P2 Week 3 Writing a formal email

• Engels
• MBO
• Studiejaar 1

Formal email

What exactly is a formal email? 

What exactly is a formal email?

To whom do you send a formal email?

Formeel

Informeel

jullie bedrijf

uw bedrijf

Hallo medewerkers

Beste studenten

Beste Jan, 

Geachte meneer de Vries,

Lieve groeten,

Hoogachtend,

E-mail Situatie:

Je werkt als marketingassistent bij restaurant en party centrum Het Houtse Meer in Den Hout. 

Kort geleden hebben jullie nieuwe terrasmeubelen besteld bij de firma Garden Life in Glasgow en hun verkoopmanager, mw. Susan Stone, vraagt je per mail om feedback.

Jij stuurt haar een beleefde, zakelijke e-mail terug.

Zorg voor een passende aanhef en afsluiting en behandel de volgende punten:

* Dank voor uw belangstelling.

* De meubelen zijn op tijd aangekomen en zijn werkelijk prachtig; alle gasten zijn tevreden.

* We denken er over om ook grote planten aan te schaffen; hebben jullie die ook in het assortiment?

* Kunt u ons z.s.m. de nieuwste brochure en prijslijst sturen?

* Zou mw. Stone deze week telefonisch contact kunnen opnemen met dhr. Willems, jullie manager?

Opdracht:

• Schrijf de volgende email in het Engels OP PAPIER
• 
  
• Luister naar de uitleg en verbeter je email waar nodig. 
• 
  
• Lever deze aan het einde van de les in.

EMAILOPDRACHT A

Schrijf de volgende email in het Engels OP PAPIER

Situatie:

Je werkt als marketingassistent bij restaurant en party centrum Het Houtse Meer in Den Hout.

Kort geleden hebben jullie nieuwe terrasmeubelen besteld bij de firma Garden Life in Glasgow en hun verkoopmanager, mw. Susan Stone, vraagt je per mail om feedback.

Opdracht:

Jij stuurt haar een beleefde, zakelijke e-mail terug.

Zorg voor een passende aanhef en afsluiting en behandel de volgende punten:

* Dank voor uw belangstelling.

* De meubelen zijn op tijd aangekomen en zijn werkelijk 

   prachtig; alle gasten zijn tevreden.

* We denken er over om ook grote planten aan te 

   schaffen; hebben jullie die ook in het   assortiment?

*  Kunt u ons z.s.m. de nieuwste brochure en prijslijst  

   sturen?

* Zou mw. Stone deze week telefonisch contact kunnen 

  opnemen met dhr. Willems, jullie manager?

Stap 1 - Lees de opdracht goed door

• Wie ben jij in deze situatie?
• Wie zijn de andere personen die genoemd worden? 
• Aan wie stuur je de email?
• Wat staat er precies in de opdracht? 

Stap 2 - Schrijf je email

Schrijf je email en streep door/arceer wat je al gedaan hebt

Stap 3 - Check, check, double check

• Check je email:
• Heb je alle punten in de opdracht benoemd?
• Ben je goed begonnen en heb je goed afgesloten?
• Beginnen alle zinnen met een hoofdletter en eindigen ze met een punt of vraagteken?
• Staat in iedere zin een werkwoord?
• (Heb je I (ik) altijd met een hoofdletter geschreven?)

De regels

Luister naar de uitleg en verbeter eventuele fouten meteen in de email die je net geschreven hebt. 

Lever de email na de uitleg in. 

Formele aanhef

Dear Sir / Madam,     if you don't know who you are writing to

Dear Sir,                    man / no name

Dear Madam,            woman / no name

Dear Mr. Wilson,        man / you know his name

Dear Ms. Wilson,        woman / you know her name

Na Mr. en Ms. altijd alleen de achternaam

Formele afsluiting

Begin je met 

Dear Sir / Madam,  ........ dan eindig je met  Yours faithfully,

Begin je met 

Dear Mr. Wilson,  .......... dan eindig je met Yours sincerely,

Leer dit uit je hoofd

Hand in your email

Make sure your name is above your email. 

Use your cheatsheet and add the following to below email:

1. capital letters (hoofdletters) / 2. commas / 3. periods (punten) / 4. question marks (?)

5. white lines (witregels)

Dear Ms. Stone,

(witregel)

Thank you for your interest in our feedback. The furniture arrived on time and is absolutely stunning, all our guests are satisfied.

We are thinking of ordering some bigger plants. Do you have these in your product range? Could you send us your latest brochure and price list as soon as possible. Could you also please call Mr. Willems, our manager, this week?

We are looking forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Gaby schilders

Het Houtse Meer

Marketing assistant

ANSWER 

Dear Ms. Stone,

Thank you for your interest in our feedback. The furniture arrived on time and is absolutely stunning, all our guests are satisfied.

We are thinking of ordering some bigger plants. Do you have these in your product range? Could you send us your latest brochure and price list as soon as possible. Could you also please call Mr. Willems, our manager, this week?

We are looking forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Gaby schilders

Het Houtse Meer

Marketing assistant

Good Job

Work on Case 1 - Task 3-7

Next lesson

Kahoot about formal email

Explanation Video Game project

Use your cheatsheet and add the following to below email:

1. capital letters (hoofdletters) / 2. commas / 3. periods (punten) / 4. question marks (?)

5. white lines (witregels)

dear ms. stone, thank you for your interest in our feedback the furniture arrived on time and is absolutely stunning all our guests are satisfied we are thinking of ordering some bigger plants do you have these in your product range could you send us your latest brochure and price list as soon as possible could you also please call mr. willems our manager this week we are looking forward to hearing from you yours sincerely gaby schilders het houtse meer marketing assistant

Week 3 Lesson 2

1. Emailopdracht - Add capital letters, comma's, periods and question marks
2. Kahoot - Formal email 

Let's play!

Go to Kahoot.it

https://create.kahoot.it/details/872ef64e-3bc6-48a9-bb67-793f6cefe2d9 

Feedback on last week's emails

Review months, days, 

time. 

EMAILOPDRACHT B

Schrijf de volgende email in het Engels. Gebruik je cheatsheet tijdens het schrijven. 

 

Situatie

Volgende week dinsdag komt mevrouw Painters naar Gerritsen Kantoorinrichting. Mevrouw Painters is vertegenwoordiger van Offurniture in Schotland. Zij heeft dan een afspraak met Emma Skollders. Mevrouw Painters komt praten over de nieuwe collectie bureaustoelen van Offurniture. Op dat moment is Gerritsen Kantoorinrichting net verhuisd naar het nieuwe pand in Breda.

Opdracht

1. Schrijf namens Emma Skollders een zakelijk bericht in het Engels aan mevrouw Painters ([e-mail]). Gebruik het sjabloon E-mail.

2. Noteer je eigen naam bij de cc.

3. Verwerk onderstaande punten in je bericht.

o  Bevestig de afspraak voor volgende week dinsdag                om 15.30 uur (zoek zelf de datum op).

o  De afspraak is met Emma Skollders en de inkoper, Kelly      Ryan

o  Het gespreksonderwerp is de collectie nieuwe          

    bureaustoelen

o  Benoem het nieuwe adres.

o  Beschrijf de bereikbaarheid: vanaf Schiphol met de trein 

    naar Station Breda. Daar wordt mevrouw Painters       

    opgehaald.

o  Noteer een afsluitende zin.

EMAILOPDRACHT D

Schrijf de volgende email in het Engels. Gebruik je cheatsheet. 

 

Situatie

Over een maand komt er een stagiaire bij de afdeling Verkoop. Haar naam is Sue Monrell. Ze is Engelstalig en woont sinds drie maanden in Nederland. Ze spreekt nog maar weinig Nederlands. Sue doet de opleiding Verkoopspecialist aan het roc in Zaandam. Ze loopt hier 20 weken stage. Ingrid wil haar volgende week maandag uitnodigen om een en ander door te spreken.

Opdracht

1. Schrijf namens Ingrid Kuipers een zakelijk bericht in het Engels aan mevrouw Sue Monrell ([e-mail]). Gebruik het sjabloon E-mail.

2. Noteer je eigen naam bij cc.

3. Verwerk onderstaande punten in je bericht.

o Nodig mevrouw Monrell uit voor a.s. maandag [zoek zelf de datum op] om 14.00 uur.

o Geef aan dat de afspraak is met Ingrid Kuipers en Erik Smit (sales manager).

o Vermeld het gespreksonderwerp: bespreken stage.

o Vraag of ze de informatie over stage van school meeneemt.

o Vermeld het adres van Gerritsen.

o Eindig met een afsluitende zin.

EMAILOPDRACHT C

Schrijf de volgende email in het Engels. Gebruik je cheatsheet tijdens het schrijven. 

Van:Helen Wu

Aan:Succesklas studenten

Datum:02-06-2021

Onderwerp:Engelse bevestiging schrijven

Beste Succesklas student,

Ingrid en Erik gaan zeker mee met de boottocht. Stuur jij Ross Business Interiors Ltd maar een mail met daarin de volgende informatie.

o Bedanken voor de uitnodiging voor Ingrid en Erik

o Ingrid en Erik zien er erg naar uit om de omgeving van Falkirk en de Falkirk Wheel te zien.

o Ze gaan dus zeker mee.

o Gerritsen heeft besloten de kosten van de boottocht te betalen.

o Gerritsen heeft al voor vier personen gereserveerd op 8 december 14.30 uur.

o Ingrid en Erik hopen hen snel te zien in Falkirk.

Groet,

Helen Wu