MM-12 Les 2 Hfd. 2

• Praktische economie

Hoofdstuk 2

Het inkoopproces

Na deze les........

• weet je wat een inkoopopdracht inhoudt.
• weet je hoe een inkoopopdracht wordt uitgevoerd.
• ken je de wijze van ontvangst en bewaren van de goederen.
• weet je hoe inkoopfacturen worden gecontroleerd.
• weet je wat elektronisch bestellen en archivering bevat.

Terugblik vorige les....

Onder _______ verstaan we alle maatregelen van organisatorische aard die betrekking hebben op een goede werking van de administratie.

1. Administreren
2. Administratieve organisatie
3. Verstrekken van informatie
4. Interne organisatie

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie met als doel de onderneming goed te laten functioneren= ...................

1. Administreren
2. Administratieve organisatie
3. Verstrekken van informatie
4. Interne organisatie

Een functie hoort bij een bepaalde persoon.
Taak hoort bij het werk.

1. Juist
2. Onjuist

Wanneer 2 functies bij een persoon terecht komen, is er sprake van......

1. Inkoopproces
2. Samenspanning
3. Functievermenging
4. Interne controle

2.1  Waarop moet je letten bij het plaatsen van een inkoopopdracht?

1. Bestelniveau (minimumvoorraad)= de voorraad waarbij een nieuwe                                                                                                 bestelling moet plaatsvinden.

    * De minimumvoorraad moet zo groot zijn dat er geen stagnatie                                plaatsvindt, waardoor er nee-verkopen plaatsvinden.

2. Veiligheidsvoorraad= een extra hoeveelheid goederen die op de        minimumvoorraad wordt gezet. Dit doe je om tekortkomingen te voorkomen.

3. Optimale bestelgrootte= de bestelhoeveelheid die het gunstigst is voor                                de onderneming. Dit is de grootte van de bestelling waarbij de                               voorraadrisico's en de kosten per  eenheid product het laagst zijn.

 

* Voordeel grote bestelling= kwantumkorting

* Nadeel grote bestelling= hoge opslagkosten

Wie kan aangeven dat er besteld kan worden?

1. Magazijnbeheerder geeft aan de afdeling Inkoop dat er besteld moet                  worden. Afdeling Inkoop gaat over tot bestelling.

* Kans op fraude en renteverlies.

2. Magazijnbeheerder geeft aan de afdeling Inkoop dat minimumvoorraad is       bereikt. Afdeling Inkoop moet wachten op de goedkeuring van de afdeling       Administratie om te bestellen.

3. Afdeling Administratie constateert dat de minimumvoorraad is bereikt en       geef zelf aan de afdeling Inkoop opdracht om te bestellen.

2.2 Uitvoeren inkoopopdracht

* Taak inkoopafdeling is de inkoopopdrachten zo goed mogelijk uitvoeren.

3 vragen bij Inkoop:

- Welke leveranciers kunnen deze artikelen leveren?

- Tegen welke prijs? Welke zijn de leverings- en betalingscondities?

- Wie krijgt de order?

      * Belangrijk hierbij: prijs - kwaliteit - levertijd - betalingsvoorwaarden.

* Offerte= een aanbod waarin de leverancier vermeldt welke artikelen hij kan                        leveren, tegen welke prijs en welke leverings- en                                                            betalingscondities van toepassing zijn.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de offertes bij een andere functionaris binnenkomen dan bij de functionaris die de offerte heeft aangevraagd (functiescheiding).

2.3  De ontvangst en het bewaren van de goederen

Afgeleverde goederen - Magazijn - Magazijnbeheerder

Verantwoordelijkheden magazijnbeheerder (bewarende functie):

• Juiste opslag goederen
• Bijwerken voorraadkaarten
• Ontdekken voorraadverschillen

Andere verantwoordelijkheden magazijnbeheerder:

controleren vrachtbrief - controleren pakbon - invullen magazijnontvangstbon - pakbonnen verwerken - goederen afleveren.

Verschil vroeger en nu:

Vroeger ging alles handmatig. Nu wordt alles automatisch verwerkt in de computer.

Met welke van onderstaande moet men geen rekening houden bij een inkoopopdracht?

1. Bestelniveau
2. Optimale bestelgrootte
3. Offerte
4. Veiligheidsvoorraad

Taak inkoopafdeling is de inkoopopdracht zo snel mogelijk uitvoeren.

1. Juist
2. Onjuist

2.4 Het controleren van inkoopfacturen

* Controle inkoopfacturen valt onder afdeling Factuurcontrole.

Over welke informatie moet de afdeling beschikken:

• Bestelorder (kopie)
• Factuur
• Magazijnontvangstbon  (bevestiging dat de goederen zijn ontvangen)

Wat moet afdeling factuurcontrole controleren?

Opmerking:

Bestelopdracht in 3-voud: - 1 voor leverancier

                                                        - 1 voor inkoopafdeling

                                                        - 1 voor afdeling Factuurcontrole

Factuur klopt niet. Dit doorgeven aan afdeling Inkoop.

Factuur klopt. Afdeling Factuurcontrole voorziet het van stempel en paraaf. En opdracht tot betaling wordt gegeven.

2.5 Elektronisch bestellen

Elektronisch bestellen= order- entry-                                                     system

Elektronisch bestellen wordt mogelijk gemaakt door schapstickers.

Aan de hand van de handterminal (=leespen) lees je alle gegevens van het product en wordt het in het bestand van de computer ingevoerd.

2.6  Archivering

Gebruikte formulieren:

• Aanvraag offerte
• Offerte
• Bestelopdracht
• Vrachtbrief en pakbon
• Factuur (10 jaren bewaard)
• Magazijnontvangstbon
• Vooraadkaart

Bestanden beveiligen:

Wachtwoord: alleen personen met het wachtwoord                                                         (=password) kunnen het bestand binnenkomen.

Backup: om te voorkomen dat een bestand geheel of                                           gedeeltelijk verloren gaat.

2.7  Schema inkoopproces

De afdeling Inkoop is belast met het controleren van de facturen.

1. Juist
2. Onjuist

Welke onderdelen op de factuur moet men controleren?

1. Kwantiteit - prijs - aantal geleverde goederen - factuur juist samengesteld
2. Factuur juist samengesteld - offerte - kwaliteit - prijs
3. Aantal geleverde goederen - prijs - kwaliteit - factuur juist samengesteld
4. Kwaliteit - korting - prijs - aantal geleverde goederen

Wat moet je doen om geen bestanden te verliezen?

1. Backup
2. Wachtwoord