Effectief en efficient vergaderen

• Welzijn
• MBO
• Studiejaar 2

Effectief en efficient vergaderen

Aan het einde van deze les: 

- kan je benoemen wat de 3 verschillende vergaderrollen zijn 

- kan je minimaal 5 eisen opnoemen die van belang zijn om effectief te kunnen vergaderen 

- kan je minimaal 5 knelpunten benoemen die kunnen zorgen voor een ineffectiefe vergadering

Wat is vergaderen?

Waarom vergaderen? 

Doelen van een vergadering

1. afstemmen van taken en afspraken

2. informatie geven

3. bijdrage van meningsvorming

4. creeeren van draagvlak 

Vergaderrollen

1. voorzitter 

2. notulist 

3. deelnemer

Wie, wanneer, wat? 

Neem in duo's met elkaar door wat de taken zijn bij elke rol. 

Beschrijf dit op de volgende wijze: 

- Voor het overleg; 

- Tijdens het overleg 

- Na het overleg; 

Voorzitter 

1. Vooraf: voorbereiden op inhoud en agenda samen stellen. Ruimte reserveren en klaarzetten.

2. Tijdens het overleg: welkom heten, programma doornemen, inleiding agendapunten, mededelingen, samenvatten en herhalen (benoemt hierbij taken)

3. Na het overleg: lezen de notulen, controleren op duidelijkheid en komen afspraken na

Notulist

1. Vooraf: met voorzitter overleggen hoe het verslag eruit dient te zien.

2. Tijdens het overleg: zo duidelijk mogelijk notuleren.

3. Na het overleg: notulen doorsturen als concept. 

Activiteiten en besluitenlijst toevoegen. 

Deelnemers

1. Vooraf: agendapunten lezen en eventueel op voorbereiden door informatie in te zamelen.

2. Tijdens het overleg: opmerkingen maken over het verslag van de vorige keer. Aan de afspraken houden over tijd en volgorde van de agenda. Actief luisteren en verantwoordelijk voelen voor de goede gang van zaken.

3. Na het overleg: notulen controleren en afspraken nakomen.

Besluitvorming:

1. Autoritair

2. Loting

3. Meerderheidsbeslissing 

4. Consensus

5. Unanimiteit

Knelpunten? 

Knelpunten

- Te laat beginnen/ uitlopen

- Te weinig inbreng door de deelnemers

- Geen mogelijkheid voor discussie

- Geen besluitname

- Niet uitvoeren of terugdraaien van besluiten

- Geen verslaglegging ( niet terug te vinden)

Algemene eisen

- Beperk het aantal agendapunten

- Maak de vergadertijd vooraf duidelijk

- Neem de benodigde informatie van tevoren goed door

- Kom op tijd (of geef het aan als dit niet gaat lukken)

- Luister actief

- Blijf bij het onderwerp

- Laat elkaar uitpraten

- Geef elkaar de ruimte om rustig na te denken

- Vertel kort en bondig

- Nodig uit en moedig aan om actief deel te nemen

- Sta open voor de mening van een ander

- Accepteer de genomen besluiten

- Maak een verslag

Agenda 

Veel gebruikte agenda 

1. Openingen

2. Mededelingen en ingekomen stukken

3. Verslag vorige bespreking

4. Agendapunten in volgorde van belangrijkheid

5. Wat verder ter tafel komt

6. Rondvraag en afsluiting