Training Microsoft Office - Outlook

• Mediawijsheid
• Middelbare school
• mavo, havo
• Leerjaar 1

Goedemorgen!

In deze training ga je aan de slag met volgende basisbeginselen van Outlook:

1. Mappenstructuur aanmaken

2. Categorieën maken

3. Van een mail een taak maken

4. Agenda beheren

Start Lessonup

Start Lessonup en meld je met de 4-cijfercode aan bij deze training.

Waarvoor gebruik jij je mail?

1. Alleen om te mailen
2. Voor het mailen en in mijn agenda kijken.
3. Voor mailen, afspraken maken en agenda bijhouden.
4. Ik gebruik alles al binnen Outlook.

Wist je dat je je lessen en afspraken (Magister) in Outlook kan zien?

1. Ja
2. Nee
3. Wel van gehoord?!

Bij wie zoek je hulp als je het bent vergeten?

1. Bij de ICT-balie
2. Bij collega's
3. Bij een ICT-coach
4. Is mij nog niet overkomen/ Bij niemand, ik laat het zitten.

(Leer)doel:

Aan het einde van deze training weet je:

• hoe je een heldere mappenstructuur aanmaakt om tijd te winnen bij het leegmaken van je inbox;
• hoe je in een map categorieën kan aanmaken om overzicht te houden;
• hoe je van een mail een taak kan maken;
• hoe je je agenda kan beheren.

Mappen aanmaken

• Klik in het linker venster op  > Postvak IN
• Klik met de rechtermuisknop op > Postvak IN
• Kies Nieuwe map...
• Geef deze map een passende naam

Let op! Je kan ook in de bovenste balk voor de knop 'Map' kiezen en vervolgens een nieuwe map aanmaken!

Mappen aanmaken

Klik hier voor meer uitleg over het aanmaken van een map in Outlook!

Mappenstructuur

Voor een goed overzicht is het van belang om je inbox leeg te maken.
Een manier om dit snel te doen, is door te werken met
gerichte mappenstructuur:

1. Urgent

     2. Plannen

     3. Delegeren

     4. Opgeruimd

Urgent

Plannen

Delegeren

Opgeruimd

Je moet iets met deze mail doen en/of je moet de inhoud van die mail binnen een dag uitvoeren.

De uitvoering van de mail kan later.

Als
iemand anders iets met de mail moet doen met tekst of uitleg van jou

Hierin
komen mailtjes die helemaal afgehandeld zijn.

Categorieën maken

De vraag is hoe je structuur kan aanmaken in een map zonder
submappen. Daarvoor ga je gebruikmaken van categorieën. Je kan op deze manier mailtjes snel terugvinden. Daarnaast kan je een mail ook in meer categorieën plaatsen.

Categorieën maken

Nog even in een korte samenvatting:

 

• Kies Categoriseren
• Kies vervolgens Alle categorieën
• Let op! Verwijder alle standaard categorieën van Microsoft!
• Klik tot slot op Nieuw en ga aan de slag met het maken van eigen categorieën.

Categorieën maken

Op deze manier kan je dus werken met mappen en submappen:
1. Organisatie

1.1 BILA

1.2 Loonstrookjes

1.3 Interne post

1.5 Activiteiten

1.5.1 Minilessen

1.5.2 Sectorwerkstuk

Wat zal voor ons de belangrijkste functie van Outlook zijn

1. Bijhouden van taken
2. Bijhouden van contactpersonen
3. Mailen
4. Bijhouden van afspraken

Mail naar taak

Om taken voor jezelf bij te houden, werk je nu misschien met plakkertjes, notitieboekjes, sticky notes op je laptop of andere mogelijkheden.

De nodige mailtjes kan je als taak wegzetten en in een gestructureerde overzicht krijg je snel inzage in de (komende) taken.

Mail naar taak

Let op! Zorg ervoor dat je bij je onderwerp aangeeft hoeveel tijd je eraan zou willen spenderen. Daarnaast is het van belang dat de begin- en vervaldatum hetzelfde zijn.

Denk jij dat je deze manier gaat inzetten?

1. Ja, het lijkt me erg prettig en overzichtelijk.
2. Nee, want ik vind het te ingewikkeld.
3. Op dit moment nog geen belang bij!

Taak koppelen aan je agenda

 

• Ga naar Agenda
• Ga vervolgens naar het tabblad Beeld (bovenin)
• Klik op Takenlijst vandaag en zet deze functie op Normaal.

Onderin je agenda zie je nu ook je takenlijstje!

Taak koppelen aan je agenda

Klik hier voor de uitleg over hoe je een taak koppelt aan je agenda en kom er ook achter hoe je een taak kan verplaatsen!

Einde training Outlook 

Dit is het einde van een training over de basisbeginselen van Outlook. Klik nog een slide verder voor handige tips om te werken met je agenda binnen Outlook.

Hopelijk heb je voldoende informatie om aan de slag te kunnen, maar pak deze training er nog eens rustig bij!

Succes!!