FD les 6 nieuw B&B zakelijke verhuizing

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1,2

Modules Facilitaire Dienstverlening

Hoe sta jij erin vandaag? Hoe voel je je?

Project Building & Back Office

Programma vandaag

• Inventarisatie deadline 
  

• Terugblik - volgende stap project
  
• Voorwaarden project, deadlines, examen
  
• Module Building & Back Office - volgende opdracht
  
• Pauze
  
• Eindtijd 14.45
  

Als geen ander weet de facility manager wat iedere medewerker nodig heeft om zijn of haar werk goed te kunnen doen.

Een van de taken van een facility manager is de zakelijke verhuizing regelen. Maar dat wordt vaak te letterlijk genomen. Het woord “regelen” betekent namelijk niet dat je het uiteindelijk helemaal zelf moet doen.

Als facility manager beschikt u over de kennis die veel problemen bij een zakelijke verhuizing kan voorkomen. 

In deze opdracht gaan we deze beginselen leren en de kennis ervoor opdoen om er mee te oefenen om op het examen een zakelijke verhuizing volledig uit te kunnen voeren. 

Wat staat er dan allemaal in de opdracht?

Jullie gaan in een groep met medestudenten een zakelijke ‘verhuizing’ van A tot Z regelen. Op basis van een briefing van de opdrachtgever over wie en wat er verhuisd moet worden van waar naar waar en eventuele bijzonderheden, gaan jullie allereerst een plan van aanpak maken. 

Wat moet er allemaal wanneer geregeld en gedaan worden om de verhuizing daadwerkelijk uit te kunnen voeren? Hoe verdelen jullie de taken? Welke (transport)middelen en mensen hebben jullie nodig om de verhuizing voor te bereiden en uit te voeren? Welke afspraken moeten met wie gemaakt worden om de verhuizing succesvol te laten verlopen? 

In het plan van aanpak nemen jullie ook op met wie er wanneer gecommuniceerd en afgestemd moet worden over de verhuizing, en op welke wijze. Bij het bepalen van de activiteiten en werkzaamheden houden jullie ook rekening met aspecten van duurzaamheid en circulariteit. 

Uiteraard voeren jullie de taken en werkzaamheden die jullie in het plan van aanpak hebben opgenomen ook uit. Jullie houden een logboek bij van de verrichte voorbereidingswerkzaamheden, maken concrete afspraken met uitvoerende partijen, bevestigen deze schriftelijk en leggen ze vast. Jullie maken een inrichtingsplan voor de nieuwe ruimte, rekening houdend met de specificaties van de opdrachtgever en (werk- en arbo)veiligheidsaspecten.

Voor de dag van de verhuizing maken jullie een concreet en gedetailleerd verhuisplan/draaiboek, waarin duidelijk wordt wie wat wanneer moet doen. Daarbij houden jullie rekening met wet- en regelgeving ten aanzien van arbeidsomstandigheden.

Op de verhuisdag zelf sturen jullie collega’s en uitvoerende partijen aan in hun werkzaamheden en helpen jullie mee.

talnet.sharepoint.com

Dus, wat is de opdracht?

Wat moeten jullie allemaal doen voor de zakelijke verhuizing?

De opdracht

4A - Plan van aanpak en communicatieplan

4B - Voorbereiding verhuizing & inrichtingsplan

4C - Draaiboek verhuizing & wet- en regelgeving

4D - Uitvoering verhuizing

4E + 4F - Reflectie & verantwoording

De opdracht

En hoe zien de opdrachten er dan uit? Wat moet er allemaal precies in? En waar bereid je je op voor? 

Reflectie

Als de voorgaande opdrachten af zijn en jullie deze als groep hebben gemaakt volgt er ook nog een reflectie.

Deze schrijf je individueel en gaat over je rol in deze opdracht. Beschrijf wat je hebt gedaan, wat je hebt geleerd, hoe je het hebt aangepakt en hoe je het volgende keer anders zou doen.

Welke volgorde?

• Inventarisatie / onderzoek werkvloer
• Mogelijkheden bekijken en beschrijven
• Na goedkeuring plan van aanpak schrijven
• Communicatieplan maken (constant veranderend)
• Duurzaamheid & circulariteit integreren 
• Rekening houden met ARBO / veiligheid en omstandigheden (en uitzoeken waar je aan moet voldoen)
• Logboek bijhouden
• Inrichtingsplan maken voor nieuwe ruimte
• Verhuisplan / draaiboek maken
• Verhuizing doen + aansturen / reflectie achteraf

Eerste stap is een goede taakverdeling maken!

Een van de belangrijkste onderdelen in een groepsopdracht

Waarom?

Een goede planning geeft duidelijkheid, overzicht en structuur. Het is een hulpmiddel dat je gebruikt bij het aansturen van jezelf of je groep.

In het begin is het maken van een planning moeilijk. Het lijkt veel tijd te kosten en weinig op te

leveren. Sommige studenten denken zelfs dat een planning beperkend werkt. Daarom is het

belangrijk om te weten dat een planning een hulpmiddel is, dat je kunt aanpassen als dat nodig

is. Omdat een planning overzicht geeft, zie je meteen wat de consequenties zijn als je ervan

afwijkt. Je ziet waar je ruimte hebt en hoe je met taken kunt schuiven. 

Er zijn verschillende manieren om een planning te maken maar een excel bestand vullen is een hele handige manier om allemaal een duidelijk overzicht te hebben.,

Hoe?

• Schrijf alle to do's uit
• Bepaal prioriteit
• Bepaal tijd dat een to do kost
• Verdeel de taken evenredig
• Bepaal deadlines
• Wijs iemand aan die alles bij elkaar brengt
• En let op bij het verdelen, dit kost ook tijd!

18 tips om te helpen met plannen en organiseren:

• Zet voor ieder vak op een rijtje wat het maak- en onderzoekwerk is.
  
• Bepaal wat belangrijk is en wat minder belangrijk is.
  
• Bepaal wat dringend moet en wat niet.
  
• Maak een overzicht van wat er morgen en later in de week af moet zijn -> bekijk deadlines
  
• Maak per taak een inschatting van de tijd die nodig is om het uit te voeren.
  
• Houd bij de tijdsinschatting rekening met pauzes en uitlooptijd.
  
• Houd de tijd bij die daadwerkelijk aan het werk is besteed, zodat je op basis daarvan wijzigingen kunt aanbrengen voor de volgende keer.
  
• Zorg voor afwisseling in het soort werk: onderzoeken, maken, iets uitzoeken op internet, weer onderzoeken, maken, enzovoort.
  
• Wissel niet te snel en te vaak.
  
• Wissel leuke of interessante onderwerpen af met minder leuke onderwerpen .
  
• Begin met de opdracht of taak waar je het meest tegenop ziet.
  
• Zorg voor voldoende beweging tijdens het huiswerk.
  
• Geef jezelf een beloning als je een onderdeel af hebt.
  
• Zet je telefoon uit tijdens het werken aan de opdracht.
  
• Maak er een gewoonte van om de avond van tevoren je bestand nog een keer te controleren.
  
• Check of alle opdrachten in het bestand staan en er visueel goed uitzien.
  
• Hak grote opdrachten in kleine stukken: maak een stappenplan.
  
• Bewaar je spullen op vaste plekken.

talnet.sharepoint.com

Arbo- en wetgeving

Als werkgever krijg je onherroepelijk te maken met de arbeidsomstandighedenwet, kortweg de arbowet. Je bent verantwoordelijk voor het creëren van een veilige werkplek voor je medewerkers.

Alle werknemers moeten veilig en gezond kunnen werken. Om daarvoor te zorgen is  er dus de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Werkgevers en werknemers zijn samen verantwoordelijk voor het gezond en veilig werken en voor de invulling van deze wet in de eigen organisatie of branche.

Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) vormt de basis van het arbobeleid van elk bedrijf. De RI&E helpt om risico’s in kaart te brengen en die risico’s aan te pakken met de juiste maatregelen. Voor een veilige en gezonde werkplek. Het is voor elk bedrijf verplicht om een RI&E te hebben.

Arbo- en wetgeving

En wat moet je in deze opdracht beschrijven? 

• Wat is een RI&E en wat staat hierin? 
• Heeft je leeromgeving een RI&E? En zo ja, wat is hierin belangrijk voor deze opdracht?
• Als je spullen gaat verhuizen, hoe moet je rekening houden met tillen van zware objecten als werkgever? En hoe controleer je dit? 
• Welke transportmiddelen die je kunt gebruiken bij een verhuizing kun je noemen? (voeg foto's en uitleg toe) 
• Hoe bepaal je met welke transportmiddelen er verhuisd moet worden? 
• Wat staat er in de ARBO wet en hoe is dit van toepassing?
• Gebruik juist ook de werkvloer voor antwoorden op bovenstaande vragen!

Arbo- en wetgeving

Zoek het dus allemaal op en gebruik de sites van de overheid hiervoor zoals:

• https://www.loket.nl/kb/arbowet/
• https://www.arboportaal.nl/
• https://ondernemersplein.kvk.nl/arbeidsomstandigheden-voor-uw-personeel/

www.loket.nl

www.arboportaal.nl

Plan van aanpak - vandaag

• Wat zijn nu de eerste stappen?
• Taakverdeling maken en invullen
  
• Plan van aanpak maken nav. de taakverdeling
• Mail sturen naar Edwin / Cindy over de opdracht
• Vragen wat er mogelijk is
• Hoofdstuk over regelgeving onderzoeken en maken

Plan van aanpak - na vandaag

• Onderzoek doen - contact onderhouden met werkvloer -> eigen initiatief!
  
• Alle mails en besprekingen bewaren
• Ruimte + plan kiezen iom werkvloer. Daarna bekijken en inventariseren
  
• Wat heeft allemaal aandacht nodig? - bepalen en beschrijven
• Onderzoeken wat de kosten zijn
• Plan van aanpak afmaken
  
• Foto's maken en logboek bijhouden
• Dit alles in 1 document (en in je portfolio)

Deadlines

• Deadline verhuizing 13/10
• Deadline portfolio 15/10
• 4/10 inventarisatie in les
• 11/10 alles bijna af in les

Krappe planning, veel

verantwoordelijkheid bij

jullie!

Wat nu?

• ZELFSTANDIG AAN DE GANG
• IK BEN BESCHIKBAAR VOOR VRAGEN (CONSULT)
• 14.45 ZIJN WE KLAAR, UITERAARD MAG JE LANGER DOORWERKEN