Vergaderen en notuleren toetsvoorbereiding

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderen en notuleren / Vergaderservice

Toetsvoorbereiding

Wat is de definitie van vergaderen?

Noem vier taken die je moet uitvoeren voorafgaand aan een vergadering.

Op de volgende slide staat de kaart van Nederland. Zoom in om de plaatsnamen beter te kunnen lezen.
Jij moet een vergadering plannen waarvan de deelnemers komen uit: Amstelveen, Haarlem, Leiden, Den Haag en Middelburg.
► Welke locatie (plaats) kies je en waarom?

Een convocatie is de uitnodiging voor een vergadering. Wat staat niet op/in de uitnodiging?

1. De plaats en datum van de vergadering
2. De locatie van de vergadering
3. Wie aanwezig is
4. De vraag door te geven wel/niet aanwezig bij lunch of diner

Je manager roept al het personeel (150 pers.) bijeen om hen te informeren over de aanstaande verhuizing naar een nieuw pand. Jij regelt de vergaderruimte.
► Voor welke opstelling kies je en waarom?

Jij regelt een vergaderruimte voor een bijeenkomst van 35 mensen. Tijdens deze vergadering moet een groot probleem worden besproken en men moet in groepjes over verschillende oplossingen nadenken. Daarna worden de opties plenair besproken. ► Voor welke opstelling kies je?

1. Theater
2. Cabaret
3. U-vorm
4. Carré

Van welk vergaderdoel zijn dit de kenmerken?

Informatieve inleiding - deelnemers geven mening - discussie - geen besluit

1. Informatieoverdracht
2. Meningsvorming
3. Probleemoplossing
4. Besluitvorming

Hieronder zie je enkele uitspraken staan van de voorzitter die bij een bepaald agendapunt horen. 

Zet het juiste vergaderdoel bij de betreffende uitspraak.

1. Informatieoverdracht

2. Meningsvorming

3. Probleemoplossing

4. Besluitvorming

Dit jaar geen kerstpakketten, maar een schenking aan een goed doel. Wat vinden we ervan?

We hebben te maken met een grote stroomstoring, waarvan de netbeheerder heeft aangegeven dat het nog zeker een dag gaat duren. Moet de school open blijven, of kunnen alle studenten naar huis?

Goed nieuws! Dit jaar bestaan we 25 jaar en dat willen we vieren. Er wordt hard gewerkt aan een feestelijk programma. Leuk toch!?

De WiFi werkt nog steeds niet goed op de derde verdieping. Er zijn verschillende oorzaken. We moeten hier echt iets mee, maar wat?

Hieronder een voorbeeld van een goede lay-out van een agenda. Let op de vaste onderdelen als datum, tijd e.d. | De opzet van een agenda moet je kunnen maken: Titel - Datum t/m deelnemers - Vaste agendapunten | Bestudeer de afbeelding.

Maak in Word een opzet van een agenda (lay-out). Op de agenda zet je de vaste agendapunten. Maak een screenshot van je Word-document en lever dat hier in.

Wat is een quorum?

Een notulen is een schriftelijk verslag van een vergadering.
► Waarom maken we notulen?

Een samenvattend verslag (spreker) wordt vaak gemaakt bij bestuursvergaderingen.

1. Juist
2. Onjuist

Op een actie- en besluitenlijst staat letterlijk aangegeven wie wat heeft gezegd.

1. Juist
2. Onjuist

Een samenvattend verslag, waarin met name de essentie van het onderwerp is opgenomen, wordt voornamelijk gemaakt van een:

1. Werkoverleg
2. Managementoverleg
3. Projectoverleg
4. Gemeenteraadsvergadering

Noem twee verschillen tussen een Nederlandse en een internationale vergadering.

EINDE