Les 2: Participatiekalender_Stakeholdersproces

• Watermanagement
• HBO
• Studiejaar 3

Module Governance - Les 2:

Stakeholdersproces

12 februari: Truckersprotest

(https://www.nu.nl/binnenland/6183648/truckers-blokkeren-binnenhof-tijdens-coronaprotest-veel-verkeersoverlast.html)

Rekening houden met belanghebbenden

Inhoud Les 2. Stakeholdersproces

1. Opfrissen structuur module Governance
2. Terugkijken op Les 1. Besluitvormingsproces
3. Belang van Stakeholdersproces
4. PAUZE
5. Stakeholdersanalyse
6. Participatie in stakeholdersproces
7. Groepsopdracht
   
8. Doorkijk: Les 3. Vergunningsproces

1. Opfrissen structuur Module Governance

Toetsopdracht: Participatiekalender

In de Participatiekalender staan de processtappen om het ontwerp goedgekeurd te krijgen: 

1. Je geeft aan hoe het bestuurlijke besluitvormingsproces binnen de gemeente er uit ziet om goedkeuring te krijgen van de gemeenteraad en/of college van B&W; 
2. Je geeft aan welke stakeholders op welke wijze betrokken moeten worden in het stakeholdersproces om hun goedkeuring te krijgen;
3. Je geeft aan welke vergunningen nodig zijn en hoe het vergunningsproces doorlopen moet worden voor goedkeuring van het bevoegd gezag. 

Je geeft voor deze 3 processen aan wanneer welke relevante activiteiten moeten plaatsvinden, wie verantwoordelijk is voor een activiteit en wanneer welke deadlines zijn. Voor de activiteiten van het stakeholdersproces geef je aan welke stakeholders per activiteit worden uitgenodigd en met welk doel. De onderbouwing van de Participatiekalender staat in een Implementatieplan.

Voorbeeld van een Participatiekalender 

Lesprogramma

Les 1. Besluitvormingsproces: Besluitvorming, Gemeentebestuur, Besluitvormingsproces

Les 2. Stakeholdersproces: Issues, Stakeholders, Belang en Invloed, Meekoppelkansen 

Les 3. Vergunningsproces: Procedures en Vergunningen (gastdocent: Jola van Dijk)

Les 4. Participatie: Inventariseren belangen, zoeken gezamenlijk belang, belangenafweging

Les 5. Participatiekalender: Plannen activiteiten en deadlines per proces, Implementatieplan

Les 6. Formatieve feedback 

Les 2. Stakeholdersproces: 6 leerdoelen

1. De student kan uitleggen dat bij heel uiteenlopende activiteiten stakeholders betrokken zijn.
2. De student kan specifieke primaire en secundaire stakeholders benoemen.
3. De student moet risico's kunnen benoemen van het niet zorgvuldig doorlopen van het stakeholdersproces. 
4. De student kan m.b.v. hulpmiddelen een stakeholdersanalyse uitvoeren en die weergeven in een stakeholderstabel.
5. De student kan m.b.v. een stakeholdersanalyse een stakeholdersstrategie bedenken.
6. De student moet inzicht hebben in de werking van het stakeholdersproces zodat dit proces goed wordt weergegeven in de Participatiekalender. 
   

2. Terugkijken op Les 1. Besluitvormingsproces

Voorbereidende groepsopdracht

• In welke overleggen moet het kredietvoorstel besproken worden om extra budget te krijgen voor het omvangrijke klimaatadaptieve plan?
• In welke overleg moet over het kredietvoorstel besloten worden?

 

Wanneer is niet perse een Raadsbesluit nodig voor budget voor een project?

1. Het betreffende project wordt uitgevoerd binnen het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP)
2. Het betreffende project is opgenomen in het begrotingsplan van de gemeente
3. Het gevraagde extra budget is een relatief klein bedrag ten opzichte van het totale gemeentebudget
4. Wanneer de gemeente een Artikel 12-status heeft

Organisatietijd voor indienen voorstel omtrent project volgens vergaderschema van deze gemeente

1. Voorstel omtrent project (voor een grote aanpassing) dat besproken wordt tijdens een (online) vergadering van de gemeenteraad. Organisatietijd: Minimaal 2 maanden voorafgaand aan een vergadering van de gemeenteraad een voorstel indienen dat dan behandeld wordt.
   
2. Voorstel omtrent project (voor een kleine aanpassing) dat besproken wordt tijdens een (online) vergadering van het College van B&W. Organisatietijd: Minimaal 3 weken voorafgaand aan een vergadering van het College van B&W een voorstel indienen dat dan behandeld wordt.
   

Wat is de relatie tussen besluitvormingsproces en stakeholders?

3. Belang van Stakeholdersproces

Wat zijn stakeholders?

Voorbeelden van stakeholdergroepen 

(http://www.stakeholderslab.nl/wie-zijn-stakeholders-en-waarom-zijn-ze-zo-belangrijk-4/)

Stakeholdersproces

• Stakeholders en hun belangen in kaart brengen bij zowel de eigen projectorganisatie (primaire stakeholders) als de omgeving (secundaire stakeholders). 
• Tijdens participatie activiteiten bij stakeholders waarnemen (horen, zien, aanvoelen) wat hun behoeften zijn en daarmee in het ontwerp rekening houden.
• Met creatieve oplossingen in het ontwerp zoveel mogelijk overeenstemming met stakeholders bereiken door verminderen risico's en verzilveren meekoppelkansen.
• Met het ontwerp streven naar een Win-Win situatie zodat alle stakeholders voordeel hebben bij de gekozen oplossing.

Project loopt op rolletjes met balans tussen inhoud (expertise), aanpak (proces!) en interactie (relatie)

Resultaten goed Stakeholdersproces

• Snellere bestuurlijke besluitvorming 
• Sneller doorlopen van procedures (bijv. voor wijzigen bestemmingsplan en verkrijgen vergunning)
• Meer begrip en draagvlak bij stakeholders
• Meer medewerking, kennis, geld en capaciteit van stakeholders waardoor het ontwerp beter wordt!

Wat is het risico van een slecht stakeholderproces?

Stakeholders Klimaatstad

4. PAUZE

5. Stakeholdersanalyse

Stakeholderanalyse

Je brengt in kaart wie de (belangrijkste) stakeholders zijn voor het project, welke belangen zij hebben, wat hun invloed is en welke middelen (kennis, geld, mensen) zij tot hun beschikking hebben.

Een stakeholdersanalyse is een belangrijke voorwaarde (geen garantie) voor het succes van het project. Het helpt je een strategie te ontwikkelen hoe je welke stakeholders, wanneer betrekt bij je project. Het verbetert de kwaliteit van een project en verkleint de kans op risico's door bijv. nieuwe stakeholders of protesten.

6 stappen naar een stakeholderstrategie o.b.v. 

Stakeholders, Issues, Meekoppelkansen, Belang en Invloed 

1. Wie zijn de stakeholders en wat is voor hen belangrijk? Identificeren van de relevante stakeholders en hun belangen.

2. Welke groepen stakeholders zijn er? Eventueel categoriseren van stakeholders.

3. Wat speelt er voor stakeholders? Bepalen van thema’s die stakeholders raken (zowel issues als meekoppelkansen).

4. Hoe groot is het belang voor de stakeholder? Welke impact heef het project op dit belang?

5. Welke invloed hebben de stakeholders? Weging van stakeholders.

6. Bedenken van een stakeholdersstrategie.

Zie voor onderstaande dia's 'Handreiking 5: Stakeholderanalyse' (Ministerie van I&W):

https://www.kennisknooppuntparticipatie.nl/publicaties/handreikingen/default.aspx

Hulpmiddel bij stap 1 en 2: Thema's - Stakeholders - Belangen

Hulpmiddel bij stap 3: Issue-tabel (= lastig thema)

Hulpmiddel stap 4: Impact-tabel

(= mate van overeenstemming met belang)

Met kleur kun je aangeven of  project positieve/ neutrale/ negatieve impact heeft op een belang. Bijv. met groen, oranje en rood. 

Hulpmiddel stap 5 en 6: Belang - Invloed matrix

(= overzicht van Basisstrategieën)

Welke kwadrant van de Belang - Invloed matrix past bij welke trede van de participatieladder?

Met welke stakeholder moet je het meest rekening houden in het project?

Stichting vrienden van de Pad

Gemeente ABC

Natuurbeheerorganisatie

Schoolkinderen

Stad XYZ

Anders

Ander hulpmiddel stap 5 en 6: Overeenstemming – Vertrouwen matrix (= overzicht van Basisrelaties)

Hulpmiddel voor stakeholdersanalyse:

Stakeholderstabel

6. Participatie in stakeholdersproces

Voorbeeld participatie activiteit

Inspiratiegids participatie: (https://iplo.nl/participatieomgevingswet/)

Geschatte organisatietijd voor uiteenlopende soorten participatie activiteiten

1. Een (online) gesprek met 2 – 4 personen, zoals gesprekken met interne of externe expert(s)/adviseur(s), opdrachtgever, portefeuillehouder gemeente, vergunningverlener, stakeholder(s) etc. Organisatietijd: 2-3 weken, uitnodiging (met informatie) minimaal 2 weken van tevoren afhankelijk van (ingeschatte) ruimte in de agenda’s van de gesprekspartners.
2. Een (online) informatiebijeenkomst met tientallen personen waarin een aantal sprekers het woord neemt en leden van het projectteam een belangrijke rol spelen. Organisatietijd: 1 - 2 maanden afhankelijk van uiteenlopende factoren, vooraankondiging (met informatie) 1 maand van tevoren, uitnodiging (met informatie) 2 weken van tevoren.
3. Een (online) werksessie / schetssessie waarbij de belangrijkste stakeholders meedenken / mee ontwerpen. Organisatietijd: 1,5 - 2 maanden afhankelijk van uiteenlopende factoren, vooraankondiging (met informatie) 1 maand van tevoren, uitnodiging (met informatie) 2 weken van tevoren.

7. Groepsopdracht

Groepsopdracht ter voorbereiding van  Les 3. Vergunningsproces

Jullie zijn door de gemeente gevraagd om te komen tot een advies, waarbij de aanleg / opwaardering van een fietspad dit jaar gerealiseerd moet zijn. Participatie is in het planproces een belangrijk speerpunt want het nieuwe 'snel-fietspad' komt in een woonwijk te liggen waar veel jonge gezinnen wonen. Maak een stakeholdersanalyse m.b.v. een stakeholderstabel:

1. Wie zijn de 5 belangrijkste stakeholders en waarom?
   
2. Welk specifieke belang heeft welke stakeholder (kernwoord)?
   
3. Hoeveel belang en invloed heeft welke stakeholder (++, +, +/-, -,--)?
   
4. Welk basisstrategie kies je voor welke stakeholder en waarom (monitoren, informeren en betrekken, nauw betrekken en samenwerken, in contact blijven)?
   
5. Bedenk participatie activiteiten die passen bij de basisstrategieën voor de stakeholders en zet die op een logische volgorde in een tijdlijn (= stakeholdersstrategie).
6. Wat is de relatie tussen stakeholdersproces en vergunningen (denk hierbij ook aan de Omgevingswet)?
7. Lever de opdracht uiterlijk 22 februari in via Canvas.

8. Doorkijk: Les 3. Vergunningsproces

Les 3. Vergunningsproces

Met gastdocent Jola van Dijk (eigenaar Permiso, vergunningverlener en oud-raadslid voor de SP in de gemeente Nijmegen) gaan we kijken naar procedures en vergunningen. 

Naar aanleiding van die les gaan jullie een vergunningaanvraag voorbereiden voor een klimaatadaptief 'snel-fietspad'. Wat is daarbij het risico wanneer het niet is gelukt om stakeholders enthousiast te maken voor het 'snel-fietspad'?