Vergaderen en notuleren

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderen

Wat weet je over vergaderen?

Wat is het verschil tussen vergaderen en overleg?

Rollen vergadering

• Voorzitter
  
• Notulist / secretaris
  

Agenda

1. Welkom
   
2. Mededelingen
   
3. Notulen van vorige vergadering
   
4. agendapunten
   
5. Rondvraag
   

Stap 1: Noteer relevante informatie 

• Geef aan waar de vergadering wordt gehouden, wie er aanwezig moeten zijn en hoe laat de vergadering begint.  
• Locatie, datum, tijd en aanwezigen moeten als eerste vermeld worden bij een agenda. 

Stap 2: Zorg voor vaste en inhoudelijke agendapunten 

• Vaste agendapunten zijn punten die op iedere agenda staan. 
• De inhoudelijke punten zijn onderwerpen waarover op die vergadering specifiek vergaderd woord. 
  

Stap 2: vervolg

Een agenda heeft de volgende punten 

• Opening 

• Verslag vorige vergadering 

• Mededelingen vooraf

• Inhoudelijke agendapunten (A-B-C)

• Rondvraag

• Afsluiting 

Stap 3: Werk met tijd

• Geef achter elk agendapunt aan hoe lang je erover mag praten in de vergadering.  
• Dit voorkomt dat de vergadering erg uitloopt. 
  

Notulen

• Na de vergadering worden notulen gemaakt van alles wat besproken wordt

Notulen

Notulen is een officieel verslag van een vergadering

Notulist maakt aantekeningen/steekwoorden die hij later uitwerkt tot een complete tekst en aan de deelnemers en voorzitter stuurt

Notulist maakt eerst een grove opzet met een logische indeling van de agenda.

Formuleren en stijl

• Bij het formuleren zet je de spreektaal om in schrijftaal.

Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal

• Let op consequent gebruik van de tegenwoordige tijd (de voorzitter merkt op..)
• Geef de structuur van de agendapunt duidelijk weer in de lay-out (denk aan titel, kopjes, actiepunten en afspraken)

2  Het model voor de notulen

Maak gebruik van een vaste lay-out; hierdoor zijn jouw verslagen voor iedereen herkenbaar

Bovenaan de notulen staan:

• naam van het vergadering
• plaats en datum
• begin- en eindtijd
• namen van de aanwezigen
• namen van de afwezigen
• notulist
• kenmerk

De tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam.

Onderdelen van een agendapunt (vergaderpunt) kun je een subnummering geven.

Besluiten en acties laat je opvallen.

Het eerste overleg

Voor de opdracht in Teams: groepjes van 4

Maak met elkaar afspraken:

Wie is de voorzitter?

Wie notuleert?

Succes met vergaderen!