Agendabeheer deel 1

• Administratie
• MBO
• Studiejaar 1

Lesdoelen voor les 1

•Je weet wat een agenda is.

•Je weet wat de functie van je eigen agenda is.

•Je weet hoe je de agenda op een juiste manier kan gebruiken.

•Je kunt de agenda functie in Outlook vinden.

Gebruik jij een agenda? Waarvoor?

Wat kan je bijhouden/noteren in een agenda? 

•Afspraken                                            •Verjaardagen

•Huiswerk                                              •Adressen

•Toetsen                                                •Telefoonnummers

•Cijfers                                                   •Vergaderingen inplannen

Etc.

Soorten/vormen van agenda's

Digitaal

Bijvoorbeeld: Microsoft Outlook, Google Agenda en apps op smartphone.

Papier

Bijvoorbeeld: schoolagenda, bureau agenda, planner, bullet journal en takenlijst.

Planbord  

Ken je digitale agenda's? Welke?

Voorbeelden van digitale agenda's

• Outlook
• Google Calendar
• Apple Calendar
• My Study Life

Wat is een agenda beheren en
wat doe je dan precies? 

Je bent bezig met het beheren van je agenda als je:

•Afspraken vastlegt

•Afspraken bewaakt

•Afspraken verplaatst

•Activiteiten voorbereid voor een afspraak

Complex agendabeheer?
Wat zal dat zijn?

1. Meerdere agenda's beheren.
2. Een agenda voor een lange periode beheren.
3. Een hele volle agenda beheren.
4. Een agenda met externe afspraken beheren.

Machtigen 

Het is pas mogelijk om een agenda van een ander aan te vullen/aan te passen als die persoon jou hiertoe machtigt. 

Machtigen = toestemming geven/rechten ontlenen

Dus, stel jouw leidinggevende wil dat jij zijn afspraken noteert en beheert, dan moet hij jou eerst machtigen voor toegang tot zijn agenda. 

Tips voor agendabeheer 

• Noteer vast voor het gehele jaar alle feest - en vrije dagen. 
• Noteer vast alle vaststaande jaarlijks terugkerende afspraken (bv. beurs)
• Houd ruimte vrij in de agenda om aan zaken te kunnen werken.
  
• Afspraken niet te strak plannen (houd rekening met uitloop)
• Bij afspraken buiten de deur --> houd rekening met reistijd
• Noteer contactgegevens van de persoon waarmee de afspraak is. 
• Plan een (vast) wekelijks moment in (samen met diegene waarvoor je de agende bijhoudt) om de huidige agenda te bespreken --> nog up to date?
  

Outlook

Wat is outlook?

Hoe werkt outlook?

Hoe plan je een afspraak in outlook?

Welke opties zijn handig?

Wat is belangrijk bij agendabeheer?

• Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda
• Tijdig plannen en regelen van afspraken
• Snel en nauwkeurig kunnen werken
• Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Opdracht:

Zoek de agendafunctie van Outlook.