SE-10 Les 1 en 2

• Secretariaatpraktijk
• Vocational Education

Lesplanning

Inleiding

Evenementen

Activiteiten op het gebied van relatiebeheer

• Interne evenementen
• Externe evenementen

Doelstelling

1. Het begrip evenement en zijn kenmerken.
2. De verschillende soorten interne evenementen.
3. Waar je aan moet denken bij het organiseren van interne evenementen.

Het begrip evenementen

Dat mensen op een concrete plaats bij elkaar komen.

Een bijzonder bijeenkomst van mensen uit netwerkgroepen met als doel het verstevigen van de relatie.

Belangrijke kenmerken van een evenement:

Bijeenkomst:

Er is altijd sprake van een samenkomen van mensen

Bijzonder:

Een apart karakter hebben.

Netwerkgroepen:

De mensen die samenkomen behoren tot de omgeving van de organisatie.

Relatieversteviging:

Algemene doel is om een relatie op te bouwen

Algemene eisen van evenementen

Doel:

ligt altijd binnen de relationele sfeer

Thema:

Een special onderwerp

Organisatie:

Organiseren in rustige tijden

Planmatig:

Complex dat een planmatige aanpak vereist is.

Personeels-activiteit

Vergadering

Product-presentatie

Congres

Bijeenkomst van een groep mensen om een onderwerp te bespreken, enkele dagen durend!

Intern evenement waarin sociale activiteit centraal staat

Formeel overleg tussen werknemers en leiding 

Demonstreren van aanbod gericht op doelgroepen- en voorwaarden aan de medewerkers

Vormen van interne evenementen

• personeelsactiviteit;
• vergadering;
• productpresentatie;
• congres;
• seminar;
• kick-off meeting
• teambuilding;
• bedrijfsuitjes/incentivereis

Personeelsactiviteit

Terugkomende activiteiten, bedrijfsfeesten, vrijdagsborrel, de sportdagen.

De personeelsactiviteit is een intern evenement waarin bijzondere en sociale activiteit voor het personeel centraal staat.

1. intern
2. evenement
3. bijzonder
4. sociaal
5. activiteit

Eisen van een personeelsactiviteit

1. tijdstip
2. reacties
3. inhoud
4. draaiboek
5. financien
6. organisatieteam

De voordelen van een feest is dat er meer mensen bij aanwezig zullen zijn en dat het georganiseerd is.

1. Juist
2. Onjuist

De voordelen van een sportdag zijn dat er een activiteit plaats vindt en men gedwongen wordt samen te werken (teambuilding).

1. Juist
2. Onjuist

Vergadering

Een formeel en systematisch overleg tussen werknemers en leiding gericht op onderwerpen die met de werkzaamheden samenhangen.

1. Formeel
2. Systematisch
3. Overleg
4. Werkzaamheden

Eisen van een vergadering

• dient tijdig bekend te zijn bij een ieder;
• de deelnemers dienen over agendapunten te beschikken;
• dient genotuleerd te worden;
• iedereen moet erbij betrokken worden;
• de voorzitter moet een goede gepspreksleider zijn;
• goede vergaderruimte;
• regelmatig terugkerende gebeurtenis.

Productiepresentatie

Het presenteren van het meest actuele productaanbod met bijbehorende doelgroepen- en voorwaardeninformatie aan de medewerkers.

1. presenteren
2. actueel
3. productenaanbod
4. doelgroepen
5. voorwaarden
6. medewerkers

Congressen

Een congres is een grootschalige bijeenkomst, vaak meerdere dagen, rondom een bepaald thema. 

symposium of conferentie genoemd.

Het is gericht op voorlichting, dat is een vorm van communicatie die tot doel heeft mensen te helpen bij het vormen van een mening, het nemen van besluit en/of het veranderen van hun gedrag

Congres

Informeren	Enthousiasmeren	Amuseren
structuur kennis deskundigheid taalgebruik hoeveelheid boodschap	innerlijk overtuigd zijn van je verhaal zodat je het enthousiast kunt brengen	mensen moeten bereid zijn om jouw verhaal te lezen of aan te horen.

Seminar

een deel te vergelijken met een congres.

kleiner van opzet en het belangrijkste verschil is dat het doel van een seminar is het opdoen van kennis. 

duurt een dag

Kick-off meeting

een evenement dat wordt gehouden als aftrap van bv een campagne, een actie of een andere activiteit.

om de medewerkers te informeren over de actie en ze er voor te enthousiasmeren.

Teambuilding

om de medewerkers te motiveren en enthousiast te maken voor het bedrijf.

doel is dat de medewerkers elkaar beter leren kennen en waarderen.

Bedrijfsuitje/ incentivereis

medewerkers beloond kunnen worden

de aard van het bedrijf en de gemiddelde interesse van de medewerkers bepaald de manier van incentive

Zorgvuldig samenstellen

wie is de doelgroep

wat de doelgroep aanspreekt

aandacht van de bezoekers vasthouden

Interessant

Locatie

De locatie bepaalt een groot deel de sfeer rondom het evenement. 

Eigen bedrijf: grote kantine, sporthal, ontvangstruimte of vergaderzaal. 

Externe locatie: bijzonder locaties zoals sportcentrum, hotels, theaters.

Tijdelijke locatie: indien geen geschikte bestaande locatie is gevonden of de opdrachtgever wil maatwerk, buiten onder een tent.

Opdracht 1.06

1. Voor welk soort evenementen heb je subzalen nodig?
2. Waaromkun je in een fabriekshal niet meerdere sessies houden met een doek er tussen?
3. Waarom is een insudtriele hal niet geschikt voor een borrel of presentatie?

Opdracht 1.07

1. Wat voor locatie is de Jules Verne?
2. Voor wat voor type evenement wordt het gebruikt?
3. Welke thema's zie je in de video?

Aankleding locatie

sfeervolle aankelding en een prettige uitstraling van een locatie zijn toonaangevend voor een evenement. Het is van essentieel belang om goed naar de aankleding van een locatie te kijken.

Bloemdecoraties

Ballondecoraties

Decorstukken en rekwisieten

Opdracht 1.09

Welke stappen onderneemt Van de Marcel bij het bepalen van decoraties?

Catering

Maakt een belangrijk onderdeel uit van vrijwel ieder evenement.

de manier waarop het gepresenteerd wordt en de bediening is belangrijk.

Catering

Cateringvormen

 

Cateringkosten

Catering en personele inzet

Cateringvormen

1. Buffet
2. Walking diner of finger food
3. zittend diner
4. Grazing station
5. Koffietafel
6. Horecapunten
7. Overif
8. Personeelscatering

Wat is het verschil tussen zittend diner en een buffet?

Een koffietafel kan niet in de vorm van een buffet georganiseerd worden.

1. Juist
2. Onjuist

Bij welk soort evenementen is een grazing station goed inpasbaar?

1. Recepties
2. Open dagen
3. Congressen
4. Vergaderingen

Voor welk soort evenementen zou je een barbecue als cateringvorm adviseren?

1. Personeelsfeesten
2. Publieksevenementen

Cateringkosten

Kan door de organisatie of door de deelnemers betaald worden.

Publiekscatering                              Een festival of sportevenement

VIP catering                                        Skybox in de voetbalstadions

Cast- en crew catering                  Deel van het contract

Catering en personele inzet

Tijdens een evenement is de evenementenmanager een full-service gastheer/vrouw.

verantwoordelijk voor het uitvoeren van de voorbereidende, uitvoerende en afrondende taken die niet specifiek onder de functie evenementenmanager vallen.

Hoeveel personeelis er nodig?

Serveren drankjes	Een persoon op 35 gasten
Bediening drank en diner	Een persoon op 25 gasten
Bediening diner	Een persoon op 15 gasten
Bediening bar	Een persoon op 40 gasten

Omgangsvormen Cateringmedewerkers

Ettiquette is het geheel van omgangsvormen en beleefdheid, waarbij rekening wordt gehouden met gevoelens van anderen en met de gebruiken van anderen in de samenleving.

• Begroetingen en converseren;
• kleding, make-up;
• gedrag aan tafel;
• uitnodigingen;
• geschenken kiezen en geven;
• hoffelijkheid en behulpzaamheid.