gemiddeld loon

- percentage contracten (on)bepaalde tijd

- percentage gewerkte uren door parttimers

-in- en uitstroom  personeel

- personeelsbudget

- arbeidsproductiviteit (omzet/stuks)

Salarisadministratie

Bedrijven hebben zelf een salarisadministrateur, schakelen een administratiekantoor in of schakelen een payrollbureau in

Loonstrook en jaaropgaaf

Loonstrook: per maand

- De overeengekomen of gewerkte uren

- Het tijdvak waarvoor de loonstrook geldt

- Het minimumloon dat voor dit tijdvak geldt(ook als het salaris hoger is dan het minimumloon)

- Onkostenvergoedingen

- Vakantierechten

- De ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies

Jaaropgaaf: per jaar

Op de jaaropgave staat een overzicht van het loon en de ingehouden premies volksverzekering. Deze opgave krijgt de medewerker in februari, na de afronding van het jaar. De medewerker heeft deze opgave nodig voor de aangifte inkomstenbelasting. Hij kan de opgave ook gebruiken bij het krijgen van bepaalde uitkeringen en subsidies.

Vragen?