04 Personeelsdossier 1

• Gegevensverwerking
• MBO
• Studiejaar 1

Welkom!

Welkom
Gegevensverwerking
Personeelsdossier 1

Programma van de les

Programma:

• Samen aan de slag 'Personeelsdossier 1'
  
• Zelf aan de slag ''Personeelsdossier 1'

Leerdoelen Personeelsdossier 1

Je kunt omschrijven waarvoor een personeelsdossier wordt gebruikt.

Je weet wat een FTE is.

Je kunt gegevens zoeken in een digitaal personeelsdossier.

Je kunt gegevens invoeren in een personeelssysteem.

Je kunt controleren of een dossier compleet is met behulp van een checklist.

Je kunt wijzigingen verwerken in het personeelsdossier.

Je kunt acties toevoegen aan en terugvinden in een actielijst.

Je kunt ingevoerde gegevens controleren en aangeven wat er moet gebeuren als er fouten zijn.

Je kunt aangeven welke personeelsgegevens je wel

of niet mag doorgeven aan derden of aan medewerkers.

Je test of je de lesstof van deze taakmodule beheerst

Personeelsdossier

Bedrijven leggen veel gegevens vast in dossiers. In deze taakmodule leer je alles over een specifiek dossier: het personeelsdossier.

De bescherming van privacy en persoonsgegevens is extra belangrijk voor personeelsdossiers. -->  persoonlijke gegevens van medewerkers, die onmisbaar zijn voor de organisatie.

Welke gegevens staan in het personeelsdossier?

Wettelijk verplicht in Personeelsdossier

•  Stamkaart: naw-gegevens, geboortedatum, ID-nummer, functie(s)
  
•  Kopie identiteitsbewijs of paspoort
  
•  Arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden
• Informatie over functioneren en ontwikkeling

+ Indien van toepassing

• Bewijs van goed gedrag
• Promotie/demotie/degradatie
• Waarschuwingsbrieven

Dit komt uit  handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.
Evt. printen voor docent. 

Wat is demotie/degradatie?

Demotie is eigenlijk het tegenovergestelde van promotie. Bij promotie krijgt de werknemer een functie waarbij deze vaak meer verantwoordelijkheden krijgt en meer gaat verdienen. Bij een demotie gaat de werknemer van een hogere functie naar een lagere functie en krijgt daarbij minder salaris. 
Bij een vrijwillige demotie kiest de werknemer zelf voor een lager salaris en een lagere functie. Vaak omdat de werknemer zelf ook in de gaten heeft dat deze het niet meer kan bijbenen. Bij een gedwongen demotie heeft het verbetertraject bij een werknemer niet het gewenste resultaat gehad om tot een beter functioneren te komen en kan de werknemer zijn huidige functie niet meer naar behoren doen. 

De redenen achter demotie kunnen divers zijn. Drie voorbeelden.

1. Organisatorische redenen De functie verandert. Functies kunnen, bijvoorbeeld na een reorganisatie, deels wijzigen (zwaarder of minder worden), of helemaal verdwijnen.

2. De werknemer zelf wenst een andere, minder zware functie Werknemers kunnen er voor kiezen om een stapje terug te doen en de carrière af te bouwen om op een prettige manier tot aan de pensioengerechtigde leeftijd met plezier en op een betekenisvolle en gezonde manier te functioneren. Maar er kunnen natuurlijk ook medische redenen aan het verzoek om demotie ten grondslag liggen.

3. Disfunctioneren Werknemers kunnen structureel disfunctioneren omdat ze de huidige (of zwaarder geworden) functie niet (meer) aan kunnen.

Naast wettelijk verplichte documenten vaak andere documenten in Personeelsdossier

Onderwerpen
Werving en contracten
Beloning en carrière
Opleiding en training
Verlof en verzuim
Functioneren (performance manamgement)

Salariszaken
Beëindiging en conflicten 

Dit komt uit handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.

Evt. printen voor docent. 

Verboden inhoud Personeelsdossier

Godsdienst

Levensovertuiging

Gezondheid (medische gegevens)

Ras
Seksuele leven
Politieke gezindheid

Lidmaatschap vakvereniging

Strafrechtelijk of onrechtmatig of hinderlijk gedrag

Op basis van de AVG en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG)

Dit komt uit handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.

Evt. printen voor docent. 

Bewaartermijn gegevens in Personeelsdossier

Gegevens salarisadministratie fiscaal belangrijk: 7 jaar bewaren na einde dienstverband

Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs: 5 jaar bewaren na einde dienstverband

Voor sommige gegevens geen wettelijke bewaartermijn : vaak 2 jaar bewaren na einde dienstverband.
Maar eerder niet meer nodig? Dan direct verwijderen

Een werkgever kan gegevens van een (ex)-werknemer langer bewaren als er een arbeidsconflict is (geweest) of als er een rechtzaak loopt.  

Dit komt uit handig document over personeelsdossier bij Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom.

Evt. printen voor docent. 

Inhoud Personeelsdossier

Opdracht 1 Personeelsdossier, wat en waarom
--> Handig document over personeelsdossier, neem dit door!

Wat is een FTE?

1. Een fte staat voor 'fulltime experience'.
2. Een fte staat voor 'fulltime employment'.
3. Een fte staat voor 'fulltime equivalent'.
4. Een fte staat voor 'fulltime engagement'.

FTE

Fte staat voor fulltime-equivalent.
De Nederlandse vertaling van deze term is 'voltijds equivalent'.

Maar wat houdt dit begrip precies in? Fte is een getal tussen 0 en 1 dat wordt gebruikt als maatstaf om aan te geven hoeveel uur een medewerker werkt (ten opzichte van een full-time baan/ voltijds baan)

FTE

Stel dat een bedrijf een fulltime-baan ziet als 40 uur. Dat betekent dat 40 uur 1 fte is.
0,5 fte is dan 20 uur

Stel dat een bedrijf een fulltime-baan ziet als 36 uur. Dat betekent dat 36 uur 1 fte is.
0,5 fte is dan 18 uur

FTE uren

Hoeveel uur is een fte?

We leggen het uit aan de hand van de volgende rekensom.

Stel dat een bedrijf een fulltime-baan ziet als 40 uur. 

Dat betekent dat 40 uur 1 fte is. 

Dan staat 0,8 fte bij hen voor 32 uur (0,8 * 40 = 32 uur).

Hoe wordt fte berekend?

1. Het aantal vakantiedagen af te trekken van het totaal aantal werkdagen.
2. Het aantal gewerkte uren te delen door het aantal uren van een fulltime dienstverband.
3. Het aantal parttime werknemers te vermenigvuldigen met 0,5.
4. Het aantal werknemers te vermenigvuldigen met hun salaris.

Wat is het doel van het gebruiken van fte?

1. Fte wordt gebruikt om de winstgevendheid van een bedrijf te berekenen.
2. Fte wordt gebruikt om de totale omzet van een bedrijf te bepalen.
3. Fte wordt gebruikt om de vakantiedagen van werknemers in te plannen.
4. Fte wordt gebruikt om de totale arbeidsduur in een organisatie te standaardiseren en te vergelijken.

Wat is de formule om de fte te berekenen?

1. Totaal aantal uren * 40
2. Totaal aantal uren - 40
3. Totaal aantal uren + 40
4. Totaal aantal uren / 40

Wat is een FTE van 0.5 equivalent (gelijk) aan?

1. Halftime werknemer
2. Parttime werknemer
3. Contractor
4. Fulltime werknemer

Wat is de formule voor het berekenen van vakantiedagen, als je recht hebt op 25 vakantiedagen per jaar?

1. Aantal FTE / 25
2. Aantal FTE + 25
3. Aantal FTE x 25
4. Aantal FTE - 25

Hoeveel procent van het totaal aantal vakantiedagen heeft een werknemer met 0,8 fte?

1. 90%
2. 75%
3. 60%
4. 80%

Hoeveel vakantiedagen heb je recht op met 0,5 fte?
(25 dagen is de norm)

1. 25 * 5 = 125
2. 25 - 40 = 15
3. 25 * 0,5 = 12,5
4. 25 / 40 = 0,63

zelf rekenen

Een fulltime werkweek is 36 uur

Aantal vakantiedagen is 30

Maandsalaris is € 2.500,00 bruto per maand 

1. Bereken hoeveel uur je werkt met 0,7 fte

2. Bereken hoeveel vakantiedagen je hebt met 0,7 fte

3. Bereken hoeveel salaris je hebt met 0,7 fte 

Voer je antwoorden in

1 fte

36 uur

1 fte

30 vakantiedagen

1 fte

€ 2.500,00 bruto (per maand)

0,7 fte

0,7 * 36 = 25,2 uur 

0,7 fte

0,7 * 30 = 21 vakantiedagen

0,7 fte

€ 1.750,00 bruto (per maand)

Bij de Rabobank is een fulltime baan 36 uur.
Hans werkt 16 uur. Hoeveel fte is dat?
Ingrid werkt 24 uur. Hoeveel fte is dat?
Marco werkt 40 uur. Hoeveel fte is dat?

Bij de Rabobank is een fulltime baan 36 uur.

Hans werkt 16 uur. Hoeveel fte is dat?
16/36 = 0,44 fte

Ingrid werkt 24 uur. Hoeveel fte is dat?
24/36 = 0,67 fte
Marco werkt 40 uur. Hoeveel fte is dat?
40/36 = 1,11 fte

Opdracht 2 Zoeken in personeelsdossiers

Je gaat aan de slag met een personeelsinformatiesysteem in Gemba.
Het personeelsinformatiesysteem heet PAS2 (spreek uit: pas-toe).

Klaar met 2? Bij de docent de uitwerking opvragen om na te kijken. 

Dit filmpje staat ook bij opdracht 4 van Personeelsdossier 1

Zelf aan de slag

Personeelsdossier 1

Opdracht 1 Personeelsdossier: wat en waarom

Opdracht 2 Zoeken in personeelsdossiers

Opdracht 3 Dossier aanmaken

Deze LU les heeft tot deze slide ongeveer 45 min. in beslag genomen. Met deze slide ongeveer 90 min.

Opdracht 8 Toegang
Samen via LU

Een medewerker komt naar je toe met de vraag of hij in zijn personeelsdossier mag kijken.
Mag dit zomaar?
Welke gegevens mag jij hem wel verschaffen, en welke niet?

Opdracht 8 Toegang

Lees nu het document Toegang Personeelsdossier 
Bij opdracht 8 Toegang

Daarna gezamenlijk vragen behandelen in deze LU les

Jouw teamleider wil een smoelenboek
samenstellen met foto's van heel het team.
Mag jij hem direct de nodige gegevens verstrekken uit het
personeelssysteem?

1. Ja
2. Nee

Je moet eerst toestemming vragen aan de werknemers. 

Werknemer wil graag de notities van zijn
leidinggevende over zijn mogelijke promotie aan de
afdeling P&O inzien. Mag jij hem deze gegevens
verstrekken?

1. Ja
2. Nee

Deze gegevens zijn uitsluitend voor intern gebruik.

Een leidinggevende vraagt aan jou om een
autobedrijf personeelsgegevens door te sturen voor een leasecontract.
Mag jij het autobedrijf persoonsgegevens verstrekken?

1. Ja
2. Nee

Deze gegevens zijn nodig voor een contract binnen de organisatie

Een werknemer vraagt je om adresgegevens van
een collega om een kaartje te sturen.
Mag je hem deze informatie geven?

1. Ja
2. Nee

Deze gegevens heeft hij niet nodig voor het doen van zijn werkzaamheden. Enkel met toestemming van de andere collega

mag dit.

Werknemer wil graag het rapport lezen van zijn
beoordelingsgesprek.
Mag jij hem dit rapport verstrekken

1. Ja
2. Nee

Dit rapport is niet enkel voor intern gebruik

Een leidinggevende wil de cv van een medewerker
doorgeven aan een nieuwe opdrachtgever.
Mag dit?

1. Ja
2. Nee

De cv is niet toegevoegd aan het personeelsdossier met dit doel en

het mag niet voor andere doeleinden gebruikt worden, zoals het

informeren van derden.

Een leidinggevende wil de cv van een medewerker
doorgeven aan een nieuwe opdrachtgever.
Mag dit?

1. Ja
2. Nee

De cv is niet toegevoegd aan het personeelsdossier met dit doel en

het mag niet voor andere doeleinden gebruikt worden, zoals het

informeren van derden.

Een medewerker wil graag het salaris van andere
collega's met dezelfde functie inzien.
Mag jij hem deze gegevens verstrekken?

1. Ja
2. Nee

Deze gegevens heeft hij niet nodig voor zijn werkzaamheden. De

werknemer kan wel direct aan zijn collega's om deze informatie

vragen.

Check vragen. Wat weet je?

Wie hebben GEEN toegang tot het personeelsdossier?

1. De Belastingdienst
2. De directeur
3. De leidinggevende van de werknemer
4. De werknemer (tot zijn eigen dossier)

De zogenaamde NAW-gegevens van een personeelslid hebben betrekking op:

1. Het arbeidscontract
2. Het adres
3. De functie
4. De Nieuwe Afspraken over het Werk

Wat mag er niet in een personeelsdossier staan?

1. Afspraken over promotie/demotie
2. Medische gegevens
3. Verlof en vakantiedagen
4. Waarschuwingen

Het belangrijkste verschil tussen een Personeelsdossier en ‘gewoon’ dossier is?

1. De bewaartermijn
2. De manier van opslaan
3. De omvang van het dossier
4. De privacy

PAS2

Opdracht 4 Check
Opdracht 5 Gegevens wijzigen --> Logboek: je kunt 27 punten halen voor de mutaties en 4 punten voor het reageren op de e-mails
Opdracht 6 In actie komen
Opdracht 7 Foutje bedankt! 

Opdracht 9 slottest

Klaar? Docent vragen om uitwerking: zelf nakijken

Zelf aan de slag

Personeelsdossier 1

Opdracht 1 Personeelsdossier: wat en waarom

Opdracht 2 Zoeken in personeelsdossiers

Opdracht 3 Dossier aanmaken

Opdracht 4 Check

Opdracht 5 Gegevens wijzigen

Opdracht 6 In actie komen

Opdracht 7 Foutje bedankt!

Opdracht 8 Toegang --> Opdracht 8 Samen via LessonUp les