Plannen en werkverdelen

• Personeelsbeleid
• MBO
• Studiejaar 2,3

Werkplanning

Plannen
waar houd je rekening mee?

Kwaliteit en kwantiteit van de medewerkers

Seizoensinvloeden

Budget/omzet

Beschikbaarheid van medewerkers

Niveau (ook minimaal 1 leidinggevende)

Strategisch plannen

Strategisch plannen gaat over lange termijn doelen en het bepalen van de beste manier om die doelen te bereiken. Het omvat het nemen van belangrijke beslissingen en het toewijzen van middelen.

3 tot 5 jaar vooruit langetermijnplanning

Strategische planning wordt opgesteld en uitgevoerd door de directie en gelden voor de lange termijn. De missie en visie zijn hier onderdeel van. Dus lange termijn planning. Voorbeeld: uitbreiding assortiment. Of hoe efficiënter een bepaald bedrijfsproces te laten verlopen.

Tactisch plannen

Tactisch plannen gaat over hoe de doelen op strategisch niveau worden bereikt. Het omvat het bepalen van de acties die nodig zijn om de doelen te bereiken, het bepalen van de middelen die nodig zijn en het toewijzen van verantwoordelijkheden.

1 tot 3 jaar vooruit Middellange termijn

Tactische planning wordt ook opgesteld door de directie, maar dan vaak in samenspraak met leidinggevende. Deze hebben. Deze hebben betrekking op een termijn van ongeveer een jaar en zijn concrete uitwerkingen van de plannen op strategisch niveau. Hier gaat het om specifieke acties. Bijvoorbeeld dat marketing een bepaalde campagne lanceert om de verkoop in het laatste kwartaal te stimuleren.

Operationeel plannen

Operationeel plannen gaat over korte termijn doelen en het bepalen van de acties die nodig zijn om die doelen te bereiken. Het omvat het toewijzen van middelen en het bepalen van de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd.

< 1 jaar kortetermijnplanning

Dit richt zich op de dagelijkse activiteiten en processen om de tactische plannen uit te voeren. Het is gericht op de korte termijn en is zeer gedetailleerd. Bijvoorbeeld een dienstrooster opstellen of een productieplanning opstellen.

Het verschil in de 3 genoemde niveau's  is dus het niveau van details, de tijdshorizon en de focus op verschillende aspecten  van het organisatorische functioneren.

Voorbeeld: Een bedrijf

Een bedrijf kan strategisch plannen om over vijf jaar wereldwijd marktleider te zijn. Tactisch plannen omvat het ontwikkelen van nieuwe producten en het uitbreiden van het marketingbudget. Operationeel plannen omvat het aannemen van nieuwe medewerkers en het plannen van de productielijn.

Geef een voorbeeld van hoe een bedrijf planningsniveaus kan gebruiken om hun doelen te bereiken.

Samenvatting

Planningsniveaus zijn strategisch, tactisch en operationeel. Strategisch plannen gaat over lange termijn doelen, tactisch plannen gaat over hoe die doelen worden bereikt en operationeel plannen gaat over korte termijn doelen. Het gebruik van planningsniveaus zorgt voor een gestructureerde aanpak van het behalen van doelen.

Teken een driehoek 

Lees uit het boek

Hoofdstuk 6.1 en 6.2

Maak in het werkboek 6.1 en 6.2 (vraag 1 t/m 5)

Hier krijg je 15 min de tijd voor.

Hebben jullie hier nog vragen over?

Grondhouding

Er wordt gesproken over grondhouding. Wat vinden jullie belangrijk qua grondhouding bij een medewerker?

Stel je neemt iemand aan, waar hecht jij waarde aan?

Welke grondhouding

Hoe plan je je personeel zo in dat je de juiste personeelsbezetting hebt?​

Waar houd je als leidinggevende allemaal rekening mee om een optimale personeelsbezetting te hebben op je afdeling?​ 

Opdracht: ​

Maak samen met een klasgenoot een lijstje met 10 punten​

Komt ook op de volgende slide:

Functieniveau

Omzet

Inventariseren arbeid

Beschikbaarheid personeel

Kwantiteit

Wettelijke voorwaarden

Wat is personeelsplanning? ​

Het op elkaar afstemmen van de personeelsbehoefte en de beschikbaar-heid.

O.a rekening houden met:​
-werktijden                         - ziekte                                    - verantwoordelijkheden per

-vakantiedagen​                - afwezigheid                          functie

-verlof​                                   - opleidingsniveau             - omzet

- aantal medewerkers   - beschikbare budget

​

De personeelsplanning moet in evenwicht zijn met betrekking tot de volgende onderdelen:​

Het (opleidings)niveau: de kwalitatieve behoefte aan personeel​

Het aantal medewerkers: de kwantitatieve behoefte aan personeel​

Kwantitatieve personeelsbehoefte

Kwantitatief = aantal​

Het aantal medewerkers is gebaseerd op de hoeveelheid taken en de duur en zwaarte van de werkzaamheden​ 

Vast versus tijdelijk

Vaste personeelsbehoefte: de activiteiten in een onderneming vragen om een bepaalde minimale bezetting van personeel (fulltimers en/of parttimers)​

Tijdelijke personeelsbehoefte: de activiteiten in een onderneming zijn bijvoorbeeld seizoensgebonden: denk aan een hondenpepension: juni/juli/aug/sep zijn vaak de drukste maanden: tijdelijk meer personeel nodig​

Kwalitatieve personeelsbehoefte

Kwalitatief = kwaliteit​

Wat bepaalt de kwaliteit van jouw medewerkers?​ 

• Kennis (bv opleiding)​ 
• Werkervaring​
  
• Vaardigheden (bv communicatieve en sociale vaardigheden)​
  
• Houding​
  

Ook de relatie met de leidinggevende is van invloed op de kwaliteit van een medewerker​

Dus stel je hebt een dierenspeciaalzaak en je hebt niemand die de kassa kan doen, dan heb je een probleem.

Kwantitatieve personeelsbehoefte

Korte versus lange termijn

Planning op korte termijn: Behoefte aan medewerkers voor de komende 12 maanden​

Planning op lange termijn: Behoefte aan medewerkers voor de komende jaren (langer dan 12 maanden)​

​

Hebben we hier voorbeelden van?

Bv lange termijn: uitbreiden van het bedrijf, dan ook meer mensen nodig.

Je hebt vier medewerkers nodig die zelfstandig klanten kan helpen. Dit is een voorbeeld van een ...

1. kwantitatieve vraag
2. kwalitatieve vraag
3. zowel kwantitatief als kwalitatief
4. domme vraag

FTE = FullTime-Equivalent

Dit is de rekeneenheid waarmee de omvang van een functie kan worden uitgedrukt​

​1,0 fte = volledige werkweek = 36-40 uur 

0,1 fte = 1/10 deel van volledige werkweek = 1:10 * 40 = 4 uur​ 

0,6 fte = 6/10 deel van volledige werkweek = 6:10 * 40 = 24 uur​ 

0,9 fte = 9/10 deel van een volledige werkweek = 9:10 * 40 = 36 uur​

HOEVEEL FTE IS DIT IN TOTAAL?
7 mensen die werken 2 dagen per week
4 mensen die werken 5 dagen per week
8 mensen die werken 3 dagen per week
21 mensen die werken 4 dagen per week

Uitleg

2 dagen p.w. = 16 uur = 0,4 fte dus 7 * 0,4 fte = 2,8 fte

5 dagen p.w. = 40 uur = 1,0 fte dus 4*1,0 fte = 4,0 fte

3 dagen p.w. = 24 uur = 0,6 fte dus 8*0,6 fte = 4,8 fte

4 dagen p.w. = 32 uur = 0,8 fte dus 21*0,8 fte = 16,8 fte

2,8 + 4,0 + 4,8 + 16,8 = 28, 4 fte

Hoe weet je hoeveel medewerkers je per dag nodig hebt?

Het mogelijke doel kan bijvoorbeeld zijn: de gewenste te behalen omzet​ per dag

Gegeven:​ 

1 werkdag = 8 uur​ 

Productiviteit van 1 medewerker is : € 1000,- per werkdag = € 125,- per uur​

Voorbeeld:

Je wilt als dierenspeciaalzaak € 3000,- per dag omzetten

Berekening aantal benodigde medewerkers:

€ 3000,- : € 125,-p/u = 24 uren nodig om € 3.000,- om te zetten​

24 uur : 8 uur = 3,0 medewerkers = 3,0 fte​ per dag

Lees in het Boek

Hoofdstuk 6.3 en 6.4

Maak van het werkboek 6.3 en 6.4

(vraag 6 t/m 12)

Hier krijg je 20 min de tijd voor

Hebben jullie hier nog vragen over?

Let op!

In de realiteit moet je ook rekening houden met de vraag om extra fte!​

- Verlof van medewerkers​ 

- Ziekte van medewerkers​

- Aantal werkplaatsen​

- Werkzaamheden die geen omzet opleveren (bv schoonmaken magazijn)​

- Extra koopzondagen​

-De wettelijke regelgeving

Lees hoofdstuk 6.5 Waar moet je wettelijk rekening mee houden met het maken van een planning?

blz 110

Verzuim, Verlof en Verloop

1. Verzuim = ziekte​

   2. Verlof = vrije dagen​ 

   3. Verloop = in- en uitstroom van personeel​ 

Als je werkt met mensen, dan krijg je ook te maken met veranderingen. Dat betekent dat je flexibel moet zijn en in kunt spelen op nieuwe situaties.

Als je een werkrooster gaat maken, dan krijg je te maken met de 3 V's.

Waarom is het voor een bedrijf belangrijk inzicht te hebben in de 3 V's ten aanzien van hun personeel?

kostenbeheersing, productiviteit, werknemerstevredenheid, betrokkenheid, successieplanning (hoe betere opvolging), wetgeving (voldoet een bedrijf wel aan de wettelijke eisen? Waarom is er veel verzuim?)

Stappenplan rooster maken

1. Werkzaamheden inventariseren

2. Inventariseren wie de werkzaamheden uitvoert

3. Inventariseren wanneer de werkzaamheden worden gedaan

4. Inventariseren hoe lang de werkzaamheden mogen duren

5. Inventariseren welke resultaten behaald moeten worden

6. Rooster maken

7. Evalueren en bijsturen

Je kunt niet zomaar een werkrooster maken voor je medewerkers. Je hebt je te houden aan randvoorwaarden.

Om een goed werkrooster te kunnen maken, maak je gebruik van het volgende stappenplan.

Werkrooster

Kwaliteit -- vaardigheden/kennis

Kwantiteit -- hoeveel

Rooster maken

Zet in de volgende slide de stappen voor het maken van een rooster in de juiste volgorde.

1

2

3

4

5

6

7

8

omzethistorie

verwachte omzet

beschikbare medewerkers

benodigde medewerkers

concept rooster opstellen

concept rooster analyseren

definitief rooster

rooster communiceren

Lees in het Boek

Hoofdstuk 6.5, 6.6 en 6.7

Maak van het werkboek 6.5, 6.6 en 6.7

(vraag 13 t/m 17)

Hier krijg je 20 min de tijd voor

Hebben jullie hier nog vragen over?