Les 3

• Kantoor en Techniek-2
• Tertiary Education

Hoofdstuk 7: Externe communicatie

Inhoud 

• Public Relations
  
• Hoofdtaken public relations
  
• Hoofdgroepen van PR activiteiten
  

Opdracht 1

In hoofdstuk 6 hebben we geleerd de traject voor een uitnodiging.Met een uitnodiging probeer je mensen over te halen. Op de uitnodiging moet alle belangrijke informatie staan.

Voor dit opdracht moeten jullie een uitnodiging maken voor een bedrijf van keuze voor een eindejaarsviering.

Opdracht 1

Deadline: 16 december 2021 voor  1:00 p.m.

Moet worden ingeleverd via TEAMS (niet via e-mail)

Vergeet je naam niet tijdens het inleveren van de opdracht

Tip: www. canva.com

Externe Communicatie

Boodschappen die naar externe relaties worden uitgedragen.

Hoe doen we externe communicatie?

Externe communicatie doen we door middel van Public Relations (PR).

Public Relations 

Dit is het stelselmatig bevorderen van het wederzijds begrip tussen een organisatie en haar publieksgroepen.

Het verbeteren van de naamsbekendheid en het verstevigen van de relatie van de organisatie met haar publieksgroepen.

PR staat voor:

1. Public Retailer
2. Personal Relations
3. Public Relations
4. Promotion Retail

Public Relations bestaat dus uit 3 onderdelen nl:

1. Stelselmatig bevorderen

2. Wederzijds begrip

3. Organisatie en haar publieksgroepen

1. Stelselmatig bevorderen

Stelselmatig: ordelijk, systematisch, samenhangend.

Er is pas sprake van PR als dit geordend en gepland gaat, het zal ook pas resultaat boeken na een bepaalde periode.

2. Wederzijds begrip

Wederzijds begrip: begrip van beide kanten voor de situatie

Het bedrijf moet luisteren en de externe personen moeten luisteren om dit te kunnen bereiken.

Voorbeeld: als er veranderingen plaatsvinden in een bedrijf of buurt dan is het belangrijk dat beide partijen naar elkaar luisteren om tot een resultaat te komen dat voor beide partijen ok is.

3. Publieksgroepen kunnen zijn:

3. Organisatie en haar publieksgroepen

Belangrijke punten hierbij:

• Al deze groepen kunnen INVLOED uitoefenen op de activiteiten die een bedrijf of organisatie ontplooit.
  
• Elke groep heeft eigen kenmerken
  
• Elke groep heeft ook een eigen benaderingswijze
  

Hierdoor kan je NOOIT alle publieksgroepen op dezelfde manier benaderen.

7.2 Hoofdtaken public relations

Public Relations: Het verbeteren van de naamsbekendheid en het verstevigen van de relatie van de organisatie met haar publieksgroepen.

7.2 Hoofdtaken public relations

Bedrijfsleven de afdelingen die zich bezighouden met PR:

• Afdeling communicatie
  
• Afdeling corporate communications
  
• In en externe betrekkingen
  
• Public affairs
  
• Afdeling Voorlichting (voornamelijk bij de overheid)
  

6 hoofdgroepen van PR activiteiten

1. Het vaststellen van het PR-beleid en het daaruit voortvloeiende PR plan;

2. Het aanleggen van basisdocumentatie

3. De zorg voor presentatie van de organisatie in uiterlijk en gedrag. 

4. De zorg voor representatie

5. Het verstrekken van inlichtingen en het verzorgen van het daarbij benodigde informatiemateriaal.

6. Het verlenen van persoonlijke service aan derden. 

1. Het vaststellen van het PR-beleid en het daaruit voortvloeiende PR plan

Beleidsmatige taken die door het hoofd of directie worden uitgevoerd.

1. Het vaststellen van het PR-beleid en het daaruit voortvloeiende PR plan

Beleidsmatige taken die door het hoofd of directie worden uitgevoerd.

Duur PR Plan:

• PR beleid heeft meestal een duur van 1 jaar hierna wordt er geëvalueerd en een nieuw plan opgezet voor het komende jaar. 
  
• PR plan kan ook voor een project samengesteld worden en is dan gebonden aan de tijdsduur van dat project
  

2. Het aanleggen van basisdocumentatie

Basisdocumentatie:

• informatie over het bedrijf, personen en evenementen;
  
• informatie over zaken die in de directe omgeving van het bedrijf spelen;
  
• informatie uit de branche;
  
• contacten met collega’s;
  
• externe contacten (netwerken);
  
• Opinieonderzoek.
  

3. De zorg voor presentatie van de organisatie in uiterlijk en gedrag

Hieronder vallen:

• De ontvangst van (groepen) gasten
  
• De organisatie van evenementen (kerstviering)
  
• Klachtenbehandeling
  
• Het bewaken van de huisstijl
  

4. De zorg voor representatie

Hieronder verstaan we:

• De zorg voor relatiegeschenken
  
• De besluitvorming ten aanzien van sponsoring en donatie activiteiten
  
• Het bijwonen en mede organiseren van tentoonstellingen
  
• Het organiseren van symposia
  
• Het houden van lezingen
  

5. Het verstrekken van inlichtingen en het verzorgen van het daarbij benodigde informatiemateriaal

Dit kunnen onder andere zijn:

• Brochures
  
• Folders
  
• Film- en videopresentaties
  
• Exposities
  
• Jaarverslagen
  
• Het tot stand brengen en onderhouden van perscontacten
  

6. Het verlenen van persoonlijke service aan derden

Dit kan op verschillende manieren nl:

• Je regelt vervoer voor gasten
  
• Zorg voor toegangsbewijzen
  
• Hotelreserveringen en vliegtickets voor relaties regelen
  
• Entertainment voor buitenlandse relaties en hun partners als ze ons land bezoeken
  

vragen

VRAGEN?