HF4_Administratie

• Bedrijfsadministratie
• Voortgezet speciaal onderwijs
• Leerroute 3

Archiveren

Vandaag:

• Lesdoel(en)
• Theorie HF4 onder de knie?
• Praktijkopdracht maken
• Elkaars werk nakijken en feedback geven
• Een begin maken aan HF5 (2e uur)
• Lesafsluiten

Lesdoelen:

1. Je weet wat het verschil is tussen een dinamisch archief en statisch archief.

2. Je kunt minimaal 2 voordelen en nadelen van een elektronisch archief geven.

3. Je kent de drie manieren van documenten rangschikken.

4. Je kunt de drie manieren van rangschikken in praktijk toepassen.

Wat is het doel van archiveren?

1. Het bewaren van informatie voor toekomstig gebruik.
2. Het verwijderen van oude documenten.
3. Het verspreiden van informatie naar anderen.
4. Het wijzigen van documenten.

Wat is het verschil tussen een dynamisch en een statisch archief?

Een statisch archief staat stil en wordt weinig gebruikt. Hier worden zaken opgeslagen die voor de langere termijn bewaard moeten worden en niet meer gebruikt worden.

Een dynamisch archief is een archief in beweging. Hier wordt dagelijks gebruik van gemaakt. 

WAAR of NIET WAAR: 
Facturen en bankafschriften bewaar je in een statisch archief.

WAAR of NIET WAAR

1. 
2. 

Noem een voorbeeld van de documenten die je in een statisch archief bewaard?

Wat is een elektronisch archief?

1. Een archief waarin documenten worden opgeslagen die regelmatig worden geraadpleegd
2. Een digitaal opslagsysteem voor documenten
3. Het netjes en geordend opbergen van formulieren en/of bestanden
4. Een archief waarin documenten worden opgeslagen die niet vaak worden geraadpleegd

Noem 2 voordelen van een digitaal archief?

http://www.encyclo.nl/begrip/archiveren

• 1) Bewaren 2) Opbergen 3) Opslaan

• Volgens bepaalde regels opbergen in een archief

Voorbeelden

o Je administratie archiveren

o Je e-mails digitaal archiveren

• Een chique naam voor het opslaan van gegevens. Aan een bestand wordt een naam gegeven en er wordt een computermap aangewezen waarin het bestand moet worden opgeslagen.

Als je je spullen opruimt en je huiswerk noteert in je agenda, ben je eigenlijk al aan het archiveren en aan het ordenen. Als je twee weken niet je kamer opruimt, dan kun niets terugvinden en heb je ook helemaal geen zin meer om alles op te ruimen. Het is dan rommelig in je omgeving maar ook in je hoofd. DUS AAN DE SLAG!

 

Noem minstens 1 nadeel van een elektronisch archief.

Ordenen en rangschikken 

(drie manieren)

Op datum

Op alfabetische volgorde

Op nummer/code

Welke datum archiveer je als eerst?

1. 21-07-2001
2. 19-06-2001

16. Op welke letter sorteer je de volgende naam: Suraya van Benten?

1. Op de letter S
2. Op de letter V
3. Op de letter R

Welke verkoopfactuur wordt als eerst gearchiveerd?

1. VF20230005
2. VF20230015
3. VF20230025
4. VF20220005

Aan de slag

• Wat ga je doen? facturen en stamgegevens sorteren

• Hoe ga je dat doen? in drietal

• Hoeveel tijd heb je ? 10 min

• Wat is de uitkomst? je bent in staat om documenten op de juiste manier te archiveren.

• Ben je klaar? opdracht 28 van HF4 maken