Vergaderen hoe doe je dat

• Participatie
• MBO
• Studiejaar 2

                                Participatie : vergaderen 

Wat gaan we doen?

Deze les volg je zelfstandig. Je gaat leren wat vergaderen en notuleren is. 

Veel succes

Zoek op!

Wat zijn de taken van een voorzitter? 

Ga op internet op zoek of kijk in je boek Sociaal Werk 1 thema 14. Vul de antwoorden op de volgende slide in. 

les 2

taken van een voorzitter

Zoek op!

Wat zijn de taken van een notulist? 

Zoek op het internet of Sociaal Werk 1 thema 14.

Vul je antwoorden in op de volgende slide. 

taken van een notulist

Vragen?

De volgende vragen gaan over de rol van de voorzitter en de notulist. Wat is er belangrijk? Zoek dit op en beantwoord de vragen op de volgende slide. 

Noem de belangrijke taken op van een voorzitter?

Wat zijn de belangrijkste taken van een notulist

voorzitter

notulist

agenderen 

verslag maken

tijd bewaken

besluiten nemen

contact met notulist

besluiten goed notuleren

vergaderen in de gaten houden

noteer datum, tijd, locatie van een vergadering op de agenda

neem agenda over in je notulen

vraag om verduidelijking

De rol van de notulist nader bekeken. 

De volgende slides gaan over de rol van de notulist. Een hele belangrijke rol dat ga je zien. Eerst beantwoord je de vraag wat jij belangrijk vindt als notulist. 

Op welke punten ga jij je voorbereiden als notulist

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.

1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, want je taak begint al voordat de vergadering begint.

2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.

3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk

4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.

5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.

6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.

7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.

8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.

9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.

10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

Fases in een vergadering

Er zijn verschillende fases in de vergadering. De volgende slides zie je wat er belangrijk is per fase. 

Lees dit goed door. Na het lezen wordt er een vraag over gesteld. 

fase 1 : Voorbereiding

1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.

2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.

3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.

4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen? Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.

5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.

6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.

7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …

fase 2: Tijdens vergadering

1. Zorg dat je bij aanvang alle documenten bij de hand hebt, ook diegene die pas tijdens de vergadering worden verdeeld.

2. Neem indien mogelijk naast de voorzitter plaats. 

3. Maak jezelf bekend als notulist (of zorg ervoor dat de voorzitter dit doet).

4. Noteer wie er allemaal aanwezig is.

5. Maak voldoende notities van alle besproken agendapunten.

6. Noteer per agendapunt het doel van het punt, de beschikbare informatie, een beknopte weergave van de bespreking en de eventuele conclusie.

7. Ga na of alle agendapunten behandeld worden.

8. Vraag opheldering bij onduidelijkheden.

9. Noteer alle afspraken en de datum van de volgende vergadering.

fase 3: Na de vergadering

Na de vergadering

1. Wacht niet te lang om je notulen uit te werken. Hoe langer je wacht, hoe minder duidelijk je je de vergadering zal herinneren.

2. Neem de tijd om je notulen tot een verslag te herwerken. Haast en spoed …

3. Zijn er nog onduidelijkheden? Bespreek ze met je manager of met de voorzitter van de vergadering.

4. Lees jouw verslag voldoende na. Niets is zo onprofessioneel als schrijf- of stijlfouten in een verslag.

5. Heb je het perfecte verslag klaar? Verspreiden dan maar! Alle deelnemers dienen een kopie te krijgen. Vergeet diegenen niet die zich hebben verontschuldigd.

6. Vergeet het verslag niet te klasseren en te raadplegen voor een volgende vergadering. Het is daarbij essentieel voor de voorbereiding!

op welke punten ga jezelf voorbereiden als je gaat voorzitten?

Wat wordt er verwacht?

Jij hebt nu geschreven hoe jij je gaat voorbereiden. Belangrijk is te weten wat er van je verwacht wordt als voorzitter. 

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek

3. het inleiden van nieuwe agenda punten

4. maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist

Opdracht

Kijk de volgende vergadering. Beantwoord na afloop de volgende vragen op:

Zijn alle belangrijke punten aan orde gekomen?

Zijn alle fases goed doorlopen?

Was er een notulist? 

Was de voorzitter duidelijk? Nam hij de leiding?

Antwoorden op de vragen:
Zijn alle belangrijke punten aan orde gekomen?
Zijn alle fases goed doorlopen?
Was er een notulist?
Was de voorzitter duidelijk? Nam hij de leiding?

Beroepsopdracht:

Wat is de beroepsopdracht?

Als SW’er zul je regelmatig aan vergaderingen deelnemen. In de meeste gevallen zul je zelf deelnemer zijn, terwijl bijvoorbeeld de coördinator de vergadering voorzit. Het kan echter ook voorkomen dat jij zelf een vergadering voorzit, denk aan een vrijwilligersvergadering. Het is dan van groot belang dat je de vergadering op een goede manier weet te leiden zodat bijvoorbeeld taken en werkzaamheden goed op elkaar afgestemd worden.

Vervolg beroepsopdracht:

De Opdracht

Maak een afspraak op je stage om een stage voor te zitten. Dit moet voor 23 januari 2020 hebben plaats gevonden. 

- Je stelt een agenda op voor de vergadering die voldoet aan de vooraf gestelde criteria. 

- Je stuurt de agenda vroegtijdig aan de deelnemers van het overleg gestuurd zodat zij op tijd op de hoogte zijn van het verloop van de vergadering.

- Je bent  voorzitter van een vergadering en leidt de vergadering binnen de vastgestelde tijd. 

- Je maakt de notulen met apart de actiepunten van een vergadering volgens vooraf gestelde afspraken en criteria. In de notulen worden apart de actiepunten vermeld. 

-  In teams lever je in: de agenda, en een verslag over hoe jij vond dat het gaat. Dit verslag laat je ondertekenen door je stage begeleider. 

Vragen:

De docent is via mail, telefoon en teams te bereiken. 

Succes met de beroepsopdracht en als je slim bent bel je nu direct je stage en plan je de vergadering in :-) Vraag dan wat er belangrijk is wat er besproken wordt en je kunt vandaag je agenda nog maken.