L4 samenwerking en interne communicatie

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 4

Week: 4

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W4 Samenwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

DEZE LES

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. interne en externe communicatie;
2. formele en informele interne communicatie;
3. werkoverleg.

Bezettingsgraad

Timemanagement

Agenda

Overlappen

Synchroniseren

Prioriteitenstelling

Bepalen wat urgent is, wat eerst moet gebeuren.

Op elkaar afstemmen, bijvoorbeeld agenda’s synchroniseren.

Een notitieboek waarin afspraken genoteerd worden.

Afspraken / vergaderingen in de agenda die gedeeltelijk op dezelfde tijd zijn.

Effectief en efficiënt met de tijd omgaan, zoveel mogelijk bereiken in zo min mogelijk tijd.

In hoeverre wordt de totale tijd bezet.

Interne en Externe communicatie

Communicatie tussen alle personen in een organisatie.

Communicatie vanuit een organisatie gericht op groepen buiten de organisatie zoals klanten en leveranciers.

Enkele manieren van interne communicatie

Telefoonnotitie
Intranet
Werkoverleg
Digitaal mededelingenbord
Personeelsblad

Werkrooster

Notulen

Enkele manieren van externe communicatie

Contact met leveranciers
Advertenties
Klantcontact
Facebook, Instagram, X
Facturen

LinkedIn
Vacature

Vormen van interne communicatie

• schriftelijk
• mondeling
• informele communicatie

Informele communicatie is de communicatie die in de organisatie plaatsvindt maar niet loopt volgens de vastgelegde lijnen.

Vormen van externe communicatie

• brieven
• e-mails
• social media
• reclame
• beurzen
• gesprekken

Bij externe communicatie gaat het om alle communicatie tussen het bedrijf en de buitenwereld.

De communicatie met gasten/klanten die zich in het bedrijf bevinden, valt onder

externe communicatie. Een goede externe communicatie helpt bij het bereiken van de

bedrijfsdoelstellingen. Een reclamecampagne bijvoorbeeld, kan leiden tot een grotere

naamsbekendheid en een omzetgroei.

Gesprek met een klant

Opbouw gesprek met klant

1. Begroeten / ontvangst
   
2. Informatie inwinnen
   
3. Informatie geven / adviseren
   
4. Afsluiten gesprek
   

Tips

• Verbale communicatie (denk aan taalgebruik en gesprekstechnieken)
  
• Non-verbale communicatie (maak oogcontact en staar belangstelling uit)
  
• Fysieke opstelling (stap op je klanten af)

Informele interne communicatie

Is de communicatie die in de organisatie plaatsvindt maar niet loopt volgens de vastgelegde lijnen.

Formele interne communicatie

Is de manier van communiceren zoals is afgesproken binnen het bedrijf, vaak vastgelegd in een communicatieplan.

Tijdens de koffiepauze kletsen de medewerkers met elkaar over werk en privé.

• Alle brieven worden volgens de vaste huisstijl opgemaakt.
• De klant wordt niet getutoyeerd.
• Er vindt een keer per week werkoverleg plaats.

Welke stelling is juist?
1. Informele interne communicatie is altijd negatief voor een organisatie.
2. Bij elke organisatie is er sprake van formele en informele communicatie.

1. 1 en 2 zijn beide juist
2. 1 is juist, 2 is onjuist
3. 1 is onjuist, 2 is juist
4. 1 en 2 zijn beide onjuist

Welke stelling is juist?
1. Interne communicatie is altijd tussen ondergeschikten onderling.
2. Een bericht op een mededelingenbord is een voorbeeld van interne communicatie.

1. 1 en 2 zijn beide juist
2. 1 is juist, 2 is onjuist
3. 1 is onjuist, 2 is juist
4. 1 en 2 zijn beide onjuist

Welke stelling is juist?
1. Bij communicatieve vaardigheden horen; spreken, respons geven en observeren.
2. Bij non-verbale communicatie gaat het om wat je zegt.

1. 1 en 2 zijn beide juist
2. 1 is juist, 2 is onjuist
3. 1 is onjuist, 2 is juist
4. 1 en 2 zijn beide onjuist

Werkoverleg

Werkbespreking 

Een vergadering waarin het management / de leidinggevende en medewerkers samen het op korte termijn te verrichten werk bespreken.

Werkoverleg

Een regelmatige afdelingsvergadering waarin de medewerkers en het afdelingshoofd overleg voeren over werk- en bedrijf gerelateerde zaken. 

            Doel van het overleg: informeren en motiveren

            Rollen bij het overleg: voorzitter en notulist

Voorwaarden werkoverleg

• kent een zekere regelmaat;
• vindt plaats in werktijd;
• moet zeker niet langer dan twee uur duren;
• goede voorbereiding;
• heeft een duidelijke en herkenbare structuur.

Structuur werkoverleg

1. omschrijf het doel van de bijeenkomst
2. zorg voor de juiste faciliteiten
3. bepaal de deelnemers voor het overleg
4. stel een agenda op
5. verslaglegging

(Vaste) agendapunten

1. Opening
   
2. Notulen
   
3. Agendapunten
   
4. Wat verder ter tafel komt
5. Rondvraag
   
6. Sluiting

Verslaglegging

• Besluitenlijst: opsomming van onderwerpen waarover een besluit is genomen

• Verslag: weergave van de belangrijkste punten die besproken zijn.
  

• Actiepuntenlijst: taken die medewerkers moeten verrichten voor het volgende overleg.
  

• Notulen: letterlijk weergave van alle opmerkingen.

Doel van het agendapunt

Beeldvormingsfase

Medewerkers informeren zodat zij zich een beeld kunnen vormen van een onderwerp.

Oordeelvormingsfase

Meningen laten uitwisselen zodat iedereen zich een oordeel kan vormen.

Besluitvormingsfase

Medewerkers moeten een besluit nemen over een onderwerp.

Besluitvorming

1. Unanimiteit: Alle aanwezigen zijn het eens met het besluit.
2. Consensus: Alle aanwezigen gaan akkoord met het besluit, maar zijn het inhoudelijk niet per se eens met het besluit.
3. Meerderheid: De meerderheid ‘beslist’, dit is de helft plus 1.
4. 2/3 Meerderheid
5. Deskundigheid: Een medewerker die inhoudelijk het meest deskundig is op een thema neemt de beslissing.
6. Veto: Iemand heeft vanuit zijn functie de bevoegdheid om het vetorecht te gebruiken.
7. Minderheidsbeslissing
8. Loten
9. Delegatie: Een aantal afgevaardigden/vertegenwoordigers vertegenwoordigt een team/organisatie/groep mensen tijdens een besluitvormingsprocedure.

Welke voorwaarde voor het werkoverleg is NIET juist?

1. Werkoverleg moet plaatsvindend onder werktijd.
2. Werkoverleg moet gemiddeld een keer per week plaatsvinden.
3. Werkoverleg moet niet langer dan 2 uur duren.
4. Werkoverleg vindt alleen plaats als de medewerkers dit willen.

Wat is het doel van een werkoverleg?

1. Administreren
2. Controleren
3. Informeren
4. Registreren

‘Deze vorm van verslaglegging is een weergave van de belangrijkste punten die besproken zijn.’
Welke vorm van verslaglegging wordt hier bedoeld?

1. Besluitenlijst
2. Verslag
3. Actiepuntenlijst
4. Notulen

Tijdens een vergadering zijn alle aanwezigen het eens over het te nemen besluit.
Waar is in dit geval sprake van?

1. Consensus
2. Unanimiteit
3. Veto
4. Delegatie

Henk is het NIET eens met het besluit dat Cornel in de sollicitatiecommissie komt te zitten. Uiteindelijk gaat hij wel akkoord met dit besluit. Waar is bij het nemen van dit besluit sprake van?

1. Consensus
2. Unanimiteit
3. Veto
4. Delegatie

Welke stelling is juist?
1. Een agenda hoeft NIET altijd voor de vergadering gemaakt te worden.
2. Besluitenlijst is een vorm van verslaglegging.

1. 1 en 2 zijn beide juist
2. 1 is juist, 2 is onjuist
3. 1 is onjuist, 2 is juist
4. 1 en 2 zijn beide onjuist

Wat is een kenmerk van een werkbespreking?

1. Leidinggevende en medewerkers bespreken het op korte termijn te verrichten werk.
2. Het is een voorbeeld van informele communicatie.
3. Het is een voorbeeld van externe formele communicatie.
4. Medewerkers bespreken samen het op korte termijn te verrichten werk.

Soorten verslagen

We overleggen vaak of af en toe, kort of lang, formeel of informeel en met verschillende doelen. In elk geval hebben mensen overleg om informatie te delen met elkaar.

Of je hiervan iets noteert in de vorm van een verslag, is afhankelijk van de afspraken vooraf en van het eventuele nut ervan.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht A  Wel of geen verslag?

1. Maak de quiz Wel of geen verslag?
2. Maak een print screen van het resultaat
3. Opslaan als wel of geen verslag in BW4 Samenwerking

Actie!

De meest beknopte vorm van een verslag maken van een vergadering, is het maken van een actielijst. In deze opdracht ga je leren hoe je zelf een actielijst kunt maken.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht A  Aantekeningen van Jezz

1. Open het document Aantekeningen van Jezz en lees dit goed door
2. Open de Actielijst Feessie en vul deze aan met de acties die uitgevoerd moeten worden uit de aantekeningen van Jezz.
3. Opslaan als actielijst feessie in BW4 Samenwerking