20221220 Les 6 Instructie en teamwork

• Lean
• MBO
• Studiejaar 2

Martine Leuvelink

Onderwijseenheid in CumLaude

1. Voorkennis testen 

2. Uitleg vormen instructie

3. Vormen instructie uittesten

4. Instructie maken

5. Samenwerkingsspel

Wat is Lean?

1. Een verbetermethode
2. Een bedrijfscultuur
3. Verspillingen tegen gaan
4. De mens centraal zetten

Bij welk leanprincipe hoort de volgende omschrijving?

“Datgene waar de klant voor wil betalen”.

1. Perfectie
2. Waardestroom
3. Waarde
4. Pull

Bij welk leanprincipe hoort de volgende omschrijving?

“Continu verbeteren volgens PDCA”

1. Waarde
2. Perfectie
3. Pull
4. Flow

Leiderschap binnen Lean wil zeggen?

1. Leider is onderdeel van het team
2. Leider is vaak op de werkvloer en ondersteund
3. Leider bedenkt beleid en laat dit uitvoeren
4. Leider straft bij fouten

Wat is MUDA?

1. Overbelasting
2. Variatie
3. Verspilling
4. Balans

Wat is het KANO-model?

1. Een methode om vanuit verschillende invalshoeken naar een vraagstuk te kijken
2. Een methode om de klant nog beter te bedienen
3. Een methode om afwisselend creatief en kritisch te denken
4. Een methode om een probleem op verschillende manier op te lossen

Stel je organiseert een klasse-uitje. Noem drie voorbeelden van basisfactoren.

Wat zijn bij dit uitje dan de prestatiefactoren?

1. Iets lekkers bij de koffie
2. Een presentatie over de stage
3. Foto's van de stage
4. Aanwezigheid van het stagebedrijf

Bedenk zoveel mogelijk WOW-factoren voor het uitje?

Noem een klantbehoefte. Zet deze om in een aspect. Maak hier een meetbare indicator van (gebruik de vorige sheet als hulpmiddel).

Op een bestelling van wraps wordt 10% te veel gemaakt en opgeslagen in het eindproducten magazijn

Inpakmedewerkers wachten op aanvoer product

De verpakkingsmaterialen staan in een magazijn aan de andere kant van het gebouw en moeten door de operators lopend opgehaald worden

Het eindproducten magazijn zit een straat verder dan de productielocatie

Een HBO-er wordt ingezet voor een niveau 2 functie

Op een partij van 1500 producten worden er 250 afgekeurd

Aan de productielijn staat een medewerker fijn af te vullen terwijl er op e-teken afgevuld wordt

Op een order van 15000 stuks worden 17500 stuks geproduceerd

Om de cultuur in het bedrijf te veranderen naar Lean moet er nogal wat gebeuren. "Interne focus" is een kenmerk van een klassieke cultuur. Hoe zou dit kenmerk er uit zou zien in een Leancultuur?

Om de cultuur in het bedrijf te veranderen naar Lean moet er nogal wat gebeuren. "Managers dirigeren" is een kenmerk van een klassieke cultuur. Hoe zou dit kenmerk er uit zou zien in een Leancultuur?

Om de cultuur in het bedrijf te veranderen naar Lean moet er nogal wat gebeuren. "Fouten wijten aan mensen" is een kenmerk van een klassieke cultuur. Hoe zou dit kenmerk er uit zou zien in een Leancultuur?

Om de cultuur in het bedrijf te veranderen naar Lean moet er nogal wat gebeuren. "Leveranciers als vijand" is een kenmerk van een klassieke cultuur. Hoe zou dit kenmerk er uit zou zien in een Leancultuur?

Om de cultuur in het bedrijf te veranderen naar Lean moet er nogal wat gebeuren. "Kennis afschermen" is een kenmerk van een klassieke cultuur. Hoe zou dit kenmerk er uit zou zien in een Leancultuur?

Leerdoelen

Na deze les:

• Jij weet welke rol instructie speelt bij Lean
• Jij weet wat het doel is van instructie
  
• Jij weet waar je op moet letten bij het geven van instructie
  
• Jij weet hoe je kunt controleren of een instructie duidelijk is
  
• Jij kunt een instructie geven
• Jij weet welke vorm van instructie het meest effectief is

Instructie

Wat is het doel van instructie?

Leidinggevende moet goed kunnen instrueren binnen Lean

Welke vormen van instructie ken je?

Waar moet je aan denken als je een perfecte instructie wilt verzorgen?

Kijkopdracht

1. Bekijk het filmpje

2. Schrijf op wat je opvalt (a.d.h.v. checklist)

Vul in wat je is opgevallen en geef bij elk punt aan hoe dit beter kan!

Groepjes maken

Opdracht huisje

1. Vorm tweetallen 
2. Ga met de rug naar elkaar zitten (1 iemand met gezicht naar bord)
3. De ene persoon geeft instructie aan de ander
4. Je mag NIET communiceren
5. Controleer de kwaliteit van het eindproduct

Opdracht vogel

1. Vorm tweetallen 
2. Ga met de rug naar elkaar zitten (1 iemand met gezicht naar bord)
3. De ene persoon geeft instructie aan de ander om vogel te vouwen te tekenen
4. Je mag VOLOP communiceren
5. Controleer de kwaliteit van het eindproduct

Eenpuntslessen zijn een goede stimulans om in teamverband te werken en van elkaar te leren. Ook helpen ze om nieuwe medewerkers snel in te werken en in korte tijd veel kennis over te dragen. Eenpuntslessen zijn dan ook een belangrijk onderdeel van het trainings- en werkproces. Maar weet u eigenlijk hoe u een goede EPL opstelt?

Wat is een eenpuntsles?

Een eenpuntsles (EPL) is een visueel uitgevoerde werkinstructie op 1 A4’tje. De EPL lost een probleem op of verbetert de manier van werken, bijvoorbeeld bij een proces of machine. De beschreven handeling kan in korte tijd worden geleerd aan een ander. Een heel proces kan daarom meerdere eenpuntslessen omvatten. De les maakt onderdeel uit van proces verbeteren en het werken met standaarden binnen de LEAN methode.

De eenpuntsles is helder, overzichtelijk en begrijpelijk voor iedereen. De les helpt kennis over te dragen aan een team. De EPL wordt gemaakt door een gebruiker, die de les zelf overbrengt aan collega’s. Het is handig om de les op een centrale plek te tonen, bijvoorbeeld tijdens een whiteboard meeting, op intranet of op de werkplek. Houd bij of alle collega’s de les gezien hebben.

1. Bouw met duplo iets moois....

2. Maak hiervoor de perfecte instructie!!!

3. Bedenk een norm voor tijd/kwaliteit

3. Wissel bouwstenen en instructie uit

4. Laat de andere groep het voorwerp bouwen

5. Lukt het binnen de norm?

6. In hoeverre heeft de instructie hier aan bijgedragen?

The Lean Ball Game

De Lean ball game – geen idee waarom het vaak de ball point game wordt genoemd – is een heerlijke dynamische (lees: rommelige) werkvorm. Vaak wordt dit gedaan met de groep (maximaal 50 mensen) als geheel, maar ik vind twee teams die tegen elkaar strijden spannender en leerzamer.

Doel

Probeer als team zoveel mogelijk pingpongballen of tennisballen door het proces te krijgen in sprints van twee minuten. Het geeft inzicht in (lean) flow, zelforganisatie en voorspelbaarheid (velocity).

Doel van het spel

• Inzicht in FLOW, zelforganisatie en voorspelbaarheid
• Leantermen: Velocity, retrospective en vooruitblik, Fail Fast/Fail often

Voorbereiding

Zorg voor een ruimte waar iedereen kan staan en vrij bewegen en voldoende (zo’n 100) balletjes* en twee verzamelbakken per groep (voor de werkvoorraad en het resultaat). Verdeel de groep in twee teams. Laat de teams in een cirkel staan en geef iemand de verantwoordelijkheid om balletjes in het proces te brengen (‘de eerste speler’). We gaan nu in vijf ronden een bak met ballen rond laten gaan in de groep. Elke ronde (sprint/iteratie) start met een estimation (hoeveel ballen gaat ons lukken?) gevolgd door de speelronde en met als afsluiter het noteren van de gerealiseerde hoeveelheid (velocity), een korte terugblik (retrospective) en een vooruitblik (wat kunnen we beter doen?). Bekijk hier een voorbeeld.

De regels

– Elke deelnemer moet elke bal tenminste 1 keer aangeraakt hebben

– De bal moet air time hebben bij het wisselen (dus even los zijn)

– Als de bal op de grond valt, gaat ie terug naar de eerste speler

– Je mag het balletje niet aan degene direct links of rechts van je geven

– Elke bal moet uiteindelijk terugkomen bij de eerste speler

Het spelverloop

– Laat de groep bepalen wie de eerste speler is

– Geef het team 2 minuten om de strategie te bespreken

– Start de iteratie. 2 minuten ballen doorgeven. En stop de tijd!

– Geef het team 1 minuut voor de strategie van de volgende iteratie.

– De laatste iteratie breng je de druk omhoog (‘weet je dat het wereldrecord 150 ballen is?)’

– Na de laatste ronde een plenaire evaluatie

– Huldig het winnende team of sluit af met een groepsyell

Scorebord

Teken op een whiteboard een scoretabel. Schrijf verticaal de rondes 1-5 en horizontaal in twee kolommen de voorspelling en de gehaalde score (aantal ballen die helemaal rond zijn in 2 minuten) en tot slot de inzichten (retro).

Variatie

• Om onderscheid tussen traditioneel management en agile zelfsturing te illustreren, is het leuk om de spelleider(s) in één iteratie de manager te laten spelen. Hij/zij drukt het werkt door het team, door de eerste speler dwingend te voeden met nieuw werk (ballen). In een andere iteratie werk je vanuit een backlog. Een bak met ballen waaruit de eerste speler

• * De bal kan natuurlijk alles zijn. Een pen, een chocolademunt, een telefoon. Feitelijk alles dat je kunt doorgeven.

• Als het team zichzelf niet anders organiseert, kun je wat suggesties doen. Eén van de verbeterpunten is de airtime verkorten (door minder ver te gooien) of bijvoorbeeld met twee handen tegelijk werken om de resources te verdubbelen.

Inzichten

Het spel levert vaak een aantal inzichten op. Denk aan:

• Zelforganisatie werkt. Je hebt geen leider nodig om te vertellen wat je moet doen. Zorg dat je een groep mandaat geeft om zelf te beslissen hoe een taak het beste uitgevoerd kan worden.

• Als iedereen zich bevoegd voelt en betrokken is bij het proces, worden ideeën hoogstwaarschijnlijk door het hele team gegenereerd.

• Als leiders worden aangesteld of opgedrongen, zullen teamleden snel naar hen kijken als er ideeën of besluiten nodig zijn.

• Als teamleden geen mandaat krijgen om zelforganiserend te zijn, zullen leiders al snel knelpunten worden en vertragend werken.

• Een lange planningssessie vooraf heeft weinig zin en neemt de mogelijkheid af om al doende te leren van ervaringen en fouten en een nieuwe richting in te slaan.

• Experimenten lopen soms in het honderd en dat is helemaal oke. Fail fast, fail often.

 

Spelregels

1. Elke deelnemer moet elke bal tenminste 1 keer aangeraakt hebben
2. De bal moet AIR TIME hebben bij het wisselen van speler
3. Als de bal op de grond valt moet deze terug naar de eerste speler
4. Je mag het balletje niet aan degene direct links/rechts van je geven
5. Elke bal moet terugkomen bij de eerste speler 

Verloop van het spel

1. Laat de groep bepalen wie de eerste speler is
2. Bepaal in 2 minuten de strategie en het aantal te behalen ballen
3. Start de eerste ronde, 2 minuten ballen doorgeven. Stop de tijd, bekijk score!
4. Bepaal in 1 minuut de strategie voor de volgende ronde en het te behalen aantal.
5. Speel in totaal 5 rondes.

Leerdoelen behaald?

Na deze les:

• Jij weet welke rol instructie speelt bij Lean
• Jij weet wat het doel is van instructie
  
• Jij weet waar je op moet letten bij het geven van instructie
  
• Jij weet hoe je kunt controleren of een instructie duidelijk is
  
• Jij kunt een instructie geven
• Jij weet welke vorm van instructie het meest effectief is