PPO leerjaar 2 profiel E&O module 3 Secretarieel

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 2

Economie en Ondernemen

Profiel Economie en Ondernemen

Met het profiel Economie en Ondernemen kun je in 

een winkel, op kantoor of in een magazijn werken. 

Ook kun je ervoor kiezen om een eigen bedrijf te beginnen.

Profiel Economie en Ondernemen

Commercieel

Logistiek

Secretarieel

Administratie

4 keuzevakken

Secretarieel

Als je bij secretarieel werkt moet je inkomende en uitgaande post verwerken.

Je ontvangt gasten aan de balie en registreert bezoekers.

Ook moet je zakelijke telefoongesprekken voeren en zakelijke berichten versturen, bijvoorbeeld per e-mail of brief.

Tot slot leer je wat je allemaal moet doen als je een bijeenkomst organiseert.

Secretarieel

Je kunt bij secretarieel voor en achter de schermen werken.

Voor de schermen heb je direct contact met bijvoorbeeld klanten en bezoekers. Bijvoorbeeld als ze bellen of langskomen.

Dit noemen we frontoffice.

Achter de schermen ondersteun je vooral je collega’s. Je hebt dan niet zoveel direct contact met klanten en bezoekers. Dit noemen we backoffice.

Wat lijkt je leuker: voor of achter de schermen werken?

Frontoffice of backoffice?

1. Telefoon aannemen
2. Afspraken voor de directeur in zijn agenda zetten
3. De binnengekomen post in de goede postvakjes doen
4. Adresgegevens van alle klanten bijhouden in de computer
5. Een klant met een klacht te woord staan aan de balie
6. Een brief maken voor een leverancier
7. Een bezoeker ontvangen

Behoren de volgende taken bij de frontoffice of de backoffice?

Let op! Een taak kan ook bij front- én bij de backoffice horen.

1. frontoffice én backoffice

2. backoffice

3. backoffice

4. backoffice

5. frontoffice

6. backoffice

7. frontoffice

6. backoffice

7. frontoffice

Een bijeenkomst organiseren

Voordat je een bijeenkomst kunt organiseren, moet je een aantal dingen weten over die bijeenkomst. 

Een handig hulpmiddeltje hierbij zijn de 7 W’s.

Een bijeenkomst organiseren

Waarom

Wie

Wat voor bijeenkomst

Waar

Wanneer

Welke extra's

Wat daarna

Een bijeenkomst organiseren

Opdracht

Uitnodiging bijeenkomst

Je weet nu al veel van de bijeenkomst. 

Je gaat nadenken hoe je de mensen kunt uitnodigen.

Welke informatie moet je in ieder geval op de uitnodiging zetten? 

Noteer drie dingen.

Uitnodiging bijeenkomst

Welke informatie moet je in ieder geval op de uitnodiging zetten? 

1. De datum: wanneer is de bijeenkomst?

2. Het tijdstip: van hoe laat tot hoe laat is de bijeenkomst?

3. De locatie: waar wordt de bijeenkomst gehouden?

Uitnodiging bijeenkomst

Het is belangrijk om op tijd te weten wie er wel en niet komt.

1. Waarom is dat volgens jou?
2. Hoe kun je ervoor zorgen dat je op tijd weet wie er wel en niet komt?

1.  Zodat je bij de voorbereiding rekening kunt houden met het aantal mensen dat komt. Je moet bijvoorbeeld zorgen dat er voor iedereen genoeg spullen zijn en dat er genoeg eten en drinken is.

2.  Door in de uitnodiging te zetten dat mensen zich voor een bepaalde datum voor de bijeenkomst moeten aanmelden.

Opdracht

Nodig:

Blaadjes om de uitnodiging op te maken.

Zaalopstelling

Met zaalopstelling wordt bedoeld hoe je de zaal inricht voor de bijeenkomst. Je moet bedenken hoe je de tafels en stoelen in de zaal neerzet. En ook of er apparatuur of iets anders nodig is.

Wil de opdrachtgever vergaderen, een cursus geven of gezellig samen eten? De zaalopstelling hangt af van de wensen van de opdrachtgever, hoeveel mensen er komen en de zaal zelf. 

Zaalopstelling

• Carréopstelling: de tafels staan in een vierkant opgesteld.  Iedereen kan elkaar zien. Geschikt voor een overleg.
• Theateropstelling: de stoelen staan in rijen opgesteld. Er zijn geen tafels. Geschikt voor een presentatie.
• U-vormopstelling: de tafels staan in de vorm van een U. Achter de tafels staan stoelen. Geschikt voor een training of een vergadering met veel deelnemers.

Welke zaalopstelling is dit?

Zaalopstelling

Welke zaalopstelling is geschikt voor de bijeenkomst van Freddie Vlog? 

Er zijn 5 mensen uitgenodigd. 

Freddie wil met zijn gasten overleggen en lunchen.

Bezoekers ontvangen

Als je bezoekers ontvangt ben je altijd vriendelijk. 

Zeg niet alleen vriendelijke dingen, maar zorg ervoor dat je gedrag ook vriendelijk is. 

Als baliemedewerker ben je het visitekaartje van je bedrijf. Zorg dus dat je er schoon en verzorgd uitziet. 

Je moet elke bezoeker op de bezoekerslijst noteren.

Als je ‘goedemorgen’ zegt, maar je kijkt heel boos, dan is dat natuurlijk niet zo leuk voor de gast.

Waarom moet elke bezoeker op de bezoekerslijst noteren?

Dan kun je later opzoeken wie wanneer en hoe laat is gekomen en vertrokken.

En: bij brand of een andere calamiteit is het belangrijk om te weten wie in het gebouw aanwezig is.

Wat doet de receptionist fout?

1. Ze maakt eerst haar gesprek met haar collega af voordat ze de bezoeker vraagt of ze hem kan helpen. Dat is onbeleefd.

2. Ze biedt de bezoeker geen koffie of thee aan. Dat is niet gastvrij.

3. Ze schrijft de bezoeker niet op de bezoekerslijst. 

4. Ze loopt niet mee naar de wachtruimte. Dat is onbeleefd. Misschien weet de bezoeker de weg niet.

Oefening bezoekers ontvangen

We gaan oefenen met het ontvangen van een bezoeker.

Wie speelt de receptionist?

En wie speelt de bezoeker?

De anderen kijken hoe het gaat en geven na afloop tips. 

Nodig:

- rollenkaartjes voor bezoekers

- instructiekaartje voor de receptionist

- bezoekerslijst

- een paar bekertjes voor koffie en thee

- eventueel observatieformulieren

Richt in het lokaal een plekje in voor:

- een baliemeubel

- een ontvangstruimte

Opdracht

De leerlingen werken in drie- of viertallen.

Nodig:

- rollenkaartjes voor bezoekers

- instructiekaartje voor de receptionist

- observatieformulieren

- bezoekerslijsten

- een paar bekertjes voor koffie en thee

Richt in het lokaal een plekje in voor:

- een baliemeubel

- een ontvangstruimte

Leerling 1 speelt de receptionist en ontvangt de bezoeker. 

Leerling 2 speelt een bezoeker voor de bijeenkomst van Freddie Vlog.

Leerling 3 (en 4) vult het observatieformulier in.

Daarna wisselen de leerlingen van rol.