Zakelijke e-mail schrijven: Voorbereiding op je examen

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 2

Nederlands

Het schrijven van een zakelijke e-mail

Deze les leer je:

• het verschil tussen een persoonlijke en zakelijke e-mail

• zakelijke e-mails schrijven en schriftelijke verzoeken opstellen;

• je woordgebruik en toon aan het publiek aanpassen.

Samengevat

Persoonlijke e-mail

• informele e-mail
• opbouw: aanhef, inhoud, slotgroet
• informeel taalgebruik (beste, hoi, jij, groetjes, doei)

Zakelijke e-mail

• formele e-mail
• strenge opbouw: aanhef, inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens
• formeel taalgebruik (geachte, u, met vriendelijke groet, hoogachtend)

Regels  voor de e-mail

• Zet onderwerp in onderwerpregel van je e-mail
  
• Begin met een aanhef (Beste, Geachte, Lieve, Hoi). Achter de aanhef zet je een komma en druk je op enter (plaats een witregel).
  
• Schrijf in de eerste zinnen wat het onderwerp is en waarom je de e-mail schrijft
  
• Verdeel de inhoud van je e-mail in alinea's en zorg voor een goede opbouw (inleiding, middenstuk (kern), slot).
  
• Beëindig de e-mail met een nette slotzin. Daarna druk je op enter (plaats een witregel)
  
• Onderaan schrijf je de slotgroet (Vriendelijke groet, Groetjes, Doei). Daarachter zet je een komma en druk je één keer op enter.
  
• Zet je voor- en achternaam onder de e-mail

De opmaak

• Vul de onderwerpsregel in  (kort en bondig)
  
  

• Aanhef
• Inleidende zin
• Alinea 1
• Alinea 2
• Afsluitende zin
• Slotformule
• Naam

De inleidende zin

• In de inleidende zin vertel je altijd waarom je de e-mail schrijft.

• Als in de opdracht staat dat je jezelf moet voorstellen, dan doe je dat ook in de inleidende zin.

Het middenstuk

• Je zakelijke e-mail bestaat altijd uit minimaal twee alinea's in het middenstuk 
• In deze alinea's beschrijf je de meeste verplichte punten uit de opdracht 
  
• Maak gebruik van de situatiebeschrijving om de verplichte punten te verwerken 
  
• Staat de info niet in de situatieomschrijving? Bedenk het dan zelf! 
  
• Beschrijf deze punten kort en bondig 
  
• Gebruik makkelijke taal! Zo voorkom je spelfouten
  

Afsluitende zin

In de afsluitende zin sluit je de e-mail netjes af. Je kan hier vaak het laatste verplichte punt voor gebruiken.

• Ik hoop spoedig van u te horen.
• Ik ontvang graag snel een reactie.
• Ik vraag u om binnen twee weken te reageren.

Slotformule en naam

Gebruik een van de twee slotformules:

• Met vriendelijke groet,
• Hoogachtend,

Soms staat in de opdracht welke slotformule je kan gebruiken.

Sluit af met je voornaam en achternaam.

Schrijfwijze van namen

• Je schrijft een hoofdletter waar de naam begint
• Dit kan de voornaam zijn, maar ook de achternaam
• Let goed op bij de tussenvoegsels (de, van, van der, etc.)
• In de aanhef gebruik je alleen de achternaam 
• Onderaan schrijf je altijd je eigen voornaam en achternaam

Schrijfwijze van namen in de aanhef

Geachte mevrouw Sluis,

Geachte mevrouw Sluis - van Wiel,

Geachte mevrouw De Waag - Dekkers,

Geachte mevrouw Van Geest - van der Togt,

Geachte heer Wagemakers,

Geachte heer Van 't Lam,

Conventies zakelijke e-mail

• Aan:
• CC:
  
• Onderwerp:
• Aanhef                  (Geachte heer/mevrouw)
• Inleiding               (Mijn naam is.............)
• Kern                        (Vertel waar je e-mail over gaat)
• Slot                          (Vertel wat je graag zou willen) 
• Slotformule         (Met vriendelijke groet, )
• Jouw voor- en achternaam