Les 6 - Draaiboek

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 6 - Draaiboek

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: opdracht

week 5: budget en begroting

week 6: draaiboek

week 7: projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

 

Lesdoelen

1. Je kunt een draaiboek voor(bereiding) maken.
   
   
2. Je maakt kennis met de planning en de voorbereiding en de afronding van een evenement  

Voorbeeldplanning voorafgaand aan je evenement (8W)

Voorbeeld To Do list - 8 weken voor het evenement  

• Bepaal het doel van het evenement.
  
• Bepaal de doelgroep
• Kies een voorlopige datum.
  
• Controleer de beschikbaarheid van de evenements locatie (check eventbeperkingen - niet roken, capaciteit, enz.).
• Reserveer ruimte & vraag speciale voorziening aan (bijv. vroege ochtend, 's avonds laat, enz.
• Beslis over artiesten, DJ's, speakers en vraag beschikbaarheid en offertes op
• Vaststelling van de initiële begroting. Denk aan extra kosten
• Takenlijst maken (reclame, logistiek, food, luidsprekers, decoraties, evaluaties, enz.).
• Bepaal evenement sponsors.

Voorbeeldplanning voorafgaand aan je evenement (6W)

Voorbeeld To Do list - 6 weken voor het evenement

• Maak de datum, tijd en locatie van het evenement definitief
• Sluit contracten met entertainment, indien nodig
• Kennismaken met catering voor eten en drinken. Proef!
• Reserveer audio / visuele apparatuur
• Bestel prijzen en souvenirs
• Maak regeling voor kaartverkoop (distributie, kosten, ontvangsten, enz.)
• Reserveer beveiliging, indien nodig
• Regel vervoer, indien nodig
• Regel voor bezoekers parkeer gelegenheid, indien nodig

Voorbeeldplanning voorafgaand aan je evenement (5 -4 W)

Voorbeeld To Do list - 5 weken voor het evenement

• Beslis over een thema en titel van het evenement.
  
• Ontwikkelen van een plan voor reclame en publiciteit.
  
• Bevestig contracten met leveranciers.
  
• Maak de begroting definitief
  
  
  

Voorbeeld To Do list - 4 weken voor het evenement

• Proeflezen reclame-uitingen (met inbegrip van auteursrechten aangelegenheden).
  
• Indienen verzoek voor de eerste advertenties.

Voorbeeldplanning voorafgaand aan je evenement (2 -3 W)

Voorbeeld To Do list - 3 weken voor het evenement 

• Begin reclamecampagne.
  
• Kies medium voor reclame
  
• Begin werken aan decoraties (het bestellen van bloemen, spandoeken, ballonnen, servetten en speciale platen, enz.).
  

Voorbeeld To Do list - 2 weken voor het evenement

• Begin aanleveren publiciteit.
  
• Vrijwilligers organiseren voor evenement.
  
• Verzoeken indienen voor de laatste advertenties.

Social media

Voordelen:

• Goedkoop
• Doelgroep segmenteren en bereiken
• Eigen pagina -> gemakkelijk vindbaar, interactie bezoekers
• Inzetten influencers
• Informeer je publiek. Geef regelmatig (wekelijks/dagelijks) een leuk nieuwtje zodat de interesse blijft

Een week voor het event

• social media inzetten
  
• posters/flyers verspreiden
• maak evaluaties van het evenement

DRAAIBOEK van de dag zelf

WAT MOET WANNEER EN WAAROM EN DOOR WIE?

www.stichtingpraktijkleren.nl

Draaiboek van de dag zelf. Denk aan:

• Check de locatie en faciliteiten
• Versieren
• Horeca
• Zorg voor bewegwijzering
• Setup kaartverkoop of programma klaarleggen
• Evaluaties verzamelen
  

Week na het evenement

• Check alle facturen
• Betaal alle facturen
• Ruim alles netjes op zodat je het gemakkelijk kan gebruiken bij een volgend event
• Feedback formulieren analyseren
• Evaluatie inplannen met het organisatie comité

Enquêtes en evaluatie

Je kunt mondeling of schriftelijk evalueren wat de deelnemers van het evenement vonden. Maak dit moment leuk! 

standje interviews met prijzen te winnen

QR code naar feedback formulier

grote win actie

Zorg voor (ruim) voldoende respondent zodat je een betrouwbare uitkomst creëert. 

 evenement. 

Lesdoelen

1. Je kunt een draaiboek voor(bereiding) maken.
   
   
2. Je maakt kennis met de planning en de voorbereiding en de afronding van een evenement