L5 interne zakelijke correspondentie

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 5

Week: 6

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W2 Correspondentie

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

DEZE LES

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. het opstellen van de notulen;
   
2. het verwerken van de aantekeningen;
   
3. welke schriftelijke communicatie er nog meer is.

Geef een voorbeeld van een zakelijk brief.

Aanmaning

Offerte

Profitorganisatie

AIDA-formule

Factuur

Direct mail

Verkoopbrief

Te betalen rekening.

Bedrijf dat gericht is op het maken van winst.

Manier om aandacht van de ontvanger te trekken.

Prijsopgave

Herinnering om een rekening te betalen.

Vergaderen en notuleren

• Vergadering: gestructureerd en formeel overleg binnen een organisatie
• Agenda: overzicht van bespreekpunten voor een vergadering

1. Vaste agendapunten: onderwerpen die elke vergadering terugkomen
2. Wisselende agendapunten: onderwerpen die elke vergadering anders zijn

• Opening
• Notulen vorige vergadering
• Ingekomen stukken en mededelingen
• Behandeling agendapunten
• Wat verder ter tafel komt
• Rondvraag
• Sluiting

Vergaderen en notuleren

• Notulist: degene die de notulen maakt
• Notulen: schriftelijk verslag van een vergadering
  
  

1. Besluiten / Actiepuntenlijst: overzicht van afspraken die tijdens een vergadering zijn gemaakt
2. Beknopt / samenvattend verslag: geeft je per agendapunt beknopt weer wat er besproken en besloten is
3. Woordelijk verslag: alles wordt genoteerd wat besproken is

Wat is in een organisatie een vergadering?

1. Een gestructureerd overleg tussen medewerkers van een organisatie.
2. Een gezamenlijke informele bijeenkomst om over iets te praten.
3. Een gezellig overleg waarin iedereen meedoet in de besluitvorming.
4. Een uitgebreide bijeenkomst om samen activiteiten te organiseren.

Wat wordt bedoeld met de agenda van een vergadering?

1. Aantekeningen die deelnemers maken.
2. Actiepuntenlijst.
3. Overzicht van onderwerpen die besproken worden.
4. Verslag van een vergadering.

Een vast agendapunt is WVTTK.
Waar staan deze letters voor?

1. Wat vandaag ter tafel komt.
2. Wat verder ter tafel komt.
3. Wat verder ter taakinvulling komt.
4. Wat vooral tot taakstelling komt.

Over welke twee zaken van een agendapunt moet duidelijkheid zijn voordat de bespreking ervan begint?

1. Besluit dat wordt verwacht en doel.
2. Beschikbare stukken en eindtijd vergadering.
3. Eindtijd vergadering en wat er van deelnemers wordt verwacht.
4. Doel en wat er van deelnemers wordt verwacht.

Wat zijn twee belangrijke taken van de voorzitter tijdens een vergadering?

1. Agendapunt inleiden. Tijd in de gaten houden.
2. Conclusie geven bij ieder agendapunt. Zelf notulen maken.
3. Tijd in de gaten houden. Deelnemers zoveel als mogelijk beïnvloeden.
4. Zorgen dat deelnemers mogen meedenken. Zelf alle besluiten nemen.

Waarom worden vergaderingen genotuleerd?

1. Als controlemiddel om mensen aan te spreken als ze niet aanwezig zijn geweest.
2. Iedereen moet kunnen nagaan of de ander zich aan gemaakte afspraken houdt.
3. Iedereen moet weten wat in het overleg overeengekomen en besloten is.
4. Zodat het deelnemers verweten kan worden als ze zich niet aan afspraken houden.

Wat is de juiste volgorde tijdens de vergadering?

1. Opening - Ingekomen stukken en mededelingen – Notulen vorige vergadering – Behandeling agendapunten – WVTTK - Rondvraag – Sluiting.
2. Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – WVTTK - Behandeling agendapunten – Rondvraag – Sluiting.
3. Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – Behandeling agendapunten – Rondvraag- WVTTK – Sluiting.
4. Opening – Notulen vorige vergadering – Ingekomen stukken en mededelingen – Behandeling agendapunten – WVTTK - Rondvraag – Sluiting.

Heel (in)formeel

Het is belangrijk om te snappen wat voor taal je moet gebruiken in een bepaalde situatie. Je nieuwe leidinggevende aanspreken met ‘Yo gappie’ is niet gepast. Maar bij je vriendengroep is dat misschien juist een gebruikelijke begroeting.

In je werk wil je jezelf niet voor gek zetten. Maar wanneer moet je nou formele taal gebruiken en wanneer niet? En wat is nou eigenlijk precies het verschil tussen formeel en informeel? 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdrachten  (In)formeel

Speel de quiz Wat is passend?

Maak een print screen van het resultaat > 80%, opslaan als wat is passend in BW2 Correspondentie

Speel de quiz Van formeel naar informeel
Maak een print screen van het resultaat > 60%, opslaan als van formeel naar informeel in BW2 Correspondentie

Vul het Werkblad formeel/Informeel volledig in
Opslaan als formeel informeel in BW2 Correspondentie

Speel de quiz Beroepen

Maak een print screen van het resultaat > 80%, opslaan als beroepen in BW2 Correspondentie

Intern of extern bericht

Als medewerkers van een organisatie met elkaar communiceren, wordt dat interne communicatie genoemd. Wanneer er communicatie is tussen leden van een organisatie en een externe partij, dan is dit externe communicatie.

Interne berichten worden daarom alleen verspreid binnen de eigen organisatie. Denk aan een bericht op het intranet. Externe berichten gaan juist naar buiten toe, zoals een nieuwsbrief naar iedereen in het klantenbestand.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht C  Quiz interne of externe communicatie

1. Speel de quiz Interne of externe communicatie
2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
3. Opslaan als interne of externe communicatie in BW2 Correspondentie

Overige schriftelijke communicatie

• Memo
• Ontvangstbevestiging bij sollicitatie
• Uitnodiging sollicitatiegesprek  Human Resource Management
• Afwijzingsbrief

Kort schriftelijk bericht naar een collega.

Wat is een memo?

1. Een duidelijke mail waarin een vraag van een collega uitvoerig wordt beantwoord.
2. Een kort en zakelijk bericht waarmee een collega geïnformeerd wordt over iets.
3. Een uitnodigingsmail voor een sollicitant waarin informatie wordt gegeven.
4. Een uitnodigingsmail naar een klant voor een bezoek om te praten over een klacht.

Waarom stuurt een bedrijf een ontvangstbevestiging naar een sollicitant?

1. Om aan te geven dat de vacature inmiddels is ingevuld.
2. Om aan te geven dat het lang duurt voordat de sollicitant een reactie krijgt.
3. Om te laten weten dat de brief is aangekomen maar niet in behandeling wordt genomen.
4. Om te laten weten dat de sollicitatie in behandeling is en dat een reactie volgt.

Miranda stuurt een uitnodiging voor een externe vergadering naar alle leden van het managementteam. Ze geeft in de brief aan waar, wanneer en hoe laat de vergadering begint. Ze voegt een routekaartje toe. Welke onderwerp regel kan ze het beste gebruiken in de uitnodiging?

1. Managementteam gaat vergaderen
2. Uitnodiging vergadering managementteam
3. Route vergadering managementteam
4. Uitnodiging voor een vergadering

Correspondentie bij Gerritsen

Kunnen beargumenteren waarom een sollicitatie goed of minder goed is.

Afwijzingsbrief opstellen aan de hand van sjabloon afwijzingsbrief.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht 4.1  Sollicitatiebrieven

1. Stuur mij via het sjabloon E-mail jouw top-4 van kandidaten
2. Opslaan als sollicitatiebrieven in BW2 Correspondentie

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht 4.2  Bevestigingen sturen

1. In de bibliotheek bij standaardbrieven vind je de sjablonen van de uitnodigings- en afwijzingsbrieven
2. Sla de bestanden op in BW2 Correspondentie
3. Geef de bestanden de volgende namen:

     afwijzing sollicitatie Amsterdam
     afwijzing sollicitatie Jong
     uitnodiging sollicitatiegesprek Hosain
     uitnodiging sollicitatiegesprek Rooijen