Zakelijke e-mail

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Welkom!

Eerst: twintig minuten lezen.

Daarna: zakelijke e-mail.

Wat gaan we doen?

Oefenen met zakelijke e-mail

- Uitleg

- Zelf aan het werk

Na afloop van het verkoopgesprek ga je een offerte opstellen.

Deze stuur je als bijlage bij een zakelijke e-mail, gericht aan de klant die je gesproken hebt. 

De offerte wordt beoordeeld door de betreffende docent,

de zakelijke e-mail door de docent Nederlands.

Opbouw zakelijke e-mail

1. Aanhef
2.  Inleiding
3. Kern
4. Slot
5. Afsluiting

Aanhef + afsluiting

Beste... , 

Geachte... , 

+ heer/mevrouw + achternaam

Met vriendelijke groet, ... (je naam)

Hoogachtend, ... (je naam)

Let op: hoofdletters in namen

Pim de Boer > P. de Boer, > meneer De Boer,

Rayen van Vleuten > R. van Vleuten, > de heer Van Vleuten,

Mahdia Morabet > M. Morabet, > mevrouw Morabet,

Staat de voornaam (of letter) er dus bij, dan schrijf je het lidwoord niet met een hoofdletter, anders wel!

Weet je niet naar wie je schrijft? Dan schrijf je: 

Geachte meneer, mevrouw, of: meneer/mevrouw

Welke kloppen, en welke niet?

Geachte Mevrouw ter Braak, ...

Beste meneer van Dam, ...

Geachte meneer Ter Blijk, ...

Hallo mevrouw Donker, ...

Beste meneer/mevrouw, ...

Geachte mevrouw Azul, ...

Meneer Jan Peters. 

Welke kloppen, en welke niet?

Geachte Mevrouw ter Braak, ...

Beste meneer van Dam, ...

Geachte meneer Ter Blijk, ...

Hallo mevrouw Donker, ...

Beste meneer/mevrouw, ...

Geachte mevrouw Azul, ...

(...) Meneer Jan Peters.

Inleiding

Noem de aanleiding (reden) voor je bericht.

Vertel waarom je schrijft en, als dat nodig is, wie je bent.

Niet doen: beginnen met 'ik'

Niet doen: de voornaam van de klant gebruiken

Voorbeeld

Geachte heer (mevrouw) De Vries, (aanhef)

Naar aanleiding van ons gesprek afgelopen dinsdag zou ik graag...

Op maandag 7 november hebben wij een gesprek gehad over...

Zoals afgesproken zou ik u mailen over...

Kern

Geef informatie of stel vragen.

Als je een bijlage meestuurt, noem dat dan ook in je tekst.

In de kern noem je de belangrijkste punten.

Per nieuw deelonderwerp begin je een nieuwe alinea!

Denk aan formeel taalgebruik en juiste aanspreekvorm (u)

Voorbeeld

In de offerte (voor product x) staat opgenomen...

Informatie die nog belangrijk voor de klant is om te weten, naast dat wat er al in de offerte staat.

Benoem eventueel nog de geldigheidsduur van de offerte.

Verwijzen naar bijlage

In de bijlage vindt u de offerte.

De offerte zal ik als bijlage meesturen.

Meer/verdere informatie staat in de offerte, meegestuurd als bijlage.

Slot

Maak je verwachting duidelijk

Wat wil je dat de lezer (de klant) naar aanvang van jouw mail doet?

Sluit af met je naam + achternaam + bedrijf 

(+ eventuele contactgegevens/functie)

Voorbeeld

Graag ontvang ik een bevestiging van de toezegging.

Ik hoor graag van u.

Ik hoop snel van u te horen.

Indien u nog vragen heeft, hoor ik die graag. U kunt mij telefonisch bereiken op het nummer (...) of via dit e-mailadres.

Bij akkoord graag de offerte ondertekenen en mij terugsturen.

Doel/publiek

- Wees consistent in je (formele) taalgebruik

- Gebruik consistent u/uw

- Gebruik een zakelijk e-mailadres of je eigen schooladres

Spelling, grammatica en woordgebruik

Lees je tekst goed na op spelfouten!!

Fouten in spelling zorgen ervoor

dat een mail onprofessioneel lijkt.

Schrijf goedlopende zinnen.

Niet te lang, ook niet te kort.

Opdracht

Schrijf een zakelijke e-mail:

Mevrouw J. de Konings heeft een offerte bij je aangevraagd voor een product (vrij in te vullen). Dit naar aanleiding van het gesprek dat je eergisteren met haar hebt gehad. 

Schrijf een mail naar de klant waarin je verwijst naar de offerte in de bijlage.

Zorg ervoor dat de opbouw van de e-mail duidelijk is (inleiding-kern-slot).

Tot volgende week!