Boekje 2: Een bijeenkomst organiseren

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo b, k
• Leerjaar 3

Boekje 2: Een bijeenkomst organiseren

De taken

1. Een dagprogramma maken
2. Klanten telefonisch benaderen
3. Een ruimte reserveren
4. De catering regelen
5. Een online bijeenkomst organiseren

Dus, alles wat te maken heeft met het organiseren van een event/ bijeenkomst.  

Agenda van vandaag (30/1)

1. Korte overhoring Boekje 1: Wat weten we nog?

2. Start boekje 2: Een bijeenkomst organiseren 

3. Taak 1: Theorie + uitnodiging maken in Canva.

4. Taak 2: Theorie + oefenen Luisteren Samenvatten Doorvragen. 

5. Niet klaar? Verder bij/met meneer Koster.

Wat is alfanumeriek sorteren?

1. Sorteren op datum
2. Sorteren op nummervolgorde
3. Sorteren op een combinatie van letters en cijfers
4. Sorteren op trefwoord

Dit betekend sorteren op volgorde van binnenkomst. 

Dit betekend op volgorde van het alfabet. 

Dit wil zeggen dat je (documenten) op nummervolgorde sorteert. 

Numeriek

Chronologisch

Alfabetisch

Hoe heet de wet die verwerking van persoonsgegevens regels in verband met de privacy regelt van mensen?

1. GDPR
2. Algemene verordening gegevensbescherming
3. Wet persoonsgegevens

Wat beketent bewaartermijn?

1. Dit is de voorraad die er altijd op zijn minst moet zijn
2. Dit is de wettelijke periode waarin informatie bewaard moet blijven.
3. Documenten en informatie volgens een bepaald systeem opbergen en beheren.

Taak 1: Een dagprogramma maken

De leerdoelen

In deze taak....:

1. Maak je een dagprogramma voor een bijeenkomst.

In deze taak leer je...

1. Te vertellen welke werkzaamheden er horen bij het organiseren van een bijeenkomst

2. Een uitnodiging maken in Canva voor een (zakelijke) bijeenkomst.

3. Een logo in een Word-document te plaats een tabel in Word te maken.

Een bijeenkomst organiseren: checklist

Belangrijke zaken die terugkomen op een checklist zijn:

• Reden van overleg/ onderwerp
• Wie zijn de deelnemers
• Datum en tijd
• Plaats
• Met of zonder catering?
• Benodigdheden
• Uitnodiging maken en versturen

Voorbeeld van uitnodiging

Uitnodiging voldoet aan de eisen:

• Waar
• Voor wie
• Wanneer
• Waar gaat het over

Het draaiboek

Als je een bijeenkomst organiseert, is het slim om een goede planning te maken. Bij een grotere bijeenkomst verwerk je deze planning in een draaiboek. 

In het draaiboek/schema staat WANNER, WAAR, WAT er gedaan moet worden en WIE er verantwoordelijk is. 

Wat ga je nu doen?

Maken opdracht 2 en 3.

• Het dagprogramma maak je zoals het voorbeeld in de vorige dia: in een tabel.
  

Een uitnodiging maken voor een zakelijke bijeenkomst, kies uit: (gebruik Canva)

• Vergadering met collega's
• Een trainingsdag
• Een workshop

Evalueren

In deze taak leer je...

1. Te vertellen welke werkzaamheden er horen bij het organiseren van een bijeenkomst

2. Een uitnodiging in Canva maken

3. Een logo in een Word-document te plaats een tabel in Word te maken.

Wat kan je afvinken?

Taak 2: Klanten telefonisch benaderen

In deze taak.... 

In deze taak:

1. Maak je een belscript met antwoordenlijst
2. Benader je klanten telefonisch.

In deze taak leer je:

1. Op welke manieren je klanten kunt benaderen
2. Hoe je actief kunt luisteren
3. Het verschil tussen open en gesloten vragen
4. Wat LSD is

Open en gesloten vragen

Gesloten vragen zijn vragen die je met 'ja' of 'nee' kunt beantwoorden. Deze vragen zijn handig als je snel een antwoord wilt. 

Open vragen beginnen vaak met 'wie', 'wat', 'waar', 'wanneer' of 'hoe'. Je kunt ook 'waarom' gebruiken om door te vragen.

LSD-techniek

•  Luisteren

Pas de regels voor actief luisteren toe.

• Samenvatten

Vat in een paar woorden samen wat de ander jou verteld heeft.

• Doorvragen

Met doorvragen wil je meer te weten komen over wat nog niet helemaal duidelijk is.

Voorbeelden van doorvragen

Belscript

Opdracht:

Zoek op internet 8 tips op voor een goed belscript. Noteer dit op een A3/4-papier en bewaar deze (of sla deze op). Deze zijn belangrijk voor jouw opdracht m.b.t. een belscript.

Aan de slag met taak 2

Maken opdracht 2 tot en met 4 en 6.

Klaar? In stilte wat voor jezelf doen. 

Na het bespreken gaan jullie in drietallen opdracht 5 doen (gesprekken voeren met LSD). 

Agenda 6 februari

•  Korte terugblik taak 2
• Taak 3: Een ruimte reserveren
• Taak 4: De catering regelen