Evenementenmanagement les 1.3.3 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 3 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3 en 4

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

WAT IS JOUW
FAVORIETE
EVENEMENT?

Waar denk je aan bij het woord 'evenementenmanagement'

in het algemeen

Welke woorden schieten er bij je te binnen?

scan de QR en typ je woorden in

1 minuut om te scannen

1 minuut om na te denken en te noteren

Daarna zetten we de woorden in clusters bij elkaar

Kwalificatiedossier

Het organiseren en uitvoeren van evenementen

Dit doe je door;

• Het opstellen van een draaiboek en checklists
  
• Het werven en informeren van medewerkers en vrijwilligers
  
• Het regelen en coördineren van de logistiek, de inrichting, de materialen, de ruimtes, de catering
  
• Het ondersteunen van het veiligheidsbeleid 
  

We lopen door lastige woorden heen

PROGRAMMA VOOR VANDAAG

Blok 1

De ervaringen uit het bezoek aan Paradiso

Blok 2

Draaiboek en checklists

Blok 3

Opdracht week 4

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Kun je uitleggen wat het belang van een draaiboek is en hoe het werkt

Paradiso

We bekijken 1 presentatie / verslag van ons bezoek aan Paradiso, namelijk dat van...

aub aanvullingen op van de mensen die de opdracht niet hebben ingeleverd

Presentaties van evenementenbedrijven

• We hebben in les 1 de evenementenbranche onderzocht en een presentatie gemaakt. 
• Van elke groep presenteert 1 spreker het bedrijf dat ze onderzocht hebben.
  
• De volgorde bepalen we in de les, de spreker ook.
• De presentatie duurt maximaal 3 minuten, daarna is er nog 2 minuten tijd om vragen te stellen.
  
• We luisteren naar elkaar en stellen vragen als iets niet duidelijk is of als we nieuwsgierig zijn.
  
• Bedenk bij elk bedrijf 'zou ik hier willen werken?' want daar kun je vragen over stellen.
  
• We bedanken elkaar voor het presenteren.
  
• Aan het einde van de les weten we dus heel veel over al deze bedrijven!
  

Vraag aan de studenten

Leerlingvraaggesprek

WAT IS EEN DRAAIBOEK?

IN HET ALGEMEEN:

Een draaiboek is een hulpmiddel, medium of handleiding voor een gebeurtenis of evenement waarin tot in detail is beschreven wat er moet gebeuren, wat de mensen en middelen zijn, wanneer alles moet gebeuren en wie welke taak heeft. 

Hierdoor worden de geplande activiteiten in goede banen geleid en weet iedereen altijd wat hij/zij/hen moet doen.

Wat is het Kwalificatiedossier?

We lopen door lastige woorden heen

BEKIJK DE VIDEO

Deze meneer heeft 3 belangrijke tips. Welke zijn dat?

5 min totaal

eerst even opwarmen met een video

'waar gaat deze video over?'

'waarom denk je dat er een Netflix docu van gemaakt is?'

eerst even opwarmen met een video

'waar gaat deze video over?'

'waarom denk je dat er een Netflix docu van gemaakt is?'

Bekijk de volgende video

Vraag jezelf af over hoe dit evenement georganiseerd moet worden en wat er in het draaiboek zou moeten staan

5 min totaal

eerst even opwarmen met een video

'waar gaat deze video over?'

'waarom denk je dat er een Netflix docu van gemaakt is?'

eerst even opwarmen met een video

'waar gaat deze video over?'

'waarom denk je dat er een Netflix docu van gemaakt is?'

Een kijkje achter de schermen bij Hyrox

https://www.instagram.com/reel/DGjGPyyo38j/?igsh=YmhidDlvODhhNjRq

Hoe maak je een draaiboek

• Maak vijf kolommen: tijd, wie, wat, waar, opmerkingen. Dat is de basis van een draaiboek
  
• Loop door de hele dag heen, van begin tot einde
  
• Denk aan plan B en verwerk die acties ook in je draaiboek
  
• Verwerk de basisgegevens in je draaiboek; de naam van het event, het aantal gasten, locatie, datum en tijden, eindverantwoordelijke, contactgegevens team en aanspreekpunten, speciale gastenlijst en noodgevallen nummers (EHBO, BHV)
  
• Wijs 1 regisseur aan
  


• Evalueer aan het einde
  

Een draaiboek voor een evenement zorgt ervoor dat uw evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt. Een draaiboek is een planning voor uw evenement, met nauwkeurige tijdstippen waarop werkzaamheden moeten worden verricht en door wie.

Een evenementendraaiboek is opgebouwd uit de onderdelen die op de dag van het evenement zullen plaatsvinden. Ook staat de belangrijkste contactinformatie in een draaiboek en alle handelingen per persoon. Bovendien bevat het draaiboek een overzicht van alle mee te nemen materialen. Vaak is het ook handig om een bijlage toe te voegen met plattegronden van de locatie. U kunt voor dit laatste uiteraard verwijzen naar het programmaboekje, als u dat produceert.

TIPS VOOR HET MAKEN VAN EEN DRAAIBOEK

• Begin op tijd, het kost veel tijd dit goed te doen
  
• Maak het samen met een collega zodat je niets vergeet (2 weten meer dan 1)
  
• Vergeet je backup plan niet!
  
• Laat (belangrijke) mensen met elkaar kennismaken, dan weet iedereen wie wie is
  
• Check of er aparte draaiboeken voor de techniek nodig?
  
• Vergeet de vluchtroutes niet
  
• Plan eten en drinken van gasten en crew in
  
• Let op, je draaiboek is niet het programma!

• Vergeet de afbouw niet in te plannen
  
• Maak het overzichtelijk met kleuren
  

TIPS TIJDENS HET GEBRUIKEN VAN EEN DRAAIBOEK

• Communicatie! Loop er met het hele team doorheen zodat je zeker weet dat iedereen alles weet
  
• Laat (belangrijke) mensen met elkaar kennismaken, dan weet iedereen wie wie is
  
• Bewaar het op een plek waar het hele team bij kan

Maak je eigen draaiboek!

Werk in duo's, 25 minuten

Op 13 maart is er weer een Open Dag op het Mediacollege Amsterdam. Jullie helpen met de organisatie van dit evenement voor jouw opleiding. De bezoekers komen langs  tussen 15.00 uur en 21.00 uur. We zijn met een crew van 25 studenten en 5 docenten en we organiseren speeddates zodat geïnteresseerden vragen over de opleiding aan de studenten kunnen stellen. En er wordt live een podcast gemaakt over dit vak. We hangen posters aan de wanden met foto's uit mediaproducties. Er wordt die dag ook opgebouwd en afgebouwd. Er is tussen 17.00 en 19.00 uur eten en drinken in school voor de crew en docenten.

Maak het draaiboek voor dit evenement. Wat je niet weet vul je in naar eigen, logisch en creatief inzicht, het is jullie event!

WIE HELPT ER MEE OP DE OPEN DAG?

• Woensdag 13 maart a.s.
  
• 14.00 - 21.00 uur 
  
• Wie DJ't?
• afterparty met DJ en drankjes!
  
• free pizza!
  
• free drinks!
  
• En het hoort bij je vak.... 
  

PERSONEEL

• Je kunt een evenement niet organiseren zonder mensen
  
• Je hebt verschillende soorten mensen nodig voor verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus
  
• Je hebt mensen nodig vooraf en tijdens het evenement

Wat speelt er nog meer een rol?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? Wat is je personeelsbehoefte?

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Welke vragen heb je?

Als eerste ga in kaart brengen wie je nodig hebt, hoe doe je dat?

Ga je met vaste mensen, tijdelijk personeel of vrijwilligers werken? 

Je moet eerst weten welke mensen je nodig hebt. 

Hoe weet je dat?

Hoeveel mensen heb je nodig voor hoeveel uur?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? Wat is je personeelsbehoefte?

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

PERSONEELSBEHOEFTE

Hoeveel mensen heb je hoeveel uur nodig?

DAT IS JE PERSONEELSBEHOEFTE!

Dit is de inventarisatie van hoeveel mensen je hoeveel uur nodig hebt. 

Voor de werving heb je de volgende informatie nodig:

Welke werkzaamheden gaan de mensen doen?

Hoe lang duurt de activiteit waarvoor je mensen inzet?

Welke kwaliteiten hebben de mensen nodig?

Hoe kun je deze mensen verdelen over een team?

Zorg dat je precies kunt vertellen wat het werk inhoudt.

Breng dit vervolgens in kaart in een schema (kijk naar het voorbeeld van de template)

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

PERSONEEL

Wat voor soort mensen heb je allemaal? Registreer dit in een overzicht met de volgende gegevens;

• Contactgegevens
  
• Opleiding en vaardigheden
  
• Beschikbare periode
  
• Beschikbaarheid in uren
  
• Vakanties of andere afwezigheid
  
• Eerdere ervaring met deze medewerker
  
• Contactgegevens
  
• Evt. kledingmaat ivm uniform
  
• Bankrekeningnummer
  

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

PERSONEELSPLANNING

Hoeveel mensen heb je hoeveel uur nodig?

DAT IS JE PERSONEELSBEHOEFTE

Wanneer je weet wanneer je mensen beschikbaar zijn, dan kun je een PLANNING maken.

Waar haal je je mensen vandaan?

Zijn dit eigen mensen?

Huur je ze in?

Wat kamer allemaal?

Wat voor soort personeel is er allemaal?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

VRIJWILLIGERS

HOE KOM JE AAN VRIJWILLIGERS?

5 X B

Binnenhalen (wat heb je nodig? wensen, eisen en taken)

Begeleiden (inwerken, betrokkenheid, thuisvoelen)

Belonen (dit alleen financieel, onkosten, tickets, werkervaring etc)

Behouden (waardering)

Beëindigen (gaat niet altijd goed!)

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

OPDRACHT: op zoek naar personeel

Zoek mensen voor de Open Dag!

Zorg ervoor dat je exacte gegevens verstrekt over het event. 'Een dagje helpen bij de Open Dag' is niet genoeg. Leg uit wat iemand moet doen, weten en kunnen, in welk team die persoon komt en over hoeveel uren het gaat. Wie wil je hebben in je team? Maak een vacaturetekst!

Werk in duo's

15 minuten

Vragen? Een ander duo

Per vraag gaan we kijken wat dit oplevert

we plakken het op brownpaper dat aan de wand hangt

OPDRACHT: breng de  personeelsbehoefte voor de Open Dag in kaart

Je weet nu hoe het evenement eruit ziet en je hebt personeel gevonden. Maak een fictieve planning voor de Open Dag waarbij je zowel de studenten als de docenten indeelt en rekening houdt met wat de activiteiten zijn, wat je moet kunnen en zaken zoals avondeten. 

Vul eerst de Personeelsbehoefte in en maak daarna de planning, als je weet dat alle studenten meehelpen uit deze les 

Werk in duo's

20 minuten

Vragen? Een ander duo

Per vraag gaan we kijken wat dit oplevert

we plakken het op brownpaper dat aan de wand hangt

Excursie naar UP EVENTS

12 maart 2024

Volgende les hebben een (hele leuke) excursie naar Evenementenlocatie UP Events. Daar worden we ontvangen door eventproducers die ons alles gaan vertellen over de events die ze daar organiseren en hoe dat in zijn werk gaat. We sluiten af met een leuke activiteit. Zorg dus dat je erbij bent! En bereid je goed voor. Hoe? Door het maken van een sollictatiebrief voor de stage als Event Producer. En ja, er staat hbo bij maar wie niet waagt, wie niet wint. Je vindt de stage-omschrijving op de website van UP EVENTS. Bekijk die meteen even ter voorbereiding op het bezoek.

We verzamelen daar voor de ingang om 13.50 uur. We starten om 14.00 uur. Het adres is:

Tom Schreursweg 8

1067 MC Amsterdam