Hoe worden de deelnemers uitgenodigd? Mag iedereen komen op een oproep? Je kunt hierbij denken aan een uitnodiging versturen, een kaartje, een poster, een flyer enz. Op de uitnodiging staat; Titel, activiteit, adres, datum, plaats, doelgroep. Op deze manier weten de deelnemers precies waar, wanneer en wat het is.
Je hebt vast weleens een poster gezien voor een bepaalde activiteit. Met een poster promoot je de activiteit.