Vergaderen hoe doe je dat

• Welzijn
• MBO
• Studiejaar 2

                             Vergaderen 

Welke soorten vergaderingen ken jij?

Wat zijn de taken van een notulist?

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.

1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, 

2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.

3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk

4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.

5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.

6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.

7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.

8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.

9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.

10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

Wat zijn de taken van een voorzitter?

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek

3. het inleiden van nieuwe agenda punten

4. maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist

voorzitter

notulist

agenderen 

verslag maken

tijd bewaken

besluiten nemen

contact met notulist

besluiten goed notuleren

vergaderen in de gaten houden

noteer datum, tijd, locatie van een vergadering op de agenda

neem agenda over in je notulen

vraag om verduidelijking

Opdracht

1. Je gaat in groepjes van 4 een vergadering houden over de aankomende open dag van 6 april van PD

2. Er is 1 voorzitter, 1 notulist en iedereen praat mee. Samen bedenken jullie een plan wat jullie zouden willen doen en hoe jullie dit gaan organiseren. Beslis ook wie wat doet en wanneer.

Notulen

Soorten notulen

• letterlijke verslaglegging
• samenvattende verslaglegging
• besluitenlijst

Eisen waar de notulen aan voldoen:

• volledig
• beknopt
• objectief
• leesbaar
• overzichtelijk

Indeling van de notulen

• kop
• kern
• afsluiting
• besluitenlijst

Notulen e-mailen

De notulist deelt zijn/haar notulen met de leden van de vergadering.

Individueel mail zet je je notulen in Teams in een word doc.