Les 5: Een zakelijke e-mail versturen

• ICT
• Secundair onderwijs

Inleiding tot 

Een zakelijke e-mail versturen

Doel van de les

• Een zakelijke e-mail opstellen
• Een zakelijke e-mail versturen naar meerdere personen
• De mail correct beginnen
  
• De mail correct afsluiten
  
• Een bijlage toevoegen

Waar denk je aan bij het opstellen en versturen van een e-mail?

In welke gevallen is een e-mail een heel goed communicatiemiddel?

• Bij het maken van een afspraak
• Een eenvoudige vraag stellen
• Een afspraak bevestigen
• Bestand, presentatie,... versturen
• Iemand die je moeilijk kan bereiken
• Aan verschillende mensen eenzelfde mededeling doen

Geadresseerde

Personen aan wie je de e-mail wil bezorgen.

Bijlage

Hier kan je een bestand (Word document, foto, presentatie,...) toevoegen aan de e-mail.

Onderwerp

Schrijf hier kort en bondig waarover de e-mail gaat.

Tekstvak

Hier komt de tekst van jouw e-mail. Gebruik een aanspreking, verdeel de tekst over aliea's en sluit beleefd af.

Wie is de geadresseerde?

1. Degene aan wie je de mail schrijft
2. Degene die de mail schrijft

Staat voor kopie of carbon copy

Blind carbon copy

Waarover gaat je mail?

Na het opstellen kan je je bericht versturen

Typ je alle contacten in het bcc-veld, dan ziet de ontvanger alleen zijn eigen adres.
Juist of Fout?

1. Juist
2. Fout

Gebruik "cc" altijd voor mensen van wie je een actie of een antwoord verwacht.

Juist of Fout?

1. Juist
2. Fout

Wat is een correcte aanspreking?

1. Hey,
2. Beste meneer Claessens,
3. Geachte meneer Van Steenwinkel,
4. Yowkes

In de tekst gebruik je geen alinea's.

1. Waar. Je schrijft de tekst aan elkaar
2. Niet waar. Je gebruikt minimaal 3 alinea's.

Emoji's en afkortingen kunnen gebruikt worden in een formele e-mail.

1. Waar
2. Niet waar
3. Misschien
4. Soms waar

Bij het schrijven van een formele e-mail is het belangrijk om de juiste aanhef te gebruiken.

1. Niet waar
2. Soms waar
3. Niet altijd
4. Waar

Een formele e-mail bevat vaak informele taalgebruik.

1. Waar
2. Hangt af
3. Niet waar
4. Soms waar

Bijlage

Bijlage

Bijlage

Bijlage

Bijlage

Samenvatting

• Je hebt geleerd hoe je een e-mail moet opstellen met een correcte aanspreking en afsluiting. 
• Aan de e-mail kan je een bijlage toevoegen.
• Je kan geadresseerden toevoegen op drie verschillende manieren. 

Schrijf 3 dingen op die je deze les hebt geleerd.

Schrijf 2 dingen op waarover je meer wilt weten.

Stel 1 vraag over iets dat je nog niet zo goed hebt begrepen

Tips voor je bericht

• Is je mail de beste optie voor je boodschap?
• Denk goed na over het doel van je mail + de kernboodschap
• Wees altijd kort en krachtig

                                - Zo kort mogelijk
                                - Werk met blokjes, bullets,...
                                - Gebruik een duidelijke opmaak (vet, schuin,...) 

• Lees je mail ook vanuit het oogpunt van je lezer

Denk goed na vóór je een mail stuurt naar je ontvanger of je niet beter je vraag mondeling stelt, via telefoon of via een afspraak.

Gebruik geen mails bij slecht nieuws of meningsverschillen, vragen waar je snel een antwoord wil of heel veel vragen hebt.

Verplaats je in de ontvanger. Spreekt hij/zij dezelfde taal. Kan je mail anders geïnterpreteerd worden? Check zeker hoe het overkomt!

Leuke weetjes

• Werknemers  verknoeien 320 uren (8 weken) aan inefficiënt mailen
• De beste emailers weten precies wat ze willen vragen of doorgeven
• Sleutel tot succes = korte en krachtige teksten

1. Een goed voorbeeld
2. Een slecht voorbeeld