Writing an email

• Engels
• Middelbare school
• mavo
• Leerjaar 4

Writing an email

Take notes (use page 64 if you don't have your notebook)

Bram Eekman

There are two types of letters:

Informal

• aan personen die je kent: familie, vrienden
• mensen die je in met voornaam en je en jij aanspreekt

Formal

• aan personen die  je niet kent: onbekenden
• mensen die je met hun achternaam en met u aanspreekt

Look at this letter: formal or informal?

Lay-out of a letter

• A letter and email always consist of the same 3 elements
• These content elements always have the same order

1)  Salutation or greeting: de aanhef

2)  Body: at least three paragraphs

3)  Closing: de afsluiting

DE AANHEF 

Informal

• je kent de voornaam, gebruik die
• vrouw/man:
   Hi Sarah,  / Hello Ben, / Dear granny, / Dear uncle Bob

Formal

• je kent de achternaam:
• vrouw:
   Dear Ms Jones,
• man:
   Dear Mr Williams,
• onbekend of genderneutraal:
   Dear Mx Smith,
• je kent de achternaam niet:
   Dear Sir/Madam,

Body

Zorg ervoor dat je tekst minimaal 3 alinea's heeft:

1. introductie  
2. Kern
3. Slot

Introduction paragraph

Een brief kun je kort beginnen met het bedanken voor een eerdere e-mail als daar sprake van is, of het voorstellen van jezelf of je bedrijf. Dit kan in een enkele zin. Daarna kun je het onderwerp van de brief introduceren door gebruik van één van de volgende standaardzinnen:

I am writing to enquire about… (als je informatie wil vragen)

I am writing in response to…  (als je ergens op wil reageren)

I am writing because ... (andere reden)

Kern van je brief

• Gebruik 1 alinea per deel onderwerp
• sla een regel over tussen alinea's
•  Geef je brief structuur door voegwoorden te gebruiken. Bijvoorbeeld: Firstly, secondly, then, finally, 
• Probeer heldere zinnen te formuleren
• Be to the point

Final paragraph

Het slot kun je gebruiken voor verschillende dingen:

Als je de ontvanger wilt vertellen waar hij of zij terecht kan voor verdere informatie, gebruik je bijvoorbeeld:

If you have any questions, please contact me.

If you need any further information, feel free to contact me.

Final paragraph

Als je de lezer wil bedanken, gebruik je:

Thanks in advance,

Many thanks for your time.

Als je de lezer vriendelijk wilt verzoeken om te antwoorden:

I look forward to hearing from you soon.

Please reply as soon as possible.

Tips:

• Read the assignment before you start
• Make a draft (klad) if you have time
• Pay attention to capital letters and punctuation
• Study a few standard sentences that you can use
• Do not use short forms --> don't = do not, I'm = I am etc.
• Be polite: use I would like to instead of I want and could instead of can

Questions?